企业中的传真文档是业务流程的载体，文档的流传不但耗时、效率低，而且缺乏安全性，信息容易泄露。传真文档工作流（Fax Workflow）作为传真服务器系统的一个应用功能模块，是一套处理传真文档流传的应用程序，解决文档在流传过程中面临的所有问题，作为业务流程的一部分。
在传真文档工作流（Fax Workflow）中，每份传真文档都规定相应角色具有的操作内容信息，传真服务器能更新传真文档的状态，如果完成特定的操作，传真文档将从一个角色转移到另一个角色。此外，传真文档工作流（Fax Workflow）支持管理员角色，这个角色可以使管理者更有效利用工作流应用程序记录当前的业务过程信息，获得各种过程监控数据。