我們這樣的社羣化學習平臺，少不了要召開一些在線會議，就像我們吸引力法則90天線上學習的每週日晚上的班會、週五晚上的班委會，還有各小組即將舉辦的小組會。既然我們的學習少不了這些會議，今天的班會主題就圍繞如何高效統籌一場會議，便於同學們接下來更好的學習，爲這90天的學習之旅添磚加瓦。
當大家學會了這套會議統籌模式後，無論是線上的會議還是線下的會議，無論是在工作中統籌的會議，還是其他地方統籌的會議，舉辦的會議將更加高效，會議質量也會大幅提升。
接下來開始揭祕組織一場高效會議的武功祕籍，主要從會前、會中、會後三個方面來分享，希望對每一位教練和同學們有一定的啓發和幫助。
一、會前
臺上一分鐘臺下十年功。任何一場成功的演出和會議，背後都需要做好充足的準備。所有要想高效統籌一場會議，會前的準備及其重要，會前準備好了，就已經成功了80%。
會前的工作相對比較繁雜，主要分解爲以下七個步驟：
（一）確定會議總統籌
一場會議最重要的角色就是會議統籌，負責整個會議的策劃調度。一場會議是否成功，主要就看會議統籌。
會議總統籌的工作包括會議籌備羣的建立，會議主題的確定，會議服務大臣的招募，會議流程的制定，會議分享嘉賓的邀請，會議服務大臣的定向和指導培訓，各項工作時間截點的制定，並監督各會議服務大臣所分工的事件完成進度，並與分享嘉賓及時溝通，根據需要組織會前彩排。
一般設置爲一位，也可以根據需要設置兩位，甚至再安排副統籌職位。
（二）明確會議主題
這是非常重要的一步，首先必須明確即將召開的這場會議目的是什麼，想要達成什麼樣的效果。這就需要我們要有一個明確的會議主題，然後所做的一切都圍繞主題進行。
在確定班會主題時，可以和班主任、教練溝通，依循班級的總體學習進度，一起探討交流。會議主題基本確定後，還需要結合確定會議舉辦的時間、地點、參會對象等。
（三）招募會議服務大臣
當確定了會議的主題、時間、地點、參會對象後，接下來就是招募會議服務大臣，可根據實際需要做好備份招募。
1、主持人：每場會議必不可少的服務大臣。主持人是整場會議的靈魂，掌控會議期間的整個流程，並起着會議各環節承上啓下作用。主持人的聲音蠻重要，特別是要有能量，能夠調動會議的氣氛。可以一位，也可以多位，建議男女搭配，效果更佳。
2、時間大臣：如果要想會議舉辦的更高效，各環節都在規定時間內完成，必須要有時間大臣。能夠及時提醒分享嘉賓的發言時間，否則容易出現嚴重超時，影響整場會議的進行。
3、排麥大臣：爲了保證整場會議更順暢，需要設置排麥大臣。主要在會前排出各環節時間節點，並通知各會議服務大臣和分享嘉賓提前上線，提前掌控軟件的使用，特別是如何上麥發言及發言後及時下麥，會議中及時跟蹤到位情況等。
4、文字推送：是整場會議的屏幕霸主，負責將分享嘉賓的關鍵字、關鍵詞或者重要句子及時輸出在文字聊天區，可以根據需要設置多位。
5、錄音大臣：一場會議往往都會有很多內容，也有很多實用的乾貨。幾乎每場會議都很難保證全員參與，如果有錄音，便於他們補聽錄音。同時也便於記錄大臣做會議記錄。建議設置兩位以上，防止出現一些意外導致錄音失敗。
6、記錄大臣：非常重要的會議角色。會議中有很多幹貨，如果有整理記錄下來的話，會後便於參會人員及時回顧會議內容。
7、宣傳大臣：是班會參與精進的核心所在。主要配合會議統籌完成分享嘉賓的招募，並完成一切有關的宣傳工作，也可以安排幾位協同分工。
