對WPS表格的使用技巧的一些總結一

這幾天用到了WPS來做一些xlsx的調整,雖然事情做完了,但還是把個人覺得有必要記一記的內容寫一下。本文的內容,所有的操作儘量使用最簡潔的方式,所以,不會寫得很全,如果想知道實現功能的其他方式,請自行查找。

適用版本:WPS Office 10.1.0.7023

一、兩個快捷鍵

WPS中先要獲得當前的時間和日期,只能是手動來獲取。因爲如果是利用函數(比如NOW())的話,時間是會隨着時間變化的。

Ctrl + ; 獲取當前的日期2018-1-12;

Ctrl + , 獲取當前的時間15:10。

二、下拉菜單

下拉菜單做好後,如果單元格的值在報錯,那麼有可能是實際應用的值被誤改了;或者是選項值有改動;最後,還有可能是複製粘貼時,下拉選項的值沒有跟着複製過來。首先,選中你想要做下拉菜單的範圍。然後,依次點擊 數據 --> 插入下拉列表。

在插入下拉列表彈窗界面,擁有兩個方式:手動添加下拉選項和從單元格選擇下拉選項。

手動添加下拉選項:在下拉選項個數比較少、選項長度短,或者下拉選項固定的情況下使用。該模式的缺點就是,在進行復制時,選項值是跟着sheet走的,如果只是複製表格的話,會導致複製到的地方報錯。

該模式下,需要進行手動添加下拉選項,並且選項的先後順序即爲實際菜單中的順序。右上角的菜單按鈕依次爲 添加,刪除,向下移動,向上移動,修改。

從單元格選擇下拉選項:在選項個數比較多、選項長度比較長時,可以利用複製粘貼來節省手動輸入的時間。但這只是一個推薦方式,你仍然可以手動輸入,這樣,整個表格就比較乾淨,沒有多餘的選項列表。如果,下拉菜單需要或者想要它能動態修改,那麼必須使用該模式。

使用時,需要先把選項放到一起:要麼是連續的一豎排,要麼是連續的一橫排。然後,在公式欄裏寫入你放的選項位置。這樣,下拉菜單就用自動引用你輸入的位置的選項,且順序也是按着排列順序來的。

但是,這種方法有幾個弊端:第一,因爲這種是可以修改選項內容的,所以,如果菜單選項那個地方沒有做處理的話,有安全風險。第二,這種方式需要把選項值暴露在表格裏。所以,總體來說的話,直接展示出來的話,會有失美觀;如果把字體做隱藏處理,又容易被其他的誤操作覆蓋值。所以,推薦把這種值放到不明顯、不容易找到的地方;或者,直接做好相應的說明提示。但又恰恰是因爲選項值暴露出來了,當複製時連同選項值一塊被複制走時,可以實現複製表格不報錯。

三、動態改變背景色

根據單元格的值,動態改變背景色。結合下拉菜單後,可以實現,選擇一個選項,背景色隨值改變的功能。

首先,還是需要選中你要設置的單元格範圍;然後,點擊WPS表格右邊的下拉箭頭。找到格式 --> 條件格式。

進入條件格式規則管理器界面後,點擊新建規則。選擇你想達到的條件,設置具體的值、公式等後,選擇格式 --> 圖案,選擇具體的顏色,確定。

四、給欄目添加篩選

在使用下拉菜單後,經常想根據對應的下拉菜單來進行相同值的篩選。

首先,選擇範圍。這裏有兩種範圍選擇方式,每種的效果有差異。第一種,直接在需要篩選功能的單元格上右鍵,只選中一格。然後,找到右鍵的篩選,打開篩選。這樣,系統就會默認查找這一格下面的所有的數據,在忽略掉空值後,進行篩選的菜單分類。但如果下面還有其他數據的話,會導致多種數據混合的局面。所以,只適用於那一列擁有單一的數據,當多種數據在一列時,不推薦使用這種簡便方式。

第二種,手動選擇所有的範圍。然後右鍵-->篩選。這種方式可以很好的控制篩選範圍,但如果有空值,篩選菜單裏會顯示出來。

另外,如果相對多個列進行篩選操作,那麼必須在一開始就選好所有的列,然後打開篩選。因爲,篩選是針對所有的選中列而言的,不是針對單個列而言。

五、斑馬線

在處理、建立多行表格時,給表格加個斑馬線,即顯得逼格高。更重要的是,能讓眼睛有個參考,不至於眼花繚亂。

同理,WPS表格 --> 下箭頭 --> 條件格式 --> 使用公式確定要設置格式的單元格。在公式欄寫入 =mod(row(),2),然後選擇一個淺色。這樣,斑馬線就做好了。

mod():除法。這裏代表着把row()除以2。即是,所有是二的倍數的row,都處於公式結果內。也正是如此,實現了各行換色的斑馬線功能。

Tip:所有的公式欄裏,不支持左右鍵進行移動。這裏的左右鍵是有其他的輸入快捷公式的。所以,輸入時,老老實實地按着順序敲公式。不要習慣性地()一起敲,然後往回填。

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