怎樣分類商業信息

 時間:2005-11-14   
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對商業信息進行分類是爲了在使用中便於存放和查找,提高信息利用的效率,這是一種技術活,也是商務祕書最常用的基本功。一旦獲得信息後,你可以迅速地對號入座,按照下面方法對信息進行處理。

 

按照信息來源分類 

信息來源分爲主類如國際或國內,再分子類如行業或企業或部門,並且必須註明來源可靠性與來源渠道,這對評估信息的真僞與價值有參考作用。

 

按照信息內容分類

根據信息內容,並且參考實際需要進行分類。分類本身也是一種篩選和評估,不加甄選就全部收入,無疑會增加無效信息的困擾,影響重要信息的關注與利用。以實際需要作爲依據,能夠使原始信息最大程度地被壓縮在不同的信息庫中,條理清楚,密切相關,便於查找。如上所述,內容分類也可根據信息的儲存量設置主類與若干了類,形成二級層次。

 

按照信息用途分類

如果你直接就能做出準確判斷,有些信息就可直接讓其對號入座,這種方法同按照信息內容分類近似,只不過具體到每個使用者,因爲信息用途可能多種多樣,凡是有關個人的信息,都可以依其實際需要來劃分和複製,如果利用內部局域網,則可以歸入共享用途中,這樣雖然內容不斷重複出現,但使用者可以按需調出。

 

按照信息時間分類

內容涉及時間或時間是其中重要因素的信息,如企業史料、重大活動和大事記,以及政策法令法規的不斷補充更新,都應採用這類方法,因爲時間證明事態的演進與發展,有時候,它也是最有說服力的證據。

 

按照信息密級分類

 對企業來講,除財務狀況與技術資料之外,商業信息也是必須劃入保密範圍的,尤其是那些會帶來商業價值,或者企業本身已花費大量人力物力獲得的信息。並非所有的商業信息都需要保密,但一旦列入範圍,則其重要性顯而易見。分類主要劃分爲絕密、機密、祕密、內部資料,公開資料五種類別,分別指保密程度。具體劃分標準因企業而異,也有企業只劃分爲機密和非機密兩種類別,這樣簡單的分類操作對中小企業比較適合,商務祕書的工作量也會相應減少。除非企業特殊需要,還是以簡單爲好,因爲在具體操作中,密級越多越難界定。實際上,按密級分類還是屬於主類,在其類內則應再按其他分類標準再作分類,猶如子類,否則查找起來仍然會摸不着頭緒。

    無論什麼樣的分類,都會涉及內容上的交叉或重複,最簡單的解決方法是利用計算機技術建立儲存與分類查詢系統,分別對號入座,其方法猶如字典,拼音檢索是一套操作方法,部首檢索是一套操作方法,字碼是一套操作方法,而信息內容都是一樣,無論採用哪種方法進入,都能直接迅速準確地找到你所需要的信息。

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