使用阿爾卑斯山法制定日計劃——提高工作效率

最近閒的沒事看了些時間規劃相關的課程,總結了一波分享給大家。
廢話不多說,乾貨開始。本分主要介紹阿爾卑斯山時間規劃法(有效提高每日工作效率)、以及三大時間定律(以上帝的眼光審視時間)。至於爲何叫阿爾卑斯山呢?別急,慢慢看。

這玩意是時間管理大師羅塔爾.丁.塞維特《把時間花在刀刃上》一書中提出。
本文適用於:平時覺得自己工作效率低,沒節奏,老是不由自主的加班的孩紙。
(說的就是我們)

利用阿爾卑斯山法制定每日計劃的步驟

1. 分類列出任務

不要想到什麼些什麼,因爲這樣會遺漏任務。我們可以按照分類去想,即:
a、每週計劃/每月計劃列明的任務
b、前一日未完成的任務
c、新下達的日常工作
d、需要應付的日程和會議
e、常規性任務(處理郵件等)

2. 估計時間

a、根據經驗值預估時間。
b、預估時間是一個經驗積累的過程。

將大任務拆分成若干小任務,小任務心裏有數即可,不必寫下,可以只將大任務寫在你的任務清單上,預估時間就變成每天你需要投在大任務上的時長。
將任務分爲獨立任務、合作任務。獨立任務往往比較好估計,合作任務我們需要多預留一些時間,提前和對方溝通一下,讓他們能夠緩衝一下。
在這裏插入圖片描述
(時間定律一)帕金森定律:工作會自動膨脹、佔滿你所有的時間。
預留時間越多完成時間也就越多,多預留時間會降低工作效率,故安排常規性、重複性事物的時候應當縮短時間,這樣有助於提高工作效率。

(時間定律二)墨菲定律:事情如果有變化的可能,不管這種可能性有多小,它總會發生。
不熟悉的任務想的再周到也會出錯,故當我們碰到新任務、不熟悉的任務或需要新技術時,需要多預留一些時間。

3.預留機動時間給意外事件

如果排滿世間那麼我們便無法面對突發事件(如被人打斷),我們規劃多少工作時間合適呢?

通常應當留出 40% 給意外事件(根據實際情況調整),一天8小時工作時間需要預留出 2~3 小時。如果你996或者11117,1天12小時工作時間,那這話當我沒說…

如果突發事件很少,那麼多出來的時間,可以將本來計劃第二天做的事情提前做。

4. 優先級排序、刪減授權、安排時間段 (重要)

規劃時間的初衷就是爲了提高每日工作效率,避免經常加班(研發除外)。
合理分配精力,完成最重要的任務,事半功倍。

如何確定任務優先級?
時間管理四象限法。
A 級:危機事物,急迫問題,有 deadline 壓力的計劃
B 級:改進、優化,新想法實踐,建立人際關係,規劃長期目標,發掘新機會
C 級:沒有議題的會議、處理郵件、被別人打斷(意外事件)(可授權讓下級處理)
D 級:繁瑣浪費時間
要花費足夠的時間到 B級 事物上,以防止 B 級事物向 A 級事物發展。
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(時間定律三)伊利赫定律:人在工作了一段時間後,效率會下降。
適當地休息可以提高工作效率。

5. 事後檢查回顧,將未完成任務轉移

回顧工作、安排。主要目的是爲了瞭解自己時間運用的規律,以便有針對性的改進。也是一個經驗積累的過程,便於以後更精準估計時間。
1、覈對清單上任務是否完成
2、分析各項任務耗時,哪些地方浪費了時間?今後如何避免?有無更好的方案?

好處

由被動便主動,瞭解每天的任務以及所需時間,區分任務輕重緩急,授權及刪減更有助於專注工作。
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