庖丁解牛說記賬(二): 手把手教你搭建自己的記賬體系

上文分享了記賬與記賬軟件的基礎知識,今天主要利用隨手記軟件,用實例幫大家搭建科學的收支賬體系。

具體展開之前,先跟大家說一下隨手記這個軟件的特點,除了上文所講的優點之外,有一些需要科普與介紹一下:

①隨手記軟件跟市面上所有的主流軟件一樣,只支持二級科目分類,舉個例子,你們公司如果是週薪制,你只能填寫“主動收入——老公薪資”,而不能實現“主動收入——老公薪資——第一週薪資”,當然我個人也認爲三級科目確實也沒有必要。

②隨手記軟件可以對所有記賬要素進行自定義,這裏的自定義有兩層意思:一是所有的收支、賬戶等都可以自由改名;二是雖然軟件整體的結構你無法改變,比如可以實現收入、支出、賬戶、家庭成員、項目、商家這幾個要素的管理,但這幾個要素框架是無法更改的,但你可以利用這幾個要素自由實現你想實現的功能。具體如何實現在實例中講解。


      家庭聯合收支賬本

所謂家庭收支賬本,也就是包含了家庭所有收入和支出的記賬賬本,通常由夫妻二人聯合操作進行記錄。我們先在隨手記軟件中建立一個家庭賬本。

關於家庭收支賬本,我們需要關注與設置的要素有:收入體系、支出體系、家庭賬戶信息、家庭成員信息,商家信息與項目管理在家庭聯合記賬體系中,個人感覺意義不大,可以不使用。

一、收入模塊設計

先給大家看一下,調整前後的收入模塊設計表

改造前改造後


調整前的收入模塊可以說是問題百出,甚至有一些基本的邏輯錯誤:

①存在大量類目歸屬錯誤。利息收入、投資收入明顯屬於資產性收入,不應該歸屬於職業收入,在專門設置人情收入的情況下,在其他收入中還存在禮金收入;

②收入結構複雜。以職業收入爲例,其中包含了工資收入、加班收入、獎金收入、兼職收入,這樣在記錄的時候就需要非常詳細地進行區分,這非常浪費時間。如果你認爲職業收入的結構對你來說意義重大,可以分析自己的薪資結構,那麼人情收入就非常的無厘頭。從二級類目來看,婚喪嫁娶、升學喬遷,這種事情本身就是難得一遇,搞這麼多複雜的分類,看似面面俱到,實質給了你更多的選擇時間成本;

改造後的收入結構就非常的清晰明瞭,我們對收入進行了合併和區分。從財務自由的概念中抽取了主動收入和被動收入來進行區分,這樣就會使我們從主觀上了解家庭的收入結構,同時非常容易計算得出收入佔比,明確自己的財務自由度。

①主動收入區分爲3項:老公薪資、老婆薪資和兼職收入,將收入者的工資、加班費、獎金等分支項進行合併,便於記錄和關注重點;

②被動收入區分爲:投資利息、投資分紅、房屋租金3項,投資利息可以理解爲購買銀行理財、P2P等到期後的利息收入,投資分紅可以理解爲實體性投資或者基金定期性的分紅收入,房屋租金就是投資性住房出租的收入,這3項基本包含了家庭主流的被動收入。

③將人情項單獨列出。人情既可以理解爲收入,也可以理解爲潛在的負債,同時由於子女人情收入約束於壓歲錢協議,需要家長代替進行資產投資,單獨列出方便統計。

二、支出模塊設計

依舊是先看看調整前後的支出結構表

1、原本的支出模塊最大的優點是面面俱到,最大問題也是面面俱到:

①原來的支出模塊共14個一級支出類目,109個二級支出類目,基本把大家生活所能想到的所有支出類目都進行了羅列。個人認爲直接使用這個模板會讓人崩潰,但是記錄一筆開支找到該放入的類目都需要動一番腦筋,這極大地增加記賬的行爲成本;

②其中存在大量的交叉重複。以單純的食品酒水爲例,使用者就完全不能操作如何進行記錄,早中晚餐與外出美食並列,說明早中晚餐是在家喫的意思,竟然在家喫,那麼米麪糧油、菸酒茶、水果、買菜的錢還得記錄下來,是否重複,如果不記錄買菜的錢,那麼如何平均到三餐之中。各類目之間邏輯讓人無法理解,所以開發者只是單純地把所有想到地一股腦都塞了進去;

③這是一筆糊塗賬。如果完全按照這個體系進行記賬,那麼使用數據統計功能,就會出現一個很神奇地現象,一個標準地餅狀圖會被切割成太多地份數,而且絕大部分一級類目數額接近會將餅狀圖均分,無論是記錄本身還是報表本身都沒有重點;

2、那麼改造後地支出結構是如何確立的呢?

