SAP Business One是SAP公司基於一體化、集成化的企業級管理思想設計的以銷售、庫存、生產、採購、資金管理爲導向的管理信息系統，它提供直觀並能快速實施的解決方案，滿足企業標準業務以及持續發展的需求。
SAP Business One不僅是信息反饋系統，它還是企業管理思想和規章制度的載體，是銷售業務流程、物流運輸體系、貨款回籠制度等等業務規範的固化。系統管理部門按照企業的業務流程、審批制度，在系統內規劃各模塊之間的操作順序、設定審批控制點、劃分系統操作權限，從而達到實時控制業務運作目的。市場的瞬息變化使得企業要不斷調整市場戰略，相應產生的業務流程重組，部門機構縮減，也要求信息系統能夠適應這種變化。SAP Business One利用工作流與動態重組技術，允許系統管理人員進行調整業務流程和崗位職責。完成銷售業務管理、庫存業務管理、客戶關係管理、銷售業務分析、生產計劃和與應收結算。SAP
Business One還使用手機短信、即時消息、電子郵件等快捷有效的信息交流平臺，達到信息的及時、快速、高效的傳遞。SAP Business One更是企業決策層洞察市場的眼睛。隨着信息系統的逐步深入和實施應用，系統內蘊涵着大量的交易數據。這些數據就是企業的財富，如何發揮應用這些數據資源，SAP Business One中整合了世界一流的商務智能軟件。利用商務智能工具，挖掘數據資源，協助企業管理層進行行業市場分析、區域市場分析、渠道結構分析、促銷效果分析、客戶分析、業務員業績分析等。
SAP Business One系統基本結構分爲緊密相關三層
1、基礎數據層：完成管理指標的規劃，進行企業基礎數據的規劃，爲業務流程規劃和整個信息化規劃奠定基礎。
2、業務流程層：進行企業的各種流程的規劃，如物流、資金流、工作流，通過流程規劃爲整個企業信息系統運行搭建個性化的流程框架。
3、系統工具層：進行企業各種業務功能的規劃，如具體審批功能、報警功能、查詢功能、數據管理功能等。
通過三個層次的規劃把客戶的產業發展特徵和產業核心競爭力、核心競爭內容融入到具體的基礎數據規劃、業務流程規劃、功能需求規劃中，爲客戶實現產業的成功奠定堅實IT管理基礎。
SAP Business One系統的三層架構以及各個架構層的特點和客戶的產業特徵相融合後，使SAP Business One具備了規劃企業信息資源的能力。
基礎數據：整個企業業務運行的基礎，也是系統良好運行的保障，基礎數據規劃有問題，那麼整個企業的信息化系統就不可能良好運轉。SAP Business One基礎數據規劃具有以下的四大特性：
系統性：
在進行主數據規劃時，考慮到整個業務流程的需求、流程中各個環節需求、不同主數據之間的關係、考慮到同一主數據內的關係、主數據規劃全面而且完整，具備系統的特徵，才能夠支持整個系統的運行。
成長性：
主數據的類別可以增加、主數據描述信息的字段可以增加、主數據可以直接與第三方軟件進行數據交換， 保證主數據的成長性，也就在內核上保證整個系統能夠適應客戶主數據不斷變化和增加的。新增加人力資源主數據、主數據新增字段、SDK主數據接口等。
生命週期管理：
任何數據都是有生命的特徵，SAP Business One主數據充分考慮生命週期管理，從主數據的建立、修改、調用、凍結、關閉、取消、恢復、聯繫、直至刪除完整規劃主數據的整個生命週期的管理。
支持多種行業：
SBO二千多家跨越各個行業的客戶，積累了各個行業的主數據特徵，主數據的成長性也保證能加入行業主數據的特點。通過SAP Business One 系統、成長、全生命週期管理和支持行業特性的主數據規劃能力來提升企業對基礎數據管理的能力和水平。
作爲流程表現載體，單據在內容設置過程中，體現整個物流和資金流在具體需求，單據與系統中的主數據緊密聯繫，單據質量和單據的性能必然代表軟件的質量和軟件的性能。同時單據也體現複雜的企業計算邏輯，數千家的企業應用、30年的管理經驗、強大系統支持的表現都落實到單據那每一個精細的字段上。
SAP Business One單據具有以下的幾個特徵
系統性：
SAP Business One單據作爲流程的最細環節,體現財務業務工作流的集成性。例如：在採購入庫單上同時完成：貨物入庫、財務過賬、工作交接三個步驟的流程。就是依賴主數據中物料與倉庫、倉庫與科目、物料與科目、單據與人員的主數據間的系統性聯繫定義，來使一張單據完成三個動作。
單據成長性：
通過系統強大工具和良好的結構，可以擴展單據管理信息的寬度和深度。
單據生命週期：
可以規劃企業單據的從創建、引用、關閉的全過程、全生命週期的管理，以及對單據生命週期中某一段特殊管理和關注。
1、內部工具包括： 自定義管理字段、自定義查詢、自定義表、打印設置。 操作流程：數據報警、流程審批。
2、外部工具包括： SDK開發工具包、不斷升級的軟件版本
大量工具爲SAP Business One軟件構建行業性解決方案、構建客戶個性化的解決方案的基礎。也是支持客戶不斷提升的信息化需求被滿足的保障。
SAP Business One包含一個綜合的和廣泛的報表模式。它包含大量各種不同報表，即業務報表、會計報表、倉庫報表、財務報表和科目表。這就意味着您幾乎可以用任何方法編輯包含業務數據的報表。 此應用程序包括很多預先定義的報表，您可以通過使用選擇和分類功能用不同方法分析。報表之間的簡單導航使您能夠快速訪問所包含的基本詳細信息。除此之外，還可以輕鬆創建任何數量的報表來滿足您個性化要求。爲了幫助用戶創建報表，軟件有一個報表嚮導。在定義查詢時，此嚮導向您提供逐步的幫助。根據您的信息要求，在不需瞭解技術訣竅的情況下您可創建儘可能詳細的報表。也可以把所有報表導出到
Microsoft Excel 表中或 Microsoft Word 文檔中。它也可以使您能夠調用系統外的數據。
管理人員通過利用強大系統查詢工具、基礎數據良好開放性、業務流程可管理性能夠及時做到
1、監控企業的運行產生的各類數據。
2、從業務和財務角度分析整個企業的經營狀態。
3、找出經營中存在的待於解決的管理問題。
4、實時監控到各種異常數據。
5、通過數據挖掘和數據分析找出異常的原因。
6、監控各個部門的工作狀態、工作績效、從流程監控。
7、通過以主數據來考覈整個流程爲最終客戶的帶來的價值。
8、通過科學的數據分析爲某一個環節制定合理的費用指標和利潤指標，最大限度保障每一個流程環節的增值。
9、管理人員不斷提出的管理創新在流程創新和數據創新中實現和落實。
10、按照管理人員的需求，提供各種管理數據和管理表格。
11、按照管理人員的需求，將流程中某些環節固化來加強對企業控點的管理。
12、管理人員通過流程把企業管理制度剛性化。
13、管理人員可以及時調整流程、工作分配等。
