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流水化書寫與排版畢業論文

批量化步驟

取消參考文獻編號

安裝EndNote

流水化書寫與排版畢業論文

Windows上，Word無疑是最強大的文檔編輯排版工具，但是真正熟悉它，能夠運用其中的技巧來方便我們完成畢業論文、項目文檔，實現批量化的操作流程，這樣的People似乎不太多。這裏將本人在完成畢業論文和平時整理項目文檔過程中的經驗整理於此。

批量化步驟

處理過程大致分爲以下七個步驟，按照“先搭建框架然後到細節”、“先填充內容然後修改格式”、“先正文部分然後增加前後輔助內容”的思路進行文檔的編排，期間會穿插一個Word的實用技巧。

第一步：搭建框架

在開始文檔編寫時，往往首先需要擬出一個大綱，它將囊括文檔的全部內容，大綱內容在開始階段可能不是很準確，也許後續需要進一步調整，但是應該反映文檔的基本結構。有了大綱，就可以開始文檔編寫的第一步了，將大綱對應到Word中就是文檔的多級標題，增加多級標題的時候就應該爲各個不同級別的標題定義好相對應的格式，這樣在文檔編寫過程中增加一個標題時只需要將相應的標題格式應用至該標題文字就可以排出清晰的標題，同時在Word左邊列出清晰的大綱，方便我們實時查看，做到心中有數。

多級標題的定義通常是需要參照已有的格式要求（當然你也可以按照自己心目中的想法來辦），它可以是一份別人已經完整寫好的文檔（也就是通常被叫做“模版”的東西），從中獲取需要的格式參數；它也可以是一個格式說明，如圖2，它是一份畢業論文的格式要求，完整列出了各種格式參數，後面也是參照這個要求來進行的。

在知道了標題格式的基礎上，我們通過“定義新的多級目錄”來製作不同樣式的各級標題，如圖3.

定義的多級目錄通常最多至4級，一般畢業論文和項目文檔也是這樣要求的，再者目錄結構太深也不方面自己和他人查看。有人可能要問，“我的文檔目錄比較深，可能到5級以上，這時該怎麼辦？”這是一般的解決措施是增加一些小的編號來編排，如下：

（一）、（二）、（三）
（1）、（2）、（3）
1）、2）、3）
第一步、第二步、第三步
“項目符號”，如箭頭、方形、圓形符號

相信有了以上輔助編號，小夥伴們再也不會覺得不夠用了吧。但是需要注意這些符號使用的級別順序，別弄的不倫不類的啦。

以上是個小插曲，繼續我們的定義多級目錄。從第一級目錄開始，如圖4定義第一級目錄，參數設置過程按照圖4中藍色數字順序，注意第三步選擇中文編號“一二三四”，然後第四步出現“一”，然後人爲在“一”前後增加“第”和“章”組成“第一章”，然後將“對齊位置”和“文本縮進位置”設置爲0，具體效果可以參照上方的預覽圖。最後一步選擇“空格”，因爲圖2格式要求縮進一個空格。

這樣第一級標題的格式就定義好了，而且與Word頂部的樣式中的“標題1”進行了關聯，接下來進一步修改“標題1”的樣式，在“標題1”上右鍵選擇“修改”，如圖5.

然後按照圖6中藍色數字的順序進行設置，1、2和3分別設置“字體、字號、加粗和居中”，第4步選擇“格式”中的“段落”，在“段落”對話框中分別設置段前和斷後行距爲1.2和1倍間距，最後設置“單倍”行距後確定。

經過這些步驟第一級目錄設置成功，繼續第二級目錄的設置。如圖6，定義第二級目錄時，第3步應該選擇數字，然後在第4步選擇“正規形式編號”。

按照圖7設置第二級目錄的樣式。接下來對於第三級第四級目錄的設置過程就不再列舉出來，請看官參照第一級和第二級的步驟，並遵照圖2中的格式參數自行嘗試設置。

第二步：插入各章節內容

在這一步正式插入各個章節的內容，可以包括文字、圖片、表格、公式、參考文獻、Viso對象（一般是可編輯的流程圖），插入過程中不用考慮格式的問題（文字字體、行距、縮進），只要將位置擺放正確即可。在這一部分內容中我着重想敘述的是插入圖表和公式，因爲這兩個內容的編號對於Word的自動化排版有重要作用。

圖片插入和引用

正式文檔中，插入圖表時必須增加相應的題注，題注位置遵照“表頭圖尾”的位置規則，即，表格的題注插在表格的上方，而圖片則插在圖片下方。如何插入圖片和題注，以及居中對齊都沒什麼好講的，相信看官都清楚，而這裏需要敘述的是給題注編號，以及對編過號的題注的引用。

