企業中的 Wiki、blog 及其他社區工具
2006 年 11 月 20 日
Wiki 和 Web log（blog）對 Web 產生了很大的影響，而它們在企業也是非常有用的。社區就是有着共同興趣、目標或責任的一羣人，如項目團隊或興趣小組。將 wiki 和 blog 與現有協作工具組合在一起可提高企業團隊的生產力和效率。
在線社區這種現象已發展到與 Web 本身並駕齊驅。可以看到，人們以共同的目標爲基礎，通過各種各樣的形式在線交流思想和信息，這些形式包括電子郵件、郵件列表、在線論壇、基於 Web 的應用程序開發工具、即時消息傳遞以及 Web 門戶。近來，有兩種社區工具得到了廣泛關注：wiki 和 blog（Web log）。
Wiki 是 1995 年由 Ward Cunningham 始創的，目的在於爲許多軟件工程師熟悉的 Portland Patterns Repository 提供支持。wiki 是可讀可寫的 Web 站點，wiki 通過可選的訪問控制對作者身份設定限制，所有訪問者都可創建新頁面或修改已有頁面。通常，用戶使用簡單的標記創建內容，作出自己的貢獻。在 Internet 上，使用 wiki 的項目已經取得了很多非凡的成就。或許最令人佩服的就是 Wikipedia（請參閱 參考資料），這是一份倍受推崇的基於 wiki 的百科全書，由來自世界各地的數千名貢獻者創建。
blog 是一種易於更新的 Web 站點，某個人在這裏發佈信息，供他人閱讀。讀者可以評論 blog 所有者發佈的所有條目，但不能發佈頂級內容。
本文主要介紹如何在企業中利用 wiki、blog 以及其他一些社區工具，還會介紹一些新興的可行應用。另外還會關注這些新的社區工具是如何與很多組織目前正在使用的組件（groupware）和團隊協作軟件相關聯的，以及如何爲適當的工作選擇正確的工具。
在 Web 上有幾種類型的社區，它們使用各種類型的社區工具。Wikipedia 類型的社區就是其中的典範，人們爲了在 Web 上創造一項工作成果而走到一起。Portland Patterns Repository 是一羣人共同在 Web 上創建共享資源的早期示例。開放標準的領域裏還誕生了其他此類社區。wiki 的一種新應用是爲開放標準組織協作編寫規範文檔。主要示例就是內容聯合的 Atom 協議規範，爲 blog 站點所廣泛應用。Atom 團隊在他們的 wiki（請參閱 參考資料）上共同構建了最初的規範。另外還在同一 wiki 上控制了他們的項目管理問題，維護了相關的文檔。現在，Atom 由 IETF 的工作小組管理，但 wiki 仍然用於跟蹤問題，併爲 Atom 社區提供一個統一信息收集點。
另一類社區涉及開源軟件現象。開源軟件項目利用 Wiki、blog、論壇和其他工具管理其項目、開發文檔、制定決策以及發佈可交付成果。Apache Foundation 爲其每個開源項目使用一個 wiki，並通過一個組織級的 wiki 站點（請參閱 參考資料）指向所有這些 wiki。各個項目都使用自己的 wiki 創建項目文檔、跟蹤和管理項目並向社區中的開發人員提供信息。wiki 非常適合開源社區，原因是它表現了同樣的開放、團隊貢獻模式，而這正是開源運動本身的基礎。它還彌補了這些團隊使用多年的其他一些社區工具的不足之處。
社區工具還與 Web 上不斷髮展的社會網絡站點現象緊密相關。社會網絡軟件通過人與人之間的聯繫，創造、管理和構建共同利益、工作關係和共同需求方面的價值。社會網絡工具（如共享書籤服務和關係網絡分析）有助於形成社區並保持這些社區的活力。在社區站點中，Wiki、blog 和討論小組有時會與社會網絡工具相結合，以促進信息共享。
社區工具正在使 Read/Write Web 這一概念開始成爲現實。在這種設想中，Web 用戶不僅瀏覽信息或在電子商務交易過程中提交表單數據，向站點貢獻內容也會成爲 Web 體驗的基本組成部分。在這一轉變中，Wiki 和 blog 是主要工具，特別是 blog，它爲 Web 用戶提供了發佈各種信息的簡便方法。
有效的在線社區使用一組社區工具，所使用的每一種工具都扮演着它最適合的角色。並非所有的社區都需要相同類型的支持。社區工具可分爲五組：
- Wiki
