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01 這真有必要做那麼多工作表嗎？
太多的人覺得每個月一個表格存放數據，一年12個月，一個工作薄文件裏放12個工作表，然後還有大量的插件批量生成工作表，批量重命名工作表、工作表排序等一系列的功能來輔助完成這些提速性工作。
這樣的做法卻從來沒有人去思考它的合理性所在，一路下來，前輩帶後輩，模板都這樣通用下來了，美其名說不用想太多，照着模板填下數就OK，不知道這些的思維方式害死多少人在沒日沒夜地在做表格。
正確的做表方式爲：同一主題的數據，儘可能地在一個工作表裏完成，多個月的數據，要做區分，不過是多加一列月份，標記下這些數據的附加特徵、屬性就可以。後期數據分析時，數據源是連貫的，用數據透視表一引用，想看哪月數據就看哪月，想看整年數據也直接彙總下就有。
數據量太大，一個表存不下怎樣辦？
既然數據量這麼大，就尋求下IT人員的輔助，或者自己再加一點點的學習，接觸下數據庫這東西，最終也不是個問題。
02 合併、拆分工作表，真的必要嗎？
如果第一點裏能夠做好，這個第二點也是個僞需求，就算有需求，Excel的自助式BI組件，對處理這些需求也是分分鐘的事情，學習難度也不過是日常表格基本操作的水平，小白級的用戶都能輕鬆掌握。
筆者一直堅持小即是多，不增加用戶的學習負擔，只推薦最好的解決方案，除非是萬不得已的因爲權限問題需要拆分工作表。
03 各種合併單元的各類技巧真的必要嗎?
合併單元格不得不說，是數據處理過程中的一大雷區，許多的用戶，爲了所謂的審美美觀，同一個數據內容，多行展示不好看，來個合併居中，好看多了。
殊不知這樣一搞，整份數據源就面臨滅頂之災：排序、篩選不能用了，數據透視表也報錯了等等。
更糟糕的是，各大插件還趕來幫倒忙，合併了數據不丟失，合併了可以還原數據等等。
正確的使用方式爲：最大可能性地不在數據源裏使用合併單元格功能，可以隨意在報表層面使用合併單元格進行最後的美觀處理。報表層即是數據結果層，無需對數據進行其他的函數公式引用，數據透視表引用等。
一般來說，報表層操作步驟都很有限，想想一份打印的報表數據，才幾十行數據就已經閱讀夠類的，幾十行數據，合併個10多次的操作，用F4重複操作也沒多難的事情。用不着天天去尋覓各大插件的高級批量處理功能。
04 批註功能衍生的各類需求
縱觀各大插件的功能，發現還是許多功能圍繞着批註來進行加強，如批量圖片到批註，批量修改批註內容等。
我理解的批註：批註是個臨時性的標記，用於查看過程中手工發現問題記錄一下。
正確的做法是把批註過的內容，需要重新以數據源的方式追加到數據源內，通常新建一列，填寫相應的內容。
此時的好處是新建的列數據，可以進行查找替換、排序、篩選等正常的操作。無需很彆扭地因爲數據在批註裏無法進行這一系列操作的尷尬。
同樣的問題也出現在單元格的顏色標註上，這些的標註，可以美觀加分一點，但如果是爲了區分數據，有更進一步的數據分析意義，請加上一列，把不同行的信息區分用文字來落實表達出來。
至於批註放個圖片，需要查看時鼠標放至單元格上即可顯示，好便利，這個也是個僞需求，圖片插入到單元格里，或者利用自由報表的形式，重新對數據+圖片的排版。無論是打印還是電腦閱讀都比用批註存放圖片來得更好。
05 動不動就選一列或一行進行操作
在Excel2007及之後，無論是行數還是列數，都有很大的擴展，若不小心在一行或一列裏進行了數據引用、字體、顏色、背景、邊框等設置，這些將會大大地增大了其作用範圍。本來是設置幾十個單元格，變成了設置幾百萬個單元格。
因爲這些的不合規的操作，致使出現了工作薄文件突然增大，明明幾百行的數據，文件卻幾十M的大小，明明簡單的一個函數，運行起來卻巨慢無比。然後也出現也插件界量身定製的工作薄、工作表瘦身功能。
正確的使用方式：
要用多少，引用多少的單元格，不要動不動就整列、整行的選擇。一般整列、整行只是刪除、調整行列高之類的整體性的操作纔有需求。
使用Excel智能表功能，智能表功能不僅有間隔行顏色填充這樣的表面性表現，同時它是結構化的數據，可以輕鬆地選擇數據區域內的一行或一列或全表等操作。在做數據引用時非常輕鬆。
