項目管理目標：添加人員並向其分配任務 - Project

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項目管理目標：添加人員並向其分配任務

Project Professional 2013 Project Standard 2013 更多... 更少

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當您分派人員處理您的項目時，請記住以下兩點： 您需要事先將人員添加到您的項目日程 . . . 您可以分配他們來處理任務。 這種差異通常在使用任何項目管理軟件時容易引起混淆。 有關此係列項目管理說明指南的更多文章，請參閱項目管理指南。

開始之前的項目管理提示 . . .

如果您沒有使用過項目管理 如果您沒有使用過項目管理，您可能意識到需要擔心的事情不僅僅是添加，例如分配多少人員處理任務、如何安排人員的假期和休假時間以及放置個人信息（如電話號碼、電子郵件地址和薪金信息）的方式和位置。

以下是可幫助您開始的提示：

• 瞭解可以爲任務分配的資源類型    在收集有關項目任務的所需信息之後，請確定您需要的資源類型。

     

  • 人員資源    這些是指通常用於處理任務的資源。有時，項目經理稱這些資源爲工時資源，相對於材料和設備。
  • 企業資源    這些資源是在整個組織管理和共享的工時資源。企業資源與 Project 專業版一起使用。
  • 材料資源    這些資源包括用於完成任務工時的計算機或機器。
  • 常規資源    這些資源指定任務的人員配備要求，但不指定特定個人，如木匠或開發人員。
• 考慮多少資源會改變工期 當您分配多個資源處理任務時，您應期望資源的工期縮短。但是，在許多情況下，爲任務添加人員可能會產生相反效果。它會增加額外成本、額外溝通和其他效率低下因素。例如，如果您安排雙倍數量的建築師處理項目，那麼新收費橋的設計速度並不會加快。Project 允許您控制添加到任務後對任務工期有何影響。
• 考慮人員的能力如何影響任務工期 人員的經驗可以直接影響任務的工期。您可能希望具有五年經驗的人員來完成任務，耗費時間比具有兩年經驗的人員要少。

如果您是經驗豐富的項目經理 隨着項目變得越來越大，要考慮的事情越來越多。您現在擔心使用其他部門的資源、僱用供應商、跟蹤數百個人的工作、爲主管生成報告以及您甚至從未想過的許多其他複雜因素。幸運的是，Microsoft Project 提供了您需要的專業工具。

以下是增長您的專業知識的提示。

• 審閱和精確工期估計    使用您所收集的有關此項目和類似項目的信息來精確估計工期。對資源要求估計（和最終項目成本）的準確性很大程度上取決於任務工期估計的準確性。
• 跟蹤資源進度    確保項目相關人員遞交常規任務狀態更新。Microsoft Project 中的視圖和報告可幫助您密切跟蹤每個人所做的內容。
• 找出資源過度分配問題    Project 可以幫助您判斷何時人員同時處理太多任務。
• 關注您的基線   
• 基線爲您提供項目的快照，以便您可以將當前進度與您最初計劃的內容進行比較。
• 通過調配來分配工時    當人員同時處理太多任務時，Project 可以將工作分配調整到更現實的工作負荷。調配資源分配是均衡負荷的一種方法。
• 將項目數據導出到 Excel 以供進一步分析 Excel 可在您需要進一步分析項目信息時幫助您。例如，您可以將任務和資源信息導出到 Excel 以獲得高級掙值分析報告，然後使用迷你圖顯示信息以瞭解相對於已完成工時量所花費的成本。
  
  

  
  
  用新技能培訓員工    大型組織會投資時間和金錢來培訓新員工，以幫助他們掌握新技能和適應各種工作環境。相比招募新人而言，培訓現有員工是一種提高業績的經濟高效的方式。

步驟 1：向您的項目添加人員

向項目添加人員	您需要先添加人員和其他資源，然後才能分配他們處理任務。其他資源可能包括材料資源（如混凝土和油漆）或成本資源（如機票和餐費）。
更改項目日曆的工作日	向項目添加人員之後，請修改其工作日曆以考慮其工作時間。項目假定大多數人員進行的是標準工作周，從星期一至星期五，上午 8 點 到下午 5 點 但您不必使用該工作日程。
添加假日和假期天數	我們都需要休假。我們都會生病。並且我們都喜歡節假日。瞭解如何通過將此計劃外時間添加到日程來考慮它們。
使用資源庫共享人員	您可以從資源庫將人員添加到您的項目。資源庫允許您將有關人員的所有信息保留在一個項目文件中，該文件可用作主項目的一部分。
隱藏敏感信息列	您可以向項目添加薪金和電話號碼等敏感信息，但是從視圖中隱藏這些信息，這樣不會丟失信息。

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步驟 2：爲任務分配人員和其他資源

爲任務工時分配人員	將任務添加到日程後，您可以開始分配人員來處理它們。
在甘特條旁邊顯示任務名稱	如果旁邊顯示任務名稱，您可以更輕鬆地理解甘特條形圖。這在報告和會議中非常有用。
輸入人員和材料的成本	將人員添加到項目時，請爲其添加成本。然後，分配人員處理任務後，Microsoft Project 將自動計算項目的成本。
查看狀態更新	在人員輸入其工時狀態後，您可以在 Project 中查看日程更改。
從項目中刪除人員	人員離開了項目或公司，或者可能因爲您錯誤拼寫了名稱，該人員從未在第一個位置真正存在過。對於所有這些原因，您都可能需要從項目中刪除人員。

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步驟 3：管理人員和其他資源

選擇正確的視圖來查看資源	在您將人員分配到任務並且工作開始後，請使用 Project 中的許多視圖監控其進度並對日程進行更改。
更改任務工期	處理工作負荷問題的一種方法是減少任務工期。
分發工作以減少人員的工作負荷	當項目相關人員同時處理的工作分配過多時，您可以讓 Project 更均勻地分發工作。
更改任務類型的投入比導向設置	當添加人員或從任務中刪除人員時，Project 會延長或縮短任務工期。這稱爲投入比導向日程編制方法。如果不希望工期改變，您可以更改任務的投入比導向設置。
跟蹤日程進度	跟蹤項目工時不僅對於確保您的項目按時完成至關重要。它還允許您從項目的錯誤和成功經驗吸取教訓。
保存基線	當老闆詢問您項目和原始計劃相比有何進展時，您最不應當說的是"我不知道"。可通過在項目開始之前設置"基線"作爲原始計劃的快照來以避免這種情況。
與您的團隊溝通	對某位人員的日程進行更改之後，請傳達這些更改，以防丟失任何信息。
查看人員進度的項目報告	創建和自定義項目進度的圖形報告。您可以在 Project 中查看這些報告或將它們導出到其他應用程序（如 PowerPoint、Word 或 Excel）中。
使用 Lync 與項目工作組成員進行 IM 聊天	當對某個任務有疑問時，Project 現在爲您提供了多種方法來獲得即時答案。將鼠標懸停在某個姓名上，然後單擊"發送 IM"，以在 Lync 中開始即時消息會話。