日本企業是如何應對新型肺炎疫情的？
原創 曲軍 企業管理雜誌 今天
當日本國內確診多例新型肺炎患者後，政府開始指導社會各界齊心協力應對疫情。有些日本企業基於以下原則採取了一些力所能及的應對方案：有備無患、不慌不恐、細化方案、公開透明。
1.組織、成立對策總部
有些日本企業分三個階段應對疫情：第一個階段是收集、分析信息；第二個階段是召開對策會議；第三個階段是正式設立對策總部。
這三個階段之間密切關聯，又相互獨立。每個階段都顯示出企業對疫情的應對狀態，每到下一個階段則意味着疫情的升級。
當疫情升級時，有些日本企業的危機管理委員會依據應急管理規章制度決議是否組織成立對策總部。該部門統一協調與政府部門、醫療機構、行業協會、新聞媒體、業務夥伴以及企業員工等的溝通、合作。其中，不僅會演練相關的溝通、合作事項，而且聯絡流程、問答內容、報告格式等一般也會事先擬定。
有些日本企業在《危機管理制度》中規定，危機管理委員會的負責人必須是企業負責人，並對任何突發事項的應急管理負責，但必須有依有據，避免依靠個人意志進行決策。相關事項包括但不限於自然災害、重大事故等危及企業生存的突發事項。
有些日本企業在《風險管理制度》中規定，經營風險管理委員會的負責人必須是董事級別以上的高管人員，他不僅有責任編制企業經營風險評估報告，也有義務向危機管理委員會申請成立對策總部。相關事項包括但不限於大規模流感、疾病等影響企業經營的風險事項。
還有些日本企業在《業務管理流程》中規定，爲了應對突發事項或管控經營風險事項，企業負責人負責定期審閱《對策總部操作手冊》。即使在業務管理流程中已有成立對策總部的方法步驟，但是一本持續更新的操作手冊纔是運營對策總部最有效、最直接的依據。
該圖是日本的一些地方政府組織專家爲當地企業設計的對策總部組織體制圖。
以下圖片是東京都政府根據新型肺炎疫情進展狀況，公佈把相關的“對策會議”組織升級爲“對策總部”的會議場景。
以下圖片是日本中央政府爲了應對新型肺炎疫情，組織成立對策總部後第一次會議場景。
2.鼓勵員工在家工作
有些日本企業能順利地組織員工在家工作，主要得益於其最近幾年對員工工作方式的改革。
因爲工作方式的改革，越來越多的員工逐漸適應了在家工作的方式。需注意的是，企業對在家工作的員工有嚴格的要求。
例如
企業必須獲得客戶的書面同意；工作內容必須是非絕密等級的資料；員工本人必須保證在家工作的環境是安全衛生的；業務主管領導必須親自評估該員工的業務質量是全面可控的。
以下圖片是有些日本企業在其官方網站上公佈的鼓勵員工在家工作的對策方案。
3.禁止去疫區出差
在已經公佈的應對方案中，有些日本企業規定要嚴格審批去疫區出差的業務，甚至有些企業暫時禁止去疫區出差。
企業間的應對方案存在一些差異，筆者認爲主要原因是每家企業對疫情的判斷可能不一樣，並且每家企業的業務需求也不同。
一般而言，企業的緊急應對方案是嚴格按照相關規章制度編制、決策的。有些日本企業在《危機管理制度》中已明確規定：雖然，在疫情期間原則上禁止員工去疫區出差，但具體應對方案由企業負責人根據實際情況決定。
例如，有些企業會根據以下三個階段的實際情況決定應對方案。
在收集、分析信息階段，原則上控制員工去疫區出差；
在召開對策會議階段，嚴格審批員工去疫區出差；
在設立了對策總部階段，暫停或禁止員工去疫區出差。
當然，有些日本企業規定無論處於哪一階段，都鼓勵員工通過電話、視頻、電子郵件以及社交軟件等方式工作。
4.實行出差隔離制度
有些日本企業規定從收集、分析信息階段起，任何員工從疫區出差回來後，必須在家隔離14天以上才能正式上班。在家隔離期間，鼓勵員工在家工作。
還有日本企業規定，出差員工在隔離期需每天測量體溫，若身體不適，則由公司預約醫院，並報銷醫療費用。
5.避免乘坐擁擠車輛
在新型肺炎疫情期間，有些日本企業規定員工必須避開上班高峯期（上午7:00—10:00），也有企業規定員工可以靈活延長或縮短上下班時間，實際有效工作時間達到8小時以上即可。
除了避免乘坐擁擠車輛外，有些企業還要求員工儘量避免前往人羣密集的區域。
6.禁止握手擁抱等禮儀
在疫情期間，爲了防止被病菌感染，有些日本企業禁止員工做出握手、擁抱等禮儀行爲，並且要求員工與客戶保持1米以上的距離進行交流。
在此期間，也許可以探討一下中國古代的拱手作揖禮，能否在中日企業商務交流中代替握手、擁抱等禮儀方式。
7.疫情期間佩戴口罩
在新型肺炎疫情期間，爲了避免互相傳染病菌，有些日本企業鼓勵、要求員工在通勤、工作、外出時都佩戴口罩。有些企業雖然沒有明確規定，但在辦公場所放置了足量的一次性口罩。
