企業爲什麼需要一套採購管理系統?

對於生產製造等類型的企業,如批發業,倉儲業,零售業,電腦及配件,需要管理的設備種類比較繁雜,在傳統的管理模式中,商品、設備採購,大部分的數據採集都是由專門的員工負責數據的收集整理及記錄,採購人不是在採購上,就是在去採購的路上。這種模式效率往往比較低,容易出錯,不利於管理人查閱分析數據。
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傳統採購中,採購團隊需要打電話、接發郵件來執行採購工作,一邊接收各個工廠車間需求人員的郵件、電話提報的採購需求,一邊是進行供應商篩選、詢比價,挑選到合適的供應商,打電話向供應商下單,下完單之後還要應付採購需求的追單,到貨時間、對賬等等,及其依賴人工。

傳統採購的不利

所有采購信息由員工記錄,如果是多個採購人員,這種方式採購信息不集中,效率低,容易出錯,不便於企業管理人查閱分析和管理採購信息,及時做出調整;採購信息可能會涉及多個部門,各部門的採購信息零散,信息不集中,採購靈活度不夠;採購數據分散在各個系統裏,需要人工導出整理統計,既麻煩又不利於領導查詢與決策等。

採購管理是如何解決以上問題的?

員工通過採購管理系統可以隨時隨地在線錄入供應商信息,可提交採購申請,管理人可對各個部門的採購申請進行審覈,給出指導意見。
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採購數據關聯採購訂單,可對採購訂單全盤審查,各項數據進行彙總,集中處理。
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自動統計應付待付金額,避免員工統計的失誤,所有的付款記錄都會被系統記錄下來。
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企業應用採購管理系統的作用

提升採購人員的工作效率,對採購管理起到監督和控制的作用,推動企業實現降本增效,降低合規風險,企業可以根據採購數據,進行已銷訂購,從而提高庫存週轉率。自動生成採購及採購訂單報表,對款項和返點等數據進行精準記錄,能實時跟蹤到採購歷史,爲將來的採購工作提供價格依據。

採購管理人仍然是需要考慮採購時間,數量,流程,供應商質量,員工需求等等一系列問題,如果想順利完成採購工作,採購體系人員自身也要要苦練內功,踏實提升專業技能,開拓視野,不斷提升戰略洞察能力和管理能力。

而企業也應該積極促進企業採購管理向數字化轉型,以數字化、流程化的採購管理提高工作效率,節省時間、金錢和人力成本。

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