按照圖9紅色數字順序依次選擇對象選項，第一步選擇面板中的“插入題注”，第二步在“題注”對話框中，選擇“新建標籤”，然後，也就是第三步在“新建標籤”對話框中寫入“圖”，這樣在選項中的標籤中就出現了叫做“圖”的標籤，以後插圖的就是該標籤，第四步爲該標籤選擇編號，並選擇“包含章節號”，並選擇“標題1”，這裏稍微解釋一下這麼做的意思就是：針對每一個第一級目錄進行圖片重新編號，例如：“圖 1-2”表示的就是第一章中的第二張圖片。插入題注後出現的是“圖一-1”，看起來比較怪，這是因爲第一級目錄中的編號選擇的是中文編號，不要擔心，馬上就重點來解決這個問題。

處理的辦法就是採用修改題注的“域代碼”，在開始修改之前，我先介紹幾個處理域的快捷鍵：

快捷鍵	描述
ctrl+shift+f9組合鍵	把域轉爲純文本
Ctrl+F9組合鍵	快速插入域定義符“{}”(注意:這個花括號不能用鍵盤輸入)
Shift+F9組合鍵	顯示或者隱藏指定的域代碼
Alt+F9組合鍵	顯示或者隱藏文檔中所有域代碼
F9鍵	更新單個域
CTRL+A（全選）F9鍵	批量更新域

按照圖10的步驟開始處理，選中“圖一-1”，使用快捷鍵“shift+F9”轉換成域代碼，然後在選中“{ STYLEREFT 1 \s }”，使用快捷鍵“ctrl+F9”快速插入域定義符，然後按照圖插入紅色方框中的內容，然後選中整個域代碼，“shift+F9”轉換回正常顯示，然後選中轉換回的編號（默認轉換回後是選中狀態）使用快捷鍵“F9”刷新這個域。

千萬不要嫌棄這一步太麻煩，因爲一旦你做好了圖片的題注編號，以後只需要將該編號複製過去，然後選中後“F9”刷新一下就會自動更改過去，真正做到了以逸待勞。

給圖片增加題注後，剩下的就是在正文中引用圖片題注，這一步很簡單，看看圖11就應該能夠明白。

表格插入和引用

表格題注插入其實與圖片題注基本類似，無非是在圖9中“新建標籤”時填入“表”，其它過程類似。然後在引用題注時，圖11中第二步選擇“引用類型”中選擇“表”。過程類似，就不具體展開，將精力集中在其它不一樣的內容上吧！

公式插入和引用

個人感覺在插入公式題注的摸索階段要比圖標困難，後來從好友那裏學得其中的技巧後，感覺也很容易、方便。

正文與目錄、封面用“分節符”隔開，不同章節之間用“分頁符”
整體修改正文字體、行距、縮進

修改參考文獻的樣式、字體、縮進

插入“頁眉”，自動爲每頁添加章節標題，在“插入”->“文檔部件”->“域”中，分兩次插入章節編號和章節名

【注】：正文第一頁的頁眉處應該設置“取消鏈接前一條頁眉”，此時前面也自動插入頁眉，手動刪掉即可

插入“頁腳”與頁眉相似，正文編號可能不是從1開始編號，此時右鍵，在格式中修改一下即可

插入目錄，修改字體、行距
修改圖、表、公式與編號的字體

取消參考文獻編號

附

下面記錄如何利用EndNote來管理自己文檔中的參考文獻。

安裝EndNote

首先你需要一個Windows版本的安裝包，可以在網上找破解版，也可以直接發送郵件找我要（郵箱地址在"關於"頁面中）。此處略去如何安裝。

安裝完畢後Word中會增加一個EndNote菜單項，如下圖。

點擊圖中Go to EndNote可以直接打開EndNote，因此Word和EndNote通過這種方式進行了關聯。EndNote打開後如下圖。

接下來的任務是從文獻數據庫網站下載EndNote版本的文獻參考格式文件，這個文件中記錄了你的參考文獻的格式所有信息，然後利用這個文件將文獻格式導入EndNote。下面將分別針對中文和英文兩種文獻格式的導入進行講解。

插入中文文獻

中文文獻爲我們所熟悉，最常用的當然要屬“中國知網”，所以中文文獻導入EndNote將以知網爲例來講解。

首先瀏覽器中輸入"cnki.net"打開知網，輸入搜索關鍵詞，知網爲我們列出了搜索結果，以搜索“高光譜”爲例，將前3條記錄導出文獻格式文件，點擊"導出/參考文獻"。

選中待導出文獻，再次點擊"導出/參考文獻"。

選擇左邊“EndNote”，然後點擊上面的“導出”，此時導出以“CNKI-”爲開頭的文本文件。

然後打開EndNote，點擊Import->File。