【專升本】計算機之辦公軟件操作整理

word中

1. 郵件合併 ：錄取通知書、 邀請函、 准考證號等均可以使用 word中郵件合併功能製作。

   1.創建數據源
   2.打開主文檔。點擊【郵件】選項卡中的“選擇聯繫人”下拉列表選擇“現有列表”
   3.將光標移動到需要修改數據源的地方，點擊“插入合併域”
   4.點擊“預覽結果”無誤，點擊“完成併合並”即可

    

2.    生成目錄：（包含目錄頁和正文頁數不一樣的情況）

   1.首先需要設計標題級文字，點擊【開始】選項卡中的【樣式】分別爲標題設置樣式
   2.將光標移動到正文前，點擊【頁面佈局】選項卡下的【頁面設置】中的“分隔符”下拉列表選擇，下一頁
   3.將光標移動到正文前，點擊【引用】選項卡下【目錄】點擊【插入目錄】則會，自動插入目標。

    

3. 查找與替換
    

   1.點擊【開始】選項卡下的【編輯】組中的替換，彈出“查找和替換”對話框
   2.在“查找內容”輸入框中輸入“XXX”，在“替換爲”輸入框中輸入"XXX"，點擊“全部替換”

    

Excel中

1. 條件格式：將滿足條件的單元格設置爲特殊格式，爲了突出顯示某些數據。（eg:將班上學生的成績不及格（<60 分）的突出顯示，設置爲紅色字體等。）

   1.選定數據區域
   2.點擊【開始】選項卡【樣式】組中的【條件格式】
   3.點擊下拉列表中的，【突出單元格規則】選擇，小於，在輸入框中輸入，60，格式設置爲紅色，即可

2. 排序（將一組數據按一定的順序排好。eg:將總分按照從高到低的順序降序排列，若總分相同，則按照計算機降序排序。）

   1.選中數據區域
   2.點擊【數據】選項卡【排序和篩選】組中的【排序】，將【主關鍵字】設置爲總分，
   點擊左上方添加【次要關鍵字】設置爲【計算機】，【次序】設置爲【降序】

    

3. 分類彙總：分門別類的分析或統計。（在分類彙總之前，必須先以分類字段作爲主要關鍵字進行排序。eg:統計班上男女生總分最高的姓名。）

   1.選中數據區域
   2.點擊【數據】選項卡【排序和篩選】組中的【排序】，【主關鍵字】設置爲【性別】，【次序】爲【降序】
   3.點擊【數據】選項卡【分級顯示】組中的【分類彙總】
   4.設置【分類字段】爲性別，【彙總樣式】爲最大值，【選定彙總項】爲總分，點擊確定

    

4. 篩選：只顯示滿足條件的數據，不滿足條件的數據將自動隱藏。（普通篩選，一次只能針對一個字段。）（eg1:只顯示專業爲“舞蹈”的學生信息。）

   1.選中數據區域
   2.點擊【數據】選項卡【排序和篩選】中的【篩選】
   3.點擊【專業】右下角出現的小三角，勾選【舞蹈】

   【自定義篩選】）
    

   步驟：
   ①在【數據】選項卡中選擇-【篩選】，標題行各字段單元格右下角將出現小三角。
   ②單擊“計算機”單元格的小三角，在彈出的對話框中，選擇【數字篩選】-【介於】。
   ③ 在彈出的“自定義自動篩選”對話框中，設置相關值爲“100”、“120”，單擊確定。
   （注：【數字篩選】中，除了“介於”，還有：“大於”、“小於”、
   “等於”等。）

    

5. 數據透視表

   【數據透視表】
   1.點擊【插入】選項卡的【數據透視表】
   2.打開“創建數據透視表”對話框，“選擇數據列表範圍”和“透視表放置的位置”
   3.顯示“數據透視表字段列表”任務欄，將分類的字段分別拖入到數據透視表的“行標籤”
   和“列標籤”出將作爲計數的任何字段拖入到“將值字段拖至此處”就完成了