1、 軟件功能的調研
1.1 軟件要求與軟件開發平臺的選擇
我國管理信息系統的技術發展經歷了四個階段，第一個階段爲八十年代初期， 以大型計算機爲中心的計算時代，許多用戶同時共享CPU資源和數據存儲功能。第二個階段爲八十年代中期， 以服務器爲中心的計算模式， 也叫資源共享模式 這種模式是隨着PC技術的發展而發展起來的， 這種模式使PC的資源通過局域網得到了延伸。第三個階段爲八十年代末九十年代初發展起來的， 九十年代中期達到高峯的客戶機/服務器計算機模式，該階段的顯著特點是將計算業務合理地分爲客戶端計算和服務器端計算，有效地解決了計算業務的負載平衡問題，系統使用了客戶機和服務器兩方的智能、資源和計算能力來執行一特定任務。第四個階段，也就是當今發展最快的以網絡爲中心的計算模式，即Intranet三層結構體系，它在客戶機和服務器之間增加了一層軟件，也就是中間件，這種體系解決了應用與網絡過分依賴的關係，使得管理信息系統的實現更加容易，更能適應運行環境的發展。
在本辦公自動化軟件方案中，軟件開發組決定採用最先進的第四種模式，集成各部門獨立開發的業務和辦公處理軟件，實現各部門辦公自動化和信息共享，並接入國際Internet，發佈數據信息，而且能滿足未來多媒體數據、圖象傳輸等多種業務的需要。軟件的功能要求能夠對用戶提供業務管理、行政管理和財務的監管的功能，用戶內部實現無紙化辦公，同時要求能夠易於使用和維護。
在選擇軟件平臺上提出了“易於維護、易於管理、易於使用、通用性好”的口號，同時兼顧軟件的先進性。
在網絡操作系統領域，WindowsNT已經佔據了40%的安裝市場。爲了推動NT服務器在Internet開發中的應用，微軟在在NT平臺這之上提出了分佈式Internet應用軟件(DNA, Distributed Network Applications)框架結構。通過DNA，用戶可以方便地設計和創建多層客戶機/服務器程序。DNA提供了客戶透明性。後臺程序做什麼或怎樣做都不影響前端程序的運行，客戶程序符合DNA協議即可。DNA應用提供了全事務處理支持。由於分佈式網絡應用的各個操作在系統的不同級別執行，而且並不一定同時進行， 因而爲了保證結果的正確性，有必要對一系列操作進行控制，使它們能夠成爲一個整體。DNA及相應的軟件對組件進行了界定，能夠透明而無縫地實現上述功能。DNA可以創建具有容錯能力的應用軟件。誰也不能保證網絡100%地通暢，因而分佈式應用必須能夠解決網絡的延時與軟件故障等問題，從而保證數據的完整性和系統的可靠性。DNA是分佈式應用的理想選擇。每一個分佈式應用都必須面對應用各組成部分之間的 通信問題。過去，開發者經常不得不創建自己的通信方式，導致應用程序間的互操作性很差。現在，通信協議和接口的標準化大大提高了開發效率和程序的可靠性。
DNA能夠幫助我們設計和開發出健壯的分佈式應用，圍繞着NT Server所提供的一系列服務來實現的。這些服務包括NT Server的主幹服務和應用服務。主幹服務包括NT Server自身，以及NT Server的網絡服務、NT5.0的動態目錄服務、遠程控制文件及安全服務等。
在DNA結構中，IIS、ASP、Net Show、Index Server、 Visual InterDev 及ISAPI組件(或服務)起着非常重要的作用，它們分別提供了Web服務器平臺、良好的腳本環境、多媒體功能、全搜索功能、集成的數據庫環境以及Web服務器的擴展功能。它們組合在一起，爲NT Server環境下的Internet開發提供了堅實的基礎。
Microsoft Exchange Server5.5是一個具有高度可靠性和高度可伸縮性的通信與協作應用服務器軟件，它提供了優秀的電子郵件、日曆、協作環境以及可與Intranet、數據庫和企業業務管理系統緊密集成的應用功能、是一個優秀的一體化平臺。同時它又支持現有的電子郵件和組件標準以及各種重要的工業標準，使系統能將豐富的消息交換和協作方案擴展到內部的各個業務應用領域中；同時，Exchange Server與Windows NT Server 緊密集成、可充分保證Exchange通信平臺的安全性和可靠性，並使系統管理員可以在一個位置方便地配置和監控整個系統，便於對大規模、分散式的通信平臺進行集中管理。另處Exchange Server的客戶端可以是office97中的Outlook97和各種標準的測覽器(如Internet Explorer等)，這些客戶端都實現了各自的協作功能而且簡單易用。
