其實你每天都在做大量的僞工作

你是否每天都已經在加班,但還是感覺自己一天下來沒有任何收穫,你是否都已經996了,但一段時間下來感覺自己還是沒有任何成長,如果是,原因可能是因爲你每天做了大量的僞工作,我們要杜絕僞工作,從而學會和實踐深度工作。

“膚淺工作”的泥潭

當我的角色剛剛從技術架構轉爲技術管理後,日程表上便充斥着各種會議,溝通和評審。有時候甚至在某些階段,可以從早上九點到晚上十點不停的參加各種會議,或者連續的花幾小時和不同角色的人進行溝通。

在一開始的興奮期結束後,自己在持續的這種工作模式中卻逐漸感到乏味和沮喪。

我沒法確信的評價自己每天到底有什麼樣的產出,起到了多麼重要的作用,甚至無法感受到自己在這種過程中的成長。

相反的是很多冗長的會議其實並和我負責的工作並無多大關聯;而在各種溝通中,我所能收集到的也往往是抱怨、人際矛盾、公司問題等滿滿的負能量,這也是造成自己心態沮喪的原因之一;其餘的碎片時間,我也心神不寧,經常性的回覆一些郵件和即時通訊消息,而一些重要和複雜的的事情,很多時候只能委託他人進行。

表面上看起來我像其他基層技術管理者一樣,保持非常忙碌的狀態,但是忙碌能代表生產力嗎?答案當然是否定的。

在當下的社會,並不是像工業社會那樣,單純的提高單位時間的產出就能提高生產力了,很多時候生產力的提高來自於創新的模式和解決一些根本性的艱難的問題。所以在這個過程中就需要我們進行“深度工作”,也就是《深度工作》這本書所要說明的內容,大概講了下面十個主要內容:

  1. 深度工作會讓你變成精英;

  2. 複雜的工作必須靠深度工作來完成;

  3. 把深度工作當成一種習慣;

  4. 拒絕無效社交和膚淺工作;

  5. 隨時進入深度工作的狀態;

  6. 爲自己創造一個小型的“避難所”;

  7. 先要明確自己工作的目標;

  8. 找到控制進程的方法;

  9. 練習冥想,鍛鍊記憶力;

  10. 爲自己創造良好的工作環境;

而結合自身,每天自己幾乎花費所有精力完成的工作,例如“收發郵件”“回覆即時通訊工具”“開會”“溝通”“評審”等等,無一例外的屬於“膚淺工作”的範疇,而被這些“膚淺工作”所割裂開的大量碎片時間,自己也無法進行有效的利用。

從神經學角度來看,靠膚淺事物度過的一天很可能是枯燥、令人沮喪的一天,即使抓住你注意力的膚淺事物看似無害甚至有趣。但是 “高質量的工作產出 = 時間 * 專注度”,人類只有在深度沉浸於某項挑戰時纔是最好的自己

結合《深度工作》中介紹的一些方法,我逐漸對自己的工作和生活模式進行了一些變革。

融入自然的晨跑“冥想”之旅

每週天氣不錯的時候,自己都會早早來到公司進行幾公里的晨跑。一開始自己選擇圍繞公司的馬路,但是早晨周邊的路上經常奔馳着各色機動車,人行道上也滿滿的是上班的人羣,在這種環境下很難專注於跑步,也似乎更容易疲憊。

後來我發現不遠處就有一個溼地公園,那裏的道路非常僻靜,周圍也滿滿是各種綠植,充滿自然景緻。這種環境下,除了跑步本身外幾乎沒有其他的干擾,也能融入到環境中充分感受到自然的氣息。

在我慢慢可以輕鬆掌控跑步的呼吸節奏後,早上就可以在這種跑步過程中享受一次冥想之旅。當前的工作內容都可以在這段時間內在大腦中進行梳理,所以自己慢慢就能充分的利用這半個多小時的完全無打擾的時間進行一些深度的思考了。

當然很多時候冥想之旅並不能得到複雜技術問題的答案,大部分時候只是將若干瑣碎的事情在大腦裏進行梳理和關聯,找到一些規律和要害,爲接下來一天的工作定義一些要點事項。

上午保持深度兩小時

在每天9點到10點基本上是研發早會和敏捷站會時間,在早會收集了上級的一些指示和佈署,以及在站會中快速處理自身團隊的一些問題後,10點之後就要讓自己進入“深度工作”的狀態了。

在這段時間內,主要是自己處理一些技術難題,方案設計,彙報材料,團隊發展等等需要仔細深入思考才能完成的工作。但是一開始會發現,真正長時間的進入“深度工作”模式是一件非常艱難的事情。

首先爲了讓自己不受例行工作的打擾,在日常安排會議的時候,除非特被緊急的,都不會放在此時間段。而就算沒有會議打擾,一開始自己也會因爲“社交工具依賴症”受到很大影響,總是時不時的看一下彈出的郵件或者蹦出的消息,而一旦是需要自己查看或者回復的內容,又將花費很多時間處理這些事物,將自己的節奏徹底打亂從而繼續“膚淺狀態”。

而每次再從膚淺狀態切換到深度狀態都非常艱難,基本一兩次循環之後,一上午的時間基本就被耗盡了。

但是仔細分析下這些郵件或者即時通訊消息,很多時候並不是需要立刻馬上得到回覆的,也不是必須當前處理否則就造成很大影響的,而我相信如果真的有了非常緊急的事項,電話溝通才是最快捷的手段。