8.鼓勵人們日常攜帶口罩
在新型肺炎疫情期間，爲了減少人們互相傳染病菌，有些日本企業鼓勵員工日常在辦公包內預備口罩。其實，無論是否在疫情期間，有些員工每天都會辦公包內備有口罩。這樣，萬一身體不適或發覺周圍有人感冒發燒時，可以立即戴上口罩。
據筆者觀察，日本人日常攜帶口罩的習慣有幾個細節值得稱讚。
第一，即使打噴嚏時來不及佩戴口罩，也會主動把噴嚏打在紙巾上或自己的衣袖上。
第二，打完噴嚏後，立即洗手消毒。
第三，很多學校要求中小學生把口罩作爲文具，日常攜帶。
以下圖片是筆者在疫情期間去東京的某藥店購買兒童口罩時，拿到的現金付款收據，其中兒童口罩被分在文具類。另外，筆者也確認了東京某小學規定學生日常攜帶用品清單裏有兒童專用口罩。
9.全面升級消毒措施
在新型肺炎疫情期間，爲了控制人們互相傳染病菌，有些日本企業全面升級了消毒措施。
例如，增加酒精消毒液及消毒紙巾的放置地點；增加每天的保潔消毒次數；增加每天檢查辦公場所溼度，以及換氣次數；增添員工的日常備用醫療藥品和體溫計，並鼓勵員工主動測體溫；緊急排查全體員工的健康狀況、出差狀況，等等。
以下圖片是有些日本企業在對外營業區進行了全面升級消毒，並增加了酒精消毒液放置地點的場景。
以下圖片是有些零售商店在入口處增加了供顧客使用的酒精消毒液，以及液體消毒紙巾的場景。
以下圖片是有些日本企業在公司內增添了員工的日常備用醫療藥品的場景。
以下圖片是有些日本學校爲了預防流感病毒，對學生的健康狀況進行量體溫等排查。
10.強化日常衛生管理
實際上，爲了預防流行性病毒感染，很多日本企業在多年前就實施了一系列日常衛生管理措施，並且這些日常措施在此次新型肺炎疫情中發揮了重要作用。
所以，企業只有居安思危纔能有備無患，強化日常衛生管理，也是一項重要的疫情應對方案。具體而言，以下是很多日本企業常年實施的幾項衛生管理措施。
措施一：日常備置酒精消毒液。很多日本企業在公司的出入口、收款機、廁所附近等人羣聚集的地點日常備置着酒精消毒液。
措施二：禁止共用毛巾。鼓勵員工使用自己的毛巾或一次性紙巾，提醒員工溼毛巾是滋生病毒的“溫牀”。
措施三：每週清空一次冰箱。要求員工在食品、飲料的包裝上貼一張紙條，其中註明員工姓名和放入冰箱的時間，每週都要將冰箱內的食物清空。
以下圖片是日本的體育運動俱樂部和購物中心分別在出入口處放置酒精消毒液的場景。
11.檢查防災用品儲備
有些日本企業還會全面檢查企業內的防災用品儲備情況。值得一提的是，一些日本企業和地方政府緊急從防災儲備倉庫中調撥防護服、口罩、消毒液等防災用品捐贈給中國。
在日本，很多企業在倉庫或各業務部門的安全處，日常備有食品、飲用水、藥品等防災用品。例如，根據東京都歸宅困難者對策條例（從2013年4月起實施）的規定，爲應對大規模災害的發生，東京都內的企事業單位要日常做好滿足每位員工3天的飲用水及食品等防災儲備用品。
以下圖片是有些日本企業日常儲備的防災用品宣傳展示。
12.確認緊急聯絡清單
爲了防止疫情擴大，有些日本企業還會認真確認全體員工的緊急聯絡清單。在日本，當地震等重大自然災害發生後，爲了儘快與員工取得聯繫，很多日本企業會使用事先制定的防災《緊急聯絡清單》。
有些企業不僅定期更新該清單，還定期使用該清單進行防災演習。
爲了便於描述，筆者歸納整理了一份類似防災的《緊急聯絡清單》，內容有所編輯，作爲範例，僅供參考：
（爲保護個人信息，組員的緊急電話號碼不對外公佈。）
注意事項：
1.緊急聯絡時，必須嚴格按照以下順序：組長A→組員1→組員2→組員3→組員4→組長A→部長→社長。
2.緊急聯絡時，如果任何小組內有無法聯繫到的組員，要立即跳過，直接與下一位組員聯繫。隨後，對無法聯繫到的組員，組長必須親自與該組員嘗試再次聯繫。
3.緊急聯絡時，每一位組員必須簡要、清晰地報告以下信息：目前自身安全狀況、所在地域、工作狀態。
總之，由於行業特徵、企業特點、業務性質的不同，各企業間的應對方案會有所不同。但是，沒有員工行動配合的對策措施都形同虛設。因此，有效地組織全體員工全面實施包含“應急預案”“預防方案”“改善方案”在內的綜合性方案是最有效的應對策略。只有“三案合一”，才能真正戰勝這次及今後的任何一次疫情。
作者簡介
曲軍：
畢業於日本國立京都大學經濟學部，中國註冊會計師。2000年~2006年就職於某世界知名會計師事務所北京分所，參與多家國營企業、國有企業、中日合資企業、日本獨資企業、歐美獨資企業的審計工作；2007年~至今就職於某世界知名會計師事務所東京分所，參與多家日本企業的審計工作。