同時，Exchange Server還是一個靈活、開放的開發平臺，通過與數據庫、Web服務器和桌面應用的集成，基於Exchange的解決方案能夠滿足企業客戶各種需要。
由上所述，系統服務器端使用NT平臺安裝Backoffice服務器，包括
Microsoft Windows NT Server
Microsoft SQL Server
Microsoft Exchange Server
Microsoft Internet Server
客戶端軟：Microsoft Internet Explorer
1.2軟件要求與硬件環境的選擇
開發組根據選擇的軟件開發平臺， 同時根據具體情況，經濟能力，維護能力， 選擇了維護量大，但性能價格比高的celeron 400兼容機作爲服務器，內存配置爲128M，網卡選DLINK-TX530卡。工作站用現有的計算機即可。網絡佈線採用總線型以太網結構，通過網卡，集線器可直接接入Internet。從目前的使用來看，基本達到我們的需求和發展的需要。
2.軟件開發過程
2.1 軟件的總體規劃
1)該軟件從總體規劃開始，我們考慮了以下幾個方面：
通用性和易用性
採用相關標準，軟件嚴格按照標準進行開發。同時Exchange Server5. 5的多協議體系結構能夠保證那些系統裏已經有其它郵件系統的用戶，在不需要添加組件的前提下、實現與原有郵件交換和臺作環境並存、或將原有環境的數據順利地移植到新環境中。無論這些系統是基於Internetr的、還是基於主機系統或局域網的、例如Lotus的 Notes、SMTP、X.400等等。
Exchange Server5.5還允許用戶以多種客戶端形式進行訪問，包括Outlook, Outlook Express, Outlook Web Access, Outlook for Macintosh等。
Exchange Server和Outlook、Office軟件的天然集成。藉助Outlook，用戶能夠輕鬆地把利用Word、Excel等創建出來的文件發送給協作夥伴。而用戶收到這類文件，所需做的只是鼠標輕輕一點，一切盡在眼前，爲團隊協同工作提供強有力的工具。而Outlook在個人客戶端方面是一個優秀的消息處理和協作應用客戶端軟件。它建立在Exchange Server包含的各種優秀特性之上、可以提供聯繫合作管理、日程表、工作進度表和任務、會議管理等功能。
2)可靠性
Exchange與Windows NT Server的無縫連接使得Exchange能夠充分利用Windows NT的安全模式。同時Exchange還提供多種加密技術確保信息安全，提供數字簽名或是雙重密鑰加密機，用戶可以選用以確保郵件安全到達指定的接收方。
我們在這一段時間內，首先進行調研，爲了使軟件更符合業務的需要和公司管理的要求，我們開發組向公司每位員工分發了調研表，讓每位員工提出具體的要求以及現在手工操作的難點，開發組根據這些要求進行分析，經過2個月的調研，同對開發組也包括了計算機專業畢業又懂業務的人員，經過精心整理，規劃軟件的總體結構，設計了業務、行政、財務的各個模決，建立了數據字典，定義了系統開發所需要的數據庫和各個字段。設計出業務、行政、財務流程圖，根據流程圖將模塊分發到每位開發者，進行軟件開發。
2.2 軟件的各個模塊的開發
程序員根據分發的流程圖、用戶要求、數據字典。進行軟件的各個模塊的編改)寫，並要求 (做到，界面美觀、程序簡潔、風格一致。各個模塊程序編寫完畢，必須測試完畢後交開發組驗收。
2.3 軟件的連通調試
程序員編寫完成，並全部測試完畢，由軟件開發組長進行連通，增加主界面，增加系統維護功能和出錯保護功能，修改各個模塊之間的衝突，將軟件集成爲一個總體，並安裝到中心的局域網中，交中心所有人員進行測試。
2.4 軟件使用說明的編寫
由軟件開發組的各個組員將本人開發的模塊使用說明編寫出來交軟件開發組，由開發組組長將各個模塊歸納修改後，編寫了本辦公自動化系統使用說明書，供用戶使用參考。
該軟件從開始規劃，開發組就嚴格按照有關標準進行開發，保證該軟件的通用性。並制定了一系列配套管理文件，寫軟件的測試提供了很好的管理環境。
目前，本辦公自動化系統軟件演出版受到有外經貿委等用戶的好評，提高了用戶的管理水平，實現了用戶內部無紙化辦公，並逐步與國際互聯網及EDI易方式接軌，爲國家“三金”工程做出貢獻。