如果你問任何一位首席信息官有關他第一次向董事會彙報工作的情況，你都會聽到一聲如釋重負的長嘆，那是過去的事了。
“當我在一家上市公司工作時，我將在董事會上的業務陳述視爲個人職業發展的機會，因爲我從每一次經歷中都學到了東西，”美國達拉斯市Hunt Consolidated公司首席數字和信息官黛安•施瓦茨(Diane Schwarz)回憶道。她稱讚其前任老闆對她首次在董事會就網絡安全方面進行陳述給予了信心，當時提醒她說：“你對這一話題的瞭解比其他任何人都多。”
施瓦茨補充道，對於那些習慣於與團隊開會或與同事交流的首席信息官來說，向董事會彙報工作有點“角色顛倒”。施瓦茨在擔任目前職務之前，曾在美國德事隆公司(Textron)擔任首席信息官。“在董事會會議室中，你在向一些受人尊敬且經驗豐富的高管們進行陳述。這是一個組織有序的會議，你只能參加議程中事先安排好的那個會議時段。”
她的建議是：帶着不同的心態參加會議。“這不是一次合作會議。你需要彙報自己所承擔的各方面的企業責任。”
在此，施瓦茨和其他資深高管分享了他們在董事會成功進行業務陳述的最佳建議。
瞭解董事會的需求
當菲爾•法薩諾(Phil Fasano)在凱撒醫療集團(Kaiser Permanente)擔任首席信息官時，他非常重視指導自己的團隊如何向董事會進行業務陳述。“技術人員會認爲，董事會希望聽到有關他們正在開發的那個出色產品的內容，但事實並非如此。”法薩諾說道。他作爲華盛頓特區戰略諮詢公司Bay Advisors首席執行官，在多個董事會任職。
他補充道，爲股東和客戶提高公司的價值，這是董事會所關心的事情。“我會指導IT人員(他們想給出一個精確到小數點的數字)去理解，當你在董事會面前給出這樣的數字時，這會立即給你帶來麻煩，說明你沒有考慮過面臨的所有挑戰。”法薩諾指出，並強調與董事會分享工作中的利弊非常重要。
約翰·默裏(John Murray)之前擔任過首席信息官和首席執行官，目前擔任兩個私人董事會的董事，他也認爲首席信息官需要關注董事會所側重商業方面的利益。“給我一個進行衡量的時間表。告訴我你目前的工作對未計利息、稅項、折舊及攤銷前的利潤(EBTDA)有何貢獻。”他建議道。
簡明扼要
首席信息官與董事會進行溝通最具挑戰性的一個方面是，去除技術更新工作中的複雜內容，同時又不應掩蓋未來所面臨的挑戰。
針對在與董事會溝通過程中簡潔的重要性，默裏對一些首席信息官同事提供了指導。“一個很典型的(抱怨)是，一位首席信息官原本應該用10分鐘陳述某些事情，但卻用了35-40分鐘。一旦這位首席信息官離開後，董事會的每個人都會長吁短嘆。”
更好的策略是：“以董事會可以理解的方式來提出一些有用的、可行的見解，” 默裏建議道。“告訴我目前我所承擔的任何風險。告訴我你將如何管理這些風險。然後離開董事會會議室。”
在決定要分享多少技術細節內容時，要在過於簡化和過度複雜之間找到一個平衡。施瓦茨指出：“大多數董事會成員都在多個董事會中任職，或者曾經擔任過首席執行官，並經歷過各種技術方面的彙報。”“他們不會不瞭解任何相關信息就來參加會議，所以不要低估他們的基本知識。”
留意董事會的動態
美國費城附近的Lamoreaux Search公司總裁克里斯汀•拉莫羅(Kristen Lamoreaux)表示，瞭解董事會本身的動態是首席信息官在其盡職調查和提前準備工作中往往會忽略的一個方面。她解釋說：“你的確必須依靠首席執行官和首席財務官來了解董事會的動態。”“提前瞭解誰會提出一些更深層的問題，或者誰可能會偏離主題問一些財務方面的問題。”
拉莫羅補充道，大多數首席信息官在自己的董事會陳述準備工作中都很重視瞭解董事會成員的背景資料，但是很少有人會考慮董事會工作關係的成熟度。“他們在一起工作已經五年了嗎?是否有新成員?董事會中的政治環境是什麼情況?”
即使是像董事會成員可能在會議前跳過指定閱讀材料這樣的細節，也有助於首席信息官來應對一些意外問題。她說：“除非有人已經提前告訴你，否則你要相信所有董事會成員都已經閱讀了董事會資料的細節內容。”
贏得他們的信任
Hunt Consolidated公司的施瓦茨回憶說：“董事會成員通常會在整個業務陳述過程中不斷向我提出問題。”他還注意到，這些問題常常每年都要重複。“我在每次業務陳述後都會記錄這些問題，並在下一次董事會會議準備工作中對這些問題進行復習。”
在2014年，當凱文·巴恩斯(Kevin Barnes)擔任E&J Gallo Wineries公司的首席信息官，併爲自己的第一次董事會會議做準備時，他注意到一位新的董事會成員曾是另一家加利福尼亞州公司的首席財務官，而巴恩斯與這家公司的首席信息官非常熟悉。
他回憶說：“我給(那個首席信息官)打了電話，並做了一些社交和人際溝通工作。”這使我對Gallo公司的IT戰略及該董事會成員有了一個非正式的粗略認識，並且瞭解到該董事會成員曾經提出的一些“很棒且棘手的問題”，這使巴恩斯有所準備，以應對在董事會會議上的一些話題。
然而，贏得董事會成員的信心和信任不僅僅是進行信息共享。施瓦茨使用了她戲稱爲“諮詢臺101”的策略來鼓勵進行董事會會議室之外的技術交流。首席數據官說：“作爲資深技術人員，我們應該隨時準備爲需要幫助的人提供幫助。”“在乘電梯時，我爲一位董事會成員解決了她電話存在的問題。我花了大約10秒鐘的時間就把問題解決了，她非常感激。”