一、 概述
隨着我國製造業的不斷髮展，製造業信息化水平也迅速提升，電子郵件成爲傳遞工作信息的重要手段，電子設計文稿等大數據也越來越多地出現在進出郵件系統和在企業內部傳送的郵件中。大數據的日益增長給製造業企業帶來的麻煩是這種情況出現之前所無法想象的：數據紛繁難以查找、佔據巨大空間管理困難、系統負荷過大無法正常運轉……郵件僅僅在時間的積累下也會出現上述問題，更不必說有大數據的參與，郵件的管理問題更加複雜。本案例中MessageSolution爲三一重工實施了郵件歸檔審計解決方案，解決了郵件查找、日常管理和系統運維的困難，保證了郵件的信息安全和法規遵從，助力三一重工的信息化建設，爲製造業信息化提供了極具代表性的樣本。
二、 項目背景
三一集團有限公司始創於1989年。自成立以來，三一集團秉持“創建一流企業，造就一流人才，做出一流貢獻”的企業宗旨，打造了業內知名的“三一”品牌。2010年，三一集團銷售超過500億元。2011年，三一集團實現銷售802億元。2011年7月，三一重工以215.84億美元的市值，首次入圍FT全球500強，成爲唯一上榜的中國機械企業。目前集團擁有員工6萬餘名，是中國最大、全球第六的工程機械製造商。近年來，三一連續獲評爲中國企業500強、工程機械行業綜合效益和競爭力最強企業、福布斯“中國頂尖企業”、中國最具成長力自主品牌、中國最具競爭力品牌、中國工程機械行業標誌性品牌、亞洲品牌50強。
三一集團的核心企業三一重工於2003年7月3日上市，是中國股權分置改革首家成功並實現全流通的企業。在國內，三一建有上海、北京、瀋陽、崑山、長沙等五大產業基地。在全球，三一建有21個海外子公司，業務覆蓋達150個國家，產品出口到110多個國家和地區。目前，三一已在印度、美國、德國、巴西相繼投資建設工程機械研發製造基地。
三一重工在做郵件歸檔產品選型時，從公司資質、產品架構、售後服務等多方面進行考覈，並進行了嚴格的試用，在充分比較了目前市場上主流郵件歸檔產品的成熟性、便捷性、穩定性、擴展性和適用性等各項指標後，最終選擇了MessageSolution的郵件歸檔審計系統EEA。
三、 產品簡介
企業郵件歸檔審計系統EEA在以下領域幫助用戶減少業務上和信息技術上的風險：
■ 法規遵從與郵件審計 ■ 查找證據支持訴訟
■ 優化郵件服務器存儲 ■ 快速查詢與郵件監管
■ 恢復丟失郵件 ■ 郵件長期歸檔保留
EEA的主要功能模塊：
■ 法規遵從 ■ 郵件審計稽覈
■ 快速搜索，智能查詢 ■ 數據存儲倉庫
■ 數據挖掘 ■ 監督管理
■ 歸檔歷史郵件 ■ Outlook集成與郵箱管理
■ Lotus Domino/Notes集成 ■ OWA集成
■ DWA集成 ■ 內置全文搜索引擎
■ 郵件跟蹤 ■ 單實例存儲和壓縮
■ 郵箱恢復 ■ PST/NSF文件管理
EEA在製造業、金融業等多個行業中均有突出表現，連年獲得製造業信息化優秀推薦產品獎、創新解決方案獎、微軟金牌合作伙伴等多個獎項，深受廣大用戶和合作伙伴的好評。
四、 歸檔需求
三一重工是中國領先的工程機械製造商，業務繁忙、員工衆多、海量郵件超大數據、工作網點分佈全球，這些特點促使其產生了全面而嚴格的歸檔需求。
法規遵從：被稱爲“中國版《薩班斯法案》”的《企業內部控制基本規範》要求上市公司必須執行，同時鼓勵非上市大中型企業執行。其中對郵件等信息的要求是：保留所有業務記錄，包括電子記錄和郵件在內，不可少於5年；要求上市公司和註冊會計師事務所必須保留構成審計或評估基礎的審計工作報告、文檔和證明其結論的信息至少7年，即與審計工作報告和財務管理有關的電子郵件通訊記錄，至少也要保留7年。三一重工具有海量郵件和超大數據，僅用備份並不能使郵件數據得到及時梳理，無法達到專業歸檔的效果，也不能滿足信息審計需求，即無法有效實現法規遵從。
信息安全：郵件中包含大量商業信息，單獨的郵件系統無法保證重要信息的安全，需要歸檔系統通過權限分配、數據加密等方式來保證重要信息無法外流。
郵件搜索：要從日積月累的大量郵件中查找一段時間以前某個項目的相關郵件，如何在搜索信息不全的情況下快速查找？郵件搜索是使用過程中常見且棘手的問題。
郵件管理：郵件中包含的信息分散在各處，要對所有的進、出、內部發送的全部郵件進行集中化歸檔管理，包括郵箱管理、監督管理、重要項目的監督、敏感詞語的監察。