8、會議DJ：非常有必要的角色，主要配合主持人播放一些背景音樂，烘托會議氣氛的強力幫手，電腦上操作更方便。
（四）確定會議流程
確定了會議主題和服務大臣，接下來非常重要的就是確定會議流程。會議每一個環節應該做什麼，如何更好的緊緊圍繞主題。
提前在腦海中想象會議舉辦時的畫面，跟着流程一步一步過一遍，便於及時查漏補缺，特別有一個好處，就是可以完善一些細節的地方，彌補一些考慮不足之處。
（五）確定會議分享嘉賓
當會議流程確定了，每個環節都需要分享嘉賓，具體由誰來分享也很重要。
常見的包括新學員代表分享、班委部門代表分享、老學員代表分享、教練代表分享、班主任分享、外援大咖分享等，提前溝通清楚分享時間、分享的內容、分享的時長，以及確保上麥發言的方法步驟。
除了特定的主題分享活動，大家都要圍繞主題分享。一般情況下，學員代表主要是分享學習的喜悅、參與的收穫、踐行的經驗和存在的困惑等內容，班委部門代表主要分享所在部門的工作總結和下一步規劃等，教練代表主要分享帶組帶班的一些經驗並嘉許做的好的地方，嘉賓代表主要是圍繞主題做的一些分享。
分享嘉賓提前根據分享的主題和時長確定分享的內容，最好是在規定時間內完成分享，如果內容實在過多壓縮不了，可以提前申請加時而非會議中臨時佔用時間。
（六）會議服務大臣定向
1、主持人
一開始非常重要的事情就是和總統籌確定會議的風格形式，僅僅圍繞主題。
如果要做好主持人，起初最好精心準備一下主持稿。根據確定的會議流程提前演練，拉通整場會議各個環節，並注意一些細節，比如用詞。
如果是多位共同主持，一定要提前分工，相互配合。
2、時間大臣
熟悉整個會議流程的安排，清晰每個環節所需的時間。提前準備好計時工具和提醒工具。
計時工具比較多，常見的計時工具可以用手機自帶的秒錶。
提醒工具也有很多，比較常見的是文字提醒，但是文字提醒很容易被分享嘉賓忽略。所以有時候採用一些聲音提醒，當分享嘉賓倒計時30秒時用聲音提醒一下，當分享時間到的時候再用另一個聲音提醒。常見的就是用勺子或筷子敲酒杯，因爲聲音比較清脆，倒計時30秒敲三下，時間到快速敲五下。也可以根據需要準備一些清脆的鈴聲，需要多測試找出最合適的背景音。
需要注意的就是用於時間提醒的聲音要控制好，既能提醒到分享嘉賓，又不會過度干擾分享嘉賓的分享，否則就起反作用影響會議質量了。時間大臣不需要一直在線，等你需要提醒的時候再上麥提示，提示完成後立刻下麥，否則會有迴音，也會影響會議質量。
3、排麥大臣
在會議前根據會議流程和各環節時長，計算出各環節的具體時間節點，然後將該時間截點告知分享嘉賓，並提前確認分享嘉賓的分享時間和分享時長，如果內容偏多需要精簡壓縮分享內容，或者聯繫會議統籌調整分享時長。
如果要會議更加精進，可以根據實際需求提前蒐集分享嘉賓的發言稿，便於主持人和文字推送提前做主持稿和文字推送的內容。
4、文字推送
可以提前根據蒐集的分享稿提取關鍵字、關鍵詞、重要語句，準備記錄好，會議中在跟隨嘉賓分享的進度適時輸出來。
還有一個任務就是，配合主持人的報幕，及時提醒分享嘉賓做好發言準備，比如在線已準備好回覆一個數字8，這樣就能適時提醒主持人下一位分享嘉賓已準備好。
5、錄音大臣
具體需要看我們在什麼平臺舉辦的會議。如果是YY語言舉辦，則電腦端自帶錄音功能，操作也比較簡單，會議開始時啓動錄音，會議結束後完成錄音，並重命名錄音，然後再分享出來。如果不方便電腦端操作，就需要另外準備一臺錄音設備，會議結束後再及時導出分享出來。
