週一大清早，IT管理員小劉精神飽滿地走到工位上，打開電腦，準備開始新一週的工作。郵箱打開，一封老總的郵件赫然在前：郵箱損壞，2011年前的郵件都已不見！不巧的是，其中的一些郵件，因涉及到法務問題，需要快速從備份中恢復。任務重要，不計成本；時間緊急，刻不容緩！
這下可把小劉給難住了。怎麼回事呢？2011年前的郵件都經過了備份的確不假，但要從備份中恢復郵件就沒那麼容易了。這究竟是怎樣的一個艱難的過程呢？小劉在腦海裏迅速算了一筆賬：公司1000名員工，查找2011年前的郵件備份。每個PST文件的平均成本至少要50多美元(轉換工作外包，電子查找的過程需要轉換PST文件或掃描備份在磁帶上數據，然後找到需要的郵件並打印出來)按照每個員工50個文件，每個50美元的報價，挖掘查找數據的費用將會是一個令人震驚的數字，250萬美元。想到這，小劉深吸一口氣。當然，錢的事是小事，領導發話：不計成本。但關鍵問題是，時間上根本是不夠的！等把需要的幾封郵件找出來，政府的罰款單早就到了。
思來想去，小劉只好如實彙報了以上情況。老總驚愕萬分，感嘆道：沒想到備份也不頂用，需要恢復郵件的時候只能幫倒忙。最後，公司認罰了事，而從備份中恢復老總2011年前郵件的事還是要進行。面對着龐大的郵件備份，小劉真是啞巴吃黃連——有苦說不出啊。
沒過幾天，領導就下了新旨意：IT部門務必立刻尋找一款合適的解決方案來防止類似情況再度發生。小劉和同事們急忙馬不停蹄地行動起來。
其實小劉的這種情況在所有企業中都是很常見的，只是嚴重程度不同而已。IT管理員經常會碰到用戶郵件丟失、誤刪、郵箱崩潰的情況。而無論出現什麼情況，來自領導、同事等各方的壓力最終都指向IT管理員：把郵件找回來！所以，方便快速地把郵件恢復回郵箱至關重要。
很快，小劉他們發現，郵件歸檔系統能夠解決上述問題，將郵件歸檔後方便調取和恢復，以應對各種緊急情況。
但把郵件恢復回郵箱也並不是那麼簡單的事。其基本要求是：必須把郵件照原樣恢復到用戶的郵箱裏，包括郵件的原始時間、郵件所在的文件夾、是否已讀、是否轉發、是否回覆等等。這樣才能算是真正將郵件、使用人狀態、事項進展等各個相關信息真正“恢復”。而事實上，在尋找方案過程中，小劉他們發現，並不是所有郵件歸檔系統都能做到這一點。
通常郵件歸檔系統是用轉發的形式把一封歸檔郵件發回到用戶的郵箱裏。這樣的方式的問題是郵件的時間變成現在轉發的時間，而不能保留原郵件的時間。從法規遵從要求來看，郵件已經被改動了，完全不符合法規要求。如果用戶有大量郵件或者是整個郵箱損壞了，發送一個用戶的全部郵件到用戶郵箱，所有郵件都在一個文件夾裏，全部是未讀狀態，而且都是今天的日期，非常不方便用戶使用。
就這樣，小劉在尋找解決方案的時候也花了一番功夫來測試甄別各種郵件歸檔系統。最終的測試結果是，郵件歸檔系統EEA可以滿足全部的需求。EEA可以把郵件照原樣恢復到用戶的郵箱裏，包括郵件的原始時間、郵件所在的文件夾、是否已讀、是否轉發、是否回覆等等。而且恢復的速度非常之快，一萬封郵件平均需要5-20分鐘即可。並且支持恢復聯繫人、日曆、任務等信息，保證用戶的所有信息都被安全地保護並可快速恢復。
於是，郵件合規保存、快速調取恢復的問題都得到了圓滿的解決，小劉的工作成果和效率被領導大加讚賞。不僅如此，小劉的工作壓力也大大減輕，因爲功能全面、簡單易用的EEA使同事們可以自行恢復權限內的郵件，因郵件來找小劉幫忙的事情幾乎不再發生了。現在呀，小劉可以把更多的精力集中在其它工作上，這可真是兩全其美，何樂而不爲呀！