06 有那麼多的刪除、插入空行的操作嗎？
對這些需求的人，也是沒有分清數據源和報表的區別，數據源是基礎，報表是引用數據源生成的結果數據。
一般的數據處理、分析的時間分配是80%的時間在做數據源的清洗、整頓。通常這些插入空行的操作，極大的破壞了數據源的數據結構，給數據源的清洗帶來災難性的問題。
在報表層的插入空行的操作，回到上面所說的，報表層，需調整的餘地和動作很少，一般人工操作的步驟範圍也是可接受的範圍內，最多是數據透視表+自由報表功能，可滿足絕大多數的報表排版需求。
至於這些插入、刪除空行的操作，反正我是幾乎沒有用到過，是因爲我做表太少還是我在思考和實踐正確的做表習慣和思維，這個留給大家思考。
07 數據聚光燈功能的使用真的剛需嗎？
學習VBA的人，或多或少都會接觸到這個數據聚光燈的功能，點擊某個單元格，然後可以高亮其對應的行和列，防止數據看錯行或看錯列。
這個功能的開發，還分出了不少層級水平。
初級水平：功能實現了，卻破壞了原來的顏色標註，使原有的顏色標註被清除了。
高級水平：無論是顏色標註還是條件格式的顏色，都可以保留，完美實現功能所需。
這個功能在插件界也是呼聲很大，很多用戶很想擁有，開發者也多數以能夠成功開發完美的聚光燈功能來展示實力水平。
但問題是，對於數據源的查看，數據量是很大，但有了智能表的間隔行顏色區分，加上排序、篩選等操作，出現看錯行列的機率幾乎很少。報表層面數據量本來就少，數據透視表也可以套用間隔行的顏色填充，看錯的機率就更少。
說實話，真不知道這個需求的羣體是哪些，如果真有，歡迎在下方評論區討論一下。
08 從一個單元格提取出想要的信息
這個想必最多人吐槽的不合規的做表方式，一個單元格存儲內容：豬肉，3斤，油8兩，青菜800克。
就算各家插件有幾種能耐幫你重新從一堆文本里把需要的信息提取出來，但這個意義何在，這就是加班做的事麼？
猶如一棟高樓需要堅實的地基，一份有價值的數據，也需要合理的前期數據規劃，不是什麼都臨時性地做一下，把Excel當作一個草稿紙，反正信息記錄下來了，日後要用到時，也可以從中取出來用。
但這個取的動作，代價之高，沒幾條生命可以折騰得住，更可氣的是，這個爛攤子還要留給不少後來者一同來打掃，難受得很！
這些爛攤子的需求，也扭曲性地催生了一系列的插件功能，筆者不得不向其低頭，同樣提供了這類的文本處理功能，爛攤子多了去，何年可休也？
09 修改原有數據，最後無法還原
某些時候，因數據分析的上層需求，需要在數據源中提取相關信息作分析，如果數據源不規範，在數據處理過程中，通過查找、替換或各種插件的功能對數據源進行更改，並在原單元格上覆蓋保存。
雖說此次的分析需求被滿足了，但數據查找、替換過程中，也必然帶來數據的丟失和變更。如簡單一個轉換大小寫功能，處理成了全部大寫，但哪天想看回原始的數據是怎樣的，已經沒法返回，或更有一些是一個信息量很大的單元格里，如上文的豬肉，3斤，油8兩，青菜800克。。如果僅提取第1個豬肉的信息，後續，其他信息將無法還原。
正確的做法是：使用函數公式，另起一列，通過函數公式的邏輯處理，從原來的數據中加工出最終想要的數據形式，例如Excel函數有轉大寫函數，用這個函數轉一下，新列就是大寫的，原來的數據還保留，可以追溯。
很悲哀的是筆者也同樣支持此類的文本處理功能，但實在呼籲，最好的方式是另起一列，用自定義函數實現（可能需要點正則的知識，多數人就打退膛鼓了）。
10 中國式報表的大行其道
製作帶斜表頭，各種交叉表、各種大小類小計手工引用多個單元格求和等等。報表出來就是一大張，A4紙都不夠排，列數據有幾十上百列，看得了這頭忘記那頭，看報表時當然要用聚光燈功能。同時打印出來要拿把尺子來比對不要看錯行。
以上林林總總，好像國有企業是個重災區，領導要看的樣式不敢不照做，多少生命就這樣被領導着走一生。
多用數據透視表吧，數據透視表不能滿足的部分，就用數據表公式引用下結果數據，每月要更新報表，刷新下透視表，然後複製粘貼到PPT之類的排版下。
End.
作者：Excel催化劑來源：簡書
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