Wiki 支持以開放的、社區指導的方式創建共享內容。 - Blog 或 Web Log
blog 促進了來自一個信息源（通常是一個人）的輕鬆的信息發佈，並且使社區成員註冊進行評論更加方便。有時，它還用於發表公告、通報新聞或只是表達一種觀點。 - 電子郵件列表和論壇
這些機制支持鏈式討論，通常用於簡化問題解決和投票。 - Web 站點和 Web 門戶
社區通常都有傳統的 Web 站點和 Web 門戶，用於傳遞更多靜態信息或可控信息。Web 站點對於非成員來說可能就是社區的門面，它還能爲社區成員提供 Web 應用程序。 - 組件（Groupware）
組件包括團隊協作以及以文檔爲中心的系統，如 Lotus® Domino®、Lotus Domino Document Manager 和 Lotus QuickPlace®。這些工具通常支持更爲關鍵的業務過程，其中需要嚴格的文檔控制和可強制實施的業務策略。
有人曾嘗試過用 wiki 來承擔論壇的角色，但 wiki 有着與生俱來的自由，無法滿足保持時間順序、分隔話題以及使某人輕鬆跟隨討論進展的需求。此外，由於 blog 的討論由 blog 所有者控制，因此它也無法承擔這一任務。評論者是無法開啓新話題的。同樣，出於其內容管理方式的原因，Web 站點和組件通常也無法擔負起 wiki 所扮演的角色。與面向內容的管理方式不同，wiki 以社區中個人的動態內容爲基礎，支持站點內容和結構的有機演進。它允許協作者同時迅速地更改內容，而不會帶來進程或工作流開銷。儘管這種特點迫使社區去修訂 wiki，以消除不正確的或不恰當的內容，但它同時也是 wiki 成功的主要原因。在後文中，我將討論自由與控制的問題。
通過 wiki 協作的社區共享的內容與開源軟件開發項目有很多共同之處。很多開源項目將 wiki 用作項目管理和文檔工具。但這並非兩者最根本的相似之處。Wiki 協作和開源開發都基於一套核心原則。wiki 的原則可歸納如下：
- 平等。任何參與者都可以提交新內容。對於某些 wiki，提交內容即可成爲參與者。任何參與者都可以更改任何內容，以糾正所發現的問題、添加額外的信息或以某個立場提出質疑。很多 wiki 實現都提供對訪問控制列表的支持，可以將其應用於單獨的頁面或整個站點。但是，爲了不抹殺創造力和參與性，成功的 wiki 都會十分謹慎地使用這些工具。
- 更改始終可見。對站點所做的更改是即時的，並且全局可見。
- 衆多細微更改。一個活躍的 wiki 中的經典模式就是長期進行很多細微更改。每更改一次就創建一個頁面的新版本，這些頁面可具有許多增量版本的歷史記錄。
- 簡單。Wiki 提供了足夠的力量，使內容的創建輕而易舉。這種簡單之中也包含爲數不多的一些約束，目的在於使靈活性最大化。
Wiki 的使用和設置都非常簡單。最初目標是提供一種比編寫 HTML 代碼簡單得多的 Web 頁面創建方法。然而，與典型的文檔管理系統相比，wiki 的設置和使用也非常簡單。這種簡單性還對成功的另一個因素 —— 即創建內容的速度作出了貢獻。快速發佈和快速糾正就是 wiki 的運作模式。
wiki 協作這種開放、平等的本質使其協作者懷有一種權力感。人們發現自己可以對集體工作成果產生直接影響。由於每個頁面都保留了版本歷史記錄，因此可以標識每個人的貢獻，從而促進了主人翁意識。此類修訂歷史非常易於訪問，因此，它是站點中非常顯著的部分。此外，它還是杜絕不當或破壞性更新以及啓用編輯監督的關鍵所在。
所有這些加在一起就是前面討論的 wiki 社區運作方式的要點。Wiki 就好比文檔和 Web 站點的開源開發。Wiki 允許各個羣體以一種自然的方式協作，建立信任、使結構和內容有機演進、匯聚社區知識，因此，它的運作方式就像是一種協作式內容環境。
企業 wiki 的公認定義是由一家企業所使用的 wiki 的簡單概念。這依然是一個新興領域，wiki 提供者關注的是協作任務和用戶驅動的應用程序開發。大多數 wiki 實現可用於企業之中，但是，企業 wiki 與其他 wiki 實現略有不同。通常，它們與企業身份管理和存儲備份相集成，爲將外部內容整合到 wiki 中提供工具，幷包括其他協作支持。由軟件公司交付的 wiki 提供服務與支持，而開源實現提供的則是盡力而爲的服務。