所以爲了排除這種“干擾”,在要進入深度工作狀態的時候,會將郵件或者即時通訊工具靜音或者關閉。一開始確實是非常不適應,每工作一會,總不自覺的要去查看郵件或者通訊工具,但是每到這個關頭強迫自己把鼠標移開一段時間後,發現自己漸漸不再那麼“強迫症”似的去關注這些電子工具。

排除了會議和即時通訊這些干擾後,慢慢的自己能在10點到12點在段時間內保持一到兩個小時段深度工作狀態了。

下午集中處理膚淺工作

一般每天下午兩點到六點間,都會有一兩個會議,或者溝通工作需要進行。雖然這些似乎都是一些“膚淺工作”,但是我們也可以認真的安排和對待以便有真正的產出並提高效率。

  • 會議
    首先對於一些無關的會議作出判斷後可以say no或者不去參加(依然要相信真的有緊急的事情肯定會來電話),這樣大概能有20%~30%的會議直接就可以去除了。

    另外針對自己可以把控的會議,首先要明確會議的目的和所要產出的內容,事先先要判斷準備工作是否以及具備,例如一些方案的設計和依賴方,這樣其實很多時候會發現預約的會議其實並不具備能夠有效產出的條件,所以這時候可以終止預約會議,待依賴項解除後再安排進行。

    最後在會議進行過程中要時刻想着這次要解決的問題和得到的結論是什麼不要隨意的發散,如果遇到一時無法確定的問題,可以記錄下來變成待完成項並及時終止會議,安排下次再進行。

  • 溝通
    對於技術管理工作,也要經常和組內人員或者合作方進行溝通。特別是和組內成員溝通時,一開始爲了建立信任關係總是花費大量的時間聊天溝通。但是後來發現這樣的形式非常低效也並不能解決問題。

    人們來工作的主要目的其實還是爲了獲得成長和回報的。所以在每次溝通前先想清楚要解決的問題和採取的策略,除非解決的是情緒問題,其他時候基本上也採取單刀直入的方式,拋出要解決的問題,然後得到或者被提供改進項,只要達成共識就可以及時終止溝通了。

    這樣一般的人員溝通都可以在30分鐘內結束,後期也可以繼續跟進其發展,看問題是否真正得到改善和解決,以對自己的處理方式和策略得到反饋評價,積累經驗或者得到改進項。

這樣就算是有很多的“膚淺工作”需要處理,但是幸運的話通過合理安排還是有可能獲得兩小時的“深度工作”時間的。

戒除“網癮”

在傍晚到晚上的時間,其實對於我來說已經很難再集中精力進行一些艱苦的工作了。所以這個時候除了休息外,有精力可以總結下一天的得失,進行一些人員溝通,或者閱讀一些技術文章和書籍之類的。

而關於這段時間的應用,爲了排除電子網絡工具的干擾,自己把“抖音”“頭條”這種充斥着讓人成癮的信息源全部卸載掉。關於資訊的獲得,可以使用“華爾街助手”“36ke”“零售老闆內參”這種有質量的媒介。當然最後自己還是留下了“王者榮耀”,不然生活未免太過於枯燥 ????。

學會休息和及時終止也是深度工作的基礎

從科學角度講,一個普通人一開始一天只能進行一個小時的“深度工作”,而少數精英一天最多也就進行四個小時的“深度工作”,一天進行長達四小時的深度工作要經過長期的訓練和調整才能達到的。

所以不要抱怨自己的精力似乎不夠或者感到疲憊,人的集中力是相當有限的。當感到一天的力量已經被耗盡後,一定要及時進行休息和恢復,從而保障第二天能滿血復活。

當然有時候一項未完成的工作或者沒有解決的難題會讓人心神不寧,無法放心休息,這時候就要給自己定個界限,告訴自己今天這件事達到的目標和進展記錄下來,未接下來的工作做好準備,從而能夠讓自己拋開這些事情放心進行高質量的休息。

其實在實踐中我們也會發現,當我們長時間糾纏於一些問題無法獲得解決時,通過好好的休息調整,反而能快速的找到處理方法並解決。

爲團隊創造“深度工作”的環境

  • 保持辦公區的安靜,儘量不要在辦公區進行娛樂活動,討論問題也找到隔音封閉的環境進行

  • 合理的安排會議。減少會議數量,提高會議準備質量,減少無關參與人員明確會議產出內容,同樣也適用於團隊管理

  • 可以輪流進行“膚淺工作”,可以將on call這類“膚淺工作”週期性集中到不同人身上,讓大部分人能有深度工作的基礎

  • 作爲上級剋制委派臨時性任務的衝動。合理的安排任務,不要臨時性的委派任務給團隊,要做到有計劃性和規律性,以免打亂團隊節奏


嘗試深度工作的效果

經過一系列調整,雖然還在慢慢改善遠未達到最佳理想狀態,但是慢慢的自己也能每天至少有一到兩個小時進行“深度工作”了。而“深度工作”往往會產生高質量的思考和進步,也能有具體的產出。

在這個類似“心流活動”的過程中,自己也能逐漸得到享受,這樣專注於工作思考和產出的享受,其實比耗費大量努力的休閒享受更爲有效,是治癒自己沮喪和消沉的真正良藥,也讓自己每天感到更加的充實和輕鬆。


注 本文所用圖片均來自網絡

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