6、記錄大臣
非常鍛鍊速記能力，能夠跟隨分享嘉賓的分享及時總結概括重點內容。會後再根據錄音內容整理一下文字和架構、佈局等。
如果分享嘉賓有提供分享稿，相對來說要簡單很多，但是不需要每個字都記錄下來，只記重點就可以了。
7、宣傳大臣
除了前面提到的協助會議統籌招募分享嘉賓外，更重要的就是等會議流程和分享嘉賓確定後，開始製作會議通知、宣傳海報、視頻或者H5等，並定時發佈出來，使得更多的同學參與進來，併爲正式會議營造氣氛。
8、會議DJ
在會前需要和會議統籌、主持人對接，找到適合主題的開場音樂、首尾音樂，如果可以，還能準備主持人登場音樂，配合主持人的鮮花和掌聲音樂，以及分享嘉賓出場音樂，甚至中途配合主持人或分享嘉賓的分享內容背景音。
（七）會議彩排
每一位服務大臣都按照會議統籌規劃的時間節點分工合作，爲了提高會議的質量，會議前彩排非常重要，能夠及時檢驗會議準備的情況，也可以及時發現要提升的地方，特別是一些細節。
可以根據需要多次彩排，每次都會更加精進。會議彩排後，可以讓參與的人員總結一下，嘉許做得好的地方和需要提升的地方，基本都有很多新發現，然後及時完善。
相信完成了會前的這些準備工作，會議期間就如魚得水了。
二、會中
接下來就是會議的正式召開了，所有的服務大臣至少提前10分鐘進場，測試自己的網絡和設備情況，如有特殊情況及時解決，如果解決不了馬上其他人員補位。
首先是會議DJ的會前音樂，便於進房間的人知道聲音是正常的。排麥大臣聯繫分享嘉賓提前上線，提醒分享嘉賓分享時間和分享時長。
時間到的時候，會議DJ切換主持人出場音樂，然後主持人登場正式開啓會議。主持人在主持中需要注意語調，有親和力，忌報幕員式的主持。主持過程中集中精力，仔細聽分享嘉賓的分享內容，並抓取分享重點，高度概括分享的內容。過渡自然，根據整場會議的進度適時調控時間，如果時間緊就一兩句，如果時間充足可以稍微多一些串詞。並靈活處理會議中遇到的一些特殊情況，常見的有分享嘉賓不能及時上麥分享，分享嘉賓信號不好，或者分享嘉賓中途掉線，還有分享嘉賓超時的提醒，統籌或排麥大臣會議間臨時調整會議流程等。如果有多位主持，當發現其他主持掉線或者網絡原因，必須及時補位。
會議正常進行中，如果排麥大臣發現有的分享嘉賓聯繫不上，或者出現特殊情況，排麥大臣需要及時告知主持人，主持人臨時調整發言順序，避免尷尬的無人分享局面。
會議結束後，會議DJ播放收尾音樂，正式會議到此結束。
三、會後
會議結束後，錄音大臣及時將會議錄音分享出來，記錄大臣根據會議中的記錄、以及嘉賓分享稿和錄音整理出來會議記錄，然後分享出來。
除了這個，還有一個非常重要的環節，那就是參會的所有服務大臣需要繼續留下召開一個會後會，及時總結本次會議的舉辦。嘉許做得好的地方，指出下次需要提升的地方，使到下一次的會議更加卓越。
這些都是非常寶貴的經驗，建議用文字記錄下來，便於交接分享給下次會議的籌備人員。
以上就是組織一場高效會議武功祕籍的會前、會中、會後的分享，上面分享的這些都只是簡單的資訊，如果你只是簡單聽了一遍也學不會，你能學會的唯一途徑就是參與進來！知道和做到之間還缺一個，那就是行動。只有當你去體驗了，落地實踐後，才能真正掌握，才能轉化爲自己的智慧。
要成事，由我做起！