在各種規模的公司中，wiki 一般都是由中小型團隊使用的，主要是用於輔助基於文檔的協作。常見應用方式可歸入以下幾類：
- 項目管理工具
Wiki 用於創建和跟蹤管理團隊項目所需的所有項目文檔，包括項目規劃、日程安排、狀態報告、規範、how-to 文檔以及變更提議。此類應用大多源於創建自己的低成本、輕量級項目管理解決方案的小型團隊。隨後擴展到其他團隊。在某些情況下，wiki 還作爲整個公司項目管理的基礎。 - 知識庫
企業或機構內的利益團體是由於致力於共同的目標、使用相同的工具或方法而形成的。這些團體從收集和共享關於這種共同利益的知識中受益。Wiki 用於以協作的方式貢獻一組獲取這些知識的文檔。這些利益團體可以是呼叫中心團隊、一組運用相同技術或方法學的項目團隊、需要在其成員之間共享信息的多個部門，有時也可能是在工作過程中獲得信息、需要共享此信息以幫助同事的個人。 - 文檔儲存庫
有效地部署 Wiki 以實現文檔儲存庫，特別是在文檔快速、頻繁變化的情況下。這包括作爲項目一部分開發、依然處於變動狀態的文檔以及必須長期更新的工作文檔。
爲企業環境作出的社區工具選擇很大程度上取決於受控內容與非受控內容的對比結果。企業中的團隊或團體在選擇實現所需文檔類型和交互方法的恰當途徑時，會考慮到關鍵的權衡事項。企業文檔和 Web 內容管理工具都基於工作流、策略、管理控制和監控。它們尋求的是確保發佈高質量的信息，並確保文檔在其整個生命週期中都得到正確的處理。與此完全相反，wiki 基於自我管理的範式，該範例不強制實行任何工作流，最大化內容提供者的自由和自律。使用 wiki 的團體通常也希望確保高質量的信息，但這只是編輯監督中的一項實踐，不受控制和工作流直接支持。
wiki 放棄集中化管理，以減少編輯工作或簡化工作流過程。保持 wiki 內容正確、結構合理需要不斷地進行監控和糾正。成功的 wiki 一般指定一個人或一個小組來監控所有更改，並且採取糾正措施以確保站點的質量。這種方法可能抹殺了集中化系統的優勢，集中化系統的目標是通過經認可的工作流保持良好的秩序。但很多團隊發現，與 wiki 環境能夠帶來的速度和團隊創造力相比，爲使其保持良好的秩序所需付出的努力微不足道。
您可能希望瞭解正規文檔管理系統和 wiki 之間的其他差別。表 1 中概括了這些差別。
| wiki | 文檔管理 | |
|---|---|---|
| 團隊控制，非 IT | 是 | 否 |
| 信息質量 | 編輯監督 | 經認可的工作流 |
| 文檔保留 | 用戶/編輯的判斷力 | 保留策略 |
| 內容和組織的進化 | 社區更新的有機演進 | 團隊控制內容，管理員控制結構 |
| 併發更新 | 大多數沒有控制，有一些有簡單的檢出 | 鎖定，檢出 |
企業團隊工具表示文檔管理方法的實例。通常，社區支持會指定給 Web 服務器和門戶服務器，通過 Web 內容管理產品或協作產品支持。正如前面 Web 上的社區 一節所述，Web 站點或門戶可以向社區之外的人提供關於該社區的較爲靜態的信息，並託管爲該團隊提供支持的應用程序。但是，社區交互的核心是共享共同創建和管理的信息。這就使人們開始關注企業中當前用於支持團隊協作的工具。
以 IBM 協作工具爲例，Lotus Domino 是核心，另外還有 Lotus Domino Document Management 和 Lotus QuickPlace。爲定位這些解決方案，您必須認識到團隊需要一定程度的靈活性、控制和管理。一端是集中管理控制極少甚至完全沒有的 wiki。另一端是有着嚴格控制和集中管理的 Domino 和 Domino.Doc®。中間是 QuickPlace，它包括集中管理，但將協作空間結構中的大部分指派給用戶。wiki 根據其用戶的一致意見進行有機演進，而在 Domino 數據庫或 Domino Document Management 中，結構由管理員設定，用戶在這些約束限制下工作。中間是 QuickPlace 協作空間，在其中，團隊成員可以發展空間，但結構和交互的方面通常不在其控制範圍內。
