今天給大家分享一篇好文章，文章有點長。大家可以點擊“閱讀原文“查看原作者。
Microsoft Office的高級用戶經常問我們，爲什麼要使用Access？什麼時候應該使用Access，而不是Excel？特別是當他們Excel用起來非常順手的時候。以下是我們的觀點。
給信息工作者賦能
我們認爲，這不是二選一的問題。它們各自都有各自的優勢，並且天然的相輔相成。瞭解它們的差異，並在不同的情況下，選擇適合的一個的人，可以爲他們自己以及所屬的企業帶來競爭優勢。
Microsoft Office產品爲個人（微軟稱之爲信息工作者）賦能，使其可以獨立完成任務。這樣，你就可以充分利用你對工作內容的理解，爲要做的事情弄一個解決方案。這要比你將問題提交到”IT專業人士”那裏，去尋求幫助而高效得多。因爲你需要讓他了解你的技術需求，而他很可能對你的業務背景一無所知。當他還沒有搞清楚狀況，就去創建技術解決方案，結果可想而知。
Microsoft Excel的優點
Excel的學習曲線非常短，所以使用Excel很容易，而且生產效率很高。需要IT人員創建Excel的情況很少，信息工作者們可以自己做。
Excel可以輕鬆的存儲數據，執行數值計算，格式化單元格，調整佈局，生成結果或報告分享給他人。還有一些高級功能，例如，分類彙總，數據透視表，數據透視圖，分析工具包，以及許多模板。這些高級功能使得Excel能夠輕鬆完成各種任務。它甚至可以與SQL Server的分析服務（商業智能）集成，獲取數據後，調整一下佈局，字體，顏色等，得到你想要的報表。
Microsoft Excel的缺點
不幸的是，Excel的靈活性是有代價的。雖然創建公式，引用單元格，複製粘貼數據，以及將多個工作表和工作簿鏈接在一起都很容易，但隨着工作變得越來越複雜，Excel數據變得越來越難管理。誠然，Excel是創建一次性分析的理想選擇，但是隨着時間的推移，數據會不斷增長，業務會不斷演化，Excel會變得問題多多。當新的行和列被添加進來後，彙總區域和公式可能需要修改或新增，數據和公式如果更新不一致，會導致錯誤的結果和決定。
Excel面臨的挑戰在於，隨着時間推移，數據量不斷增加，要準確的維護它們，是非常有難度的。
Microsoft Access的優點
Excel專家一般很難理解Access提供的那些Excel並不具備的功能。Access有以下幾個特性：
通過多個表讓數據結構化和規範化
可擴展性：可以自由的增加更多的數據記錄
數據和參照完整性
查詢和報表
通過宏和VBA代碼模塊自動化
表結構和驗證
使用Access，你可以很容易做到，將信息存儲在一個地方，而在多個地方引用它。例如，你可以將客戶信息（可能有客戶姓名，地址，電話號碼，電子郵件等）保存在客戶表中。而這些信息可能會在其他的地方（可能是查詢，窗體，報表等）被引用。如果客戶的信息發生變化了，新的信息會在所有被引用的地方自動更新。設計表的時候，你會加入一些約束限制，例如設定字段爲數值型，日期型，或者文本型等，從而獲得比電子表格更高質量的數據。而設定字段類型僅僅只是一個開始。
Access中的記錄可以自由的增減
Access與Excel最大的區別就是，在Access中，記錄的增減是自由的。只要設計得當，新的數據記錄可以隨時不斷的添加進來，而不需要填加任何新的字段（列）。所有的查詢，窗體和報表會照常工作，而無需任何調整。當然，你可能會使用不同的篩選條件，但出來的結果一定是一致的。新的數據添加進來後，不需要重新測試或調整單元格公式。這樣每年，每季度，每月，每週或每日，你都能生成準確的報告。
數據和參照完整性
有句話說“垃圾進，垃圾出”（garbage in – garbage out）。Access爲規避這一點提供了許多工具，來保證數據質量。在Access表中，你可以很容易將查閱列表和驗證規則應用於單個字段（列）和記錄上。在窗體上做數據輸入的時候，你還可以添加額外的規則來響應用戶的選擇和事件。Access還提供表間的參照完整性，以確保數據在多個表中有一致的定義。
查詢和報表
你可以使用Access的查詢和報表來切分數據，並以詳細或者彙總的形式來呈現它，而不用去考慮數據是如何存儲的和排序的。它提供了大量的功能和靈活性來分析和呈現結果。使用分組功能時，聚合信息可以隨着數據的變動而自動增減。
通過宏與VBA模塊進行自動化
在Access宏或者VBA模塊中，你可以使用Docmd.TransferSpreadsheet命令將數據從Access表或查詢中導出到Excel（使用acExport選項）。
使用acImport選項，TransferSpreadsheet命令還可以將Excel中的數據導入到Access表。
實際上，如果使用Office VBA自動化，你可以在Access中打開一個Excel文件，並將數據寫入到指定的單元格，自動的更新Excel中的數據。
Microsoft Access的缺點
Access最大的缺點就是，做爲一個數據庫，它需要你掌握更多的知識和技能才能使用。搞清楚如何定義規範化的表，將他們連接在一起，並結構化好數據，使其易於編輯，查詢和生成報表，這些內容對於初學者來說是很有挑戰性的。但是這是設計所有關係型數據庫，都需要面對的問題，一旦掌握了，你就可以將其應用於其他數據庫。
構建數據庫，創建查詢和設計報表佈局的學習曲線可能看起來相當艱鉅。這肯定要比在Excel單元格中敲入數據要複雜得多。另外，很可能讓你感到十分沮喪的是，在Access中，你無法輕鬆的複製和粘貼單元格區域，你也無法在Access的報表結構中做任何特別的調整。（例如，想通過特殊字體或備註來突出顯示某個值或者某一行）雖然你可以利用Access的VBA代碼模塊來做定製化，但是相對於Excel所見即所得（WYSIWYG）的設計來說，你要花費更多的精力。此外，一些數據分析功能，比如power pivot，在Access中是沒有的。
結論
Excel可以非常靈活的生成個性化的報表，並且可以在任何地方自由的設定格式或添加批註。Access回報給你的則是，一旦設計完畢投入使用，它就能提供長期的數據準確性和一致性，畢其功於一役。對於一次性的分析來講，使用Access當然就是用牛刀殺雞，但如果數據需要長期維護，報表需要定時生成的話，使用Excel往往會遇到困難。大多數企業都有許多“相似”的Excel表，相互之間只存在一點點細微的差異，但是隨着時間的推移，很快它們就變得不一致。精心設計的Access數據庫就不存在這種難以管理的挑戰。也就是說，Access和Excel都有其優點和缺點。
最佳實踐就是將Excel和Access兩者的優點結合起來，形成一個混合解決方案，將Access中的數據導出或複製到Excel。Access數據庫的數據參照完整性，嚴格定義的數據以及有質量保證的數據輸出，再結合適宜臨時分析的Excel，可以讓你充分利用兩者的優勢。而使用自動化流程，可以讓數據在Excel與Access之間的平滑的交互和共享。
根據我們的經驗，這些解決方案會隨着時間的推移，以一種非常不可預知的方式進化升遷。掌握這種混合解決方案，能讓你快速靈活的響應業務變化，使你和企業有效的完成任務。
祝你好運！