與所有在線社區一樣，企業也應該利用恰當的工具的承擔恰當的角色，以便爲團隊提供支持。wiki 可能在快速生成信息、獲取知識以及促進基層協作方面非常有效。當文檔變得穩定時，您需要將一些通過 wiki 協作生成的文檔移動到另外一個受控的儲存庫中。此類文檔包括那些必須應用業務控制以便符合聯邦或州法規的文檔。部分此類文檔可能需要從初始創建起到生命週期結束時一直在受控、受監管的環境中加以管理。其他一些文檔可能是自動化人工過程中所必需的，因此必須在與工作流解決方案集成的受控設置下加以管理。
業務團隊和麪向任務的小組要求應用程序支持其職能。對此類應用程序的需求出現快，往往變化的也很快。它們支持特殊業務過程、數據收集和團隊交互，並且往往會在任務完成或要求更改之後被廢棄。這種 “可廢棄的應用程序” 現象是業務團隊使用基於 Web 的工具創建自己的環境化服務和解決方案大趨勢的一部分。它還是對 wiki 在企業中日益增長的應用方式的一種擴展 —— 減少電子郵件交換。
那些特殊、團隊驅動、生命週期短的應用程序發揮了 Wiki 的優勢，某些形式的 wiki 有可能會在其創建過程中扮演主要角色。例如，JotSpot 將自己列爲應用程序 wiki，它提供工具、組件以及模板，以便快速開發這些類型的應用程序。IBM 也正在嘗試這一概念。理念是支持一個技術方面較不成熟的社區 —— 只具備非常基礎的 Web 技能，使其可開發所需應用程序。這一模型對於個人或團體、即時部署、聚合和團隊所做的修改以及團隊自身總體控制來說是一種直接的業務價值。
在這個模型中，wiki 是開發工具和應用程序。團隊成員協作處理應用程序，就像處理普通內容一樣。大部分團隊成員可以查看錶示應用程序組件的附加標記，並可將這些組件放在一個頁面上並通過關鍵字參數進行定製。少數 Web 技術指導團隊成員可編寫新組件，使用的同樣是應用程序 wiki 的工具。
應用程序 wiki 概念是全新的，現在，它在團隊內的動態用法已衆所周知。但是，對於組織來說，以試點模式爲團隊推行應用程序 wiki 無疑是合理的選擇。考慮到 wiki 協作的根本特性，試點和生產部署之間相差無幾。wiki 用戶會任何他們認爲對自己有幫助的東西。
如果，大多數企業已經認識到自己處於一個不斷變化的環境之中，在這種環境中，改進團隊交互和協作的速度和質量變得越來越重要。在與企業中已部署的其他社區工具結合使用時，Wiki 和 blog 將有助於建立健全、高產的社區，並有助於促進高效協作。組織應該考慮以試點方式應用 wiki 和 blog。他們會發現，團隊自己將找到利用 wiki 和 blog 完成其工作的最佳方法。
學習
- Wikipedia：看看實際的 wiki 百科全書。
- Apache Foundation main wiki：訪問這個開源項目 wiki 的示例。
- Atom wiki：請參閱用於創建行業標準的這個 wiki 站點。
- WikiMatrix：查閱這個對衆多 wiki 實現的有用對比，這是您考慮在企業中使用 wiki 時應該具備的重要信息。
- “使用 Derby 創建 wiki 系統，第 1 部分：基本系統和正則表達式”：學習這份中級教程，然後繼續學習 第 2 部分。
- JotSpot：瀏覽 Web 中當前可用的應用程序 Wiki 的一個示例。
- developerWorks 的 Web Architecture 專區：查找有關各種基於 Web 的解決方案的文章和教程。另請訪問 Lotus，在這裏可以找到 Lotus 軟件的技術資源，包括 Lotus Domino、QuickPlace 和 Domino Document Manager（Domino.Doc）。
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Joel 自 1981 年加入 IBM 以來一直從事高級軟件項目。他現在是 Emerging Internet Technologies 組織的成員，探索的技術領域包括：面向服務的架構（Services Oriented Architecture）、醫療信息學、在線社區以及社會網絡軟件。Joel 還參與了軟件架構模式的開發和其他簡化軟件解決方案創建方面的工作。他現在是 MedBiquitous Consortium（一個衛生保健標準機構）的技術指導委員會主席。最近，他一直關注如何利用 wiki 爲團隊和在線社區帶來便利，以及如何擴展 wiki 概念本身以便支持更多類型的以內容爲中心的協作。 |