首先,我們得再次重申支出的三個層次結構。那就是必要型支出、需要型支出、想要型支出。

Ⅰ必要、需要、想要的區別。在我的《鼠目富光》《親子財商教育》中都有提及,舉個例子:當我們口渴時,喝杯白開水或者礦泉水就是必要,去買一瓶飲料就是需要,去星巴克喝杯咖啡時看見“貓爪杯”限量限價就一起立馬買下了,這就是想要(或者路邊看見買商品送不鏽鋼盆的活動,爲了圖便宜,買家裏不需要的東西就是想要);

Ⅱ必要、需要、想要三者之間是可以相互轉化的,因爲這基於人的主觀判斷,不同家庭環境或者消費能力可以將同樣的消費劃分進不同的區間,就如同我們工薪階層和哇哈哈礦泉說是必要,王思聰喝依雲纔是必要一個道理。

我根據必要、需要、想要三個維度,將改造前所有的支出類目進行了重構:

①將很多零碎、過分細化的支出進行粗線條化,對不常用或者意義不大的進行了刪減,減少記賬的類目選擇成本;

②將學習進修進行了單列。因爲記賬軟件只能實現二個層級,學習進修理論上屬於必要支出,但是2019年我的家庭在此大類上開支超過總收入的1/3,爲了更好的統計與區分資金使用而進行單列。如果大家通過記賬發現某個具體類目的開支特別大,可以爲其單獨設立一個一級類目並進行適當的細化區分,有利於分析具體資金使用狀況;

③支出收件箱。因爲家庭聯合記賬體系需要家庭收入支出人集體參與,對於不屬於軟件操作或者不熟悉邏輯架構的人來說依舊是浪費大量的時間,爲此,除家庭財務規劃制定與執行者外,其他人員支出全部記入支出收件箱,只需在備註中寫清支出內容,由家庭財務規劃制定和執行者進行具體類目的調整,既減少了其他家庭成員的時間和精力的消耗,又能確保各支出細目準確地歸類;

④理財投資不記入支出,在賬戶中予以體現(祥見下文)。

三、賬戶設計

原本的賬戶一欄共有:家庭公用、老公錢包、老婆錢包、銀行卡、投資賬戶、日常開支銀行卡(可設立二級科目)、理財小金庫、微信錢包、支付寶、房貸賬戶(可設立二級科目)、信用卡、花唄、京東白條、應付款項、應收賬款、基金賬戶、餘額寶、股票賬戶。

調整後的賬戶欄:現金、信用卡、理財投資款

①現金。就是將家庭成員所有賬戶中的現金類資產進行統一,包含所有的現金(各銀行卡餘額、支付寶餘額、微信餘額)、貨幣基金(微信理財通、餘額寶、各銀行貨幣基金),從資金使用效率和財務統一的角度來看,我們其實有必要將現金進行統一,無論是習慣於使用銀行卡或是支付寶,財務統一的優點就是信用背書,現金流水是個人信用測評一個重要的指標,分散於各銀行卡或者支付渠道的餘額非常不利於使用管理。我個人的建議是選一個界面操作使用方便,資金轉移便捷的渠道進行規整,比如某張特定的銀行卡;

②信用卡。就是各類信用支付渠道的集合,比如信用卡、花唄、京東白條等,就如同現金管理一樣,個人建議使用某一個固定渠道的信用支付,比如特定銀行的信用卡或者只用支付寶等,聚集性的信用支付可以爲自己的信用體系建設奠定堅實的基礎。當然,我不否認不同銀行不同渠道的信用卡會有特定的優惠,這個看各自消息與本事。同時,再次強調,信用卡消費不是洪水猛獸,消費慾望過剩、各種信用分期虧空那不是信用卡的問題,那是你的消費觀問題,信用卡是無現金無風險週轉的最佳工具,沒有任何其他工具可以比擬;

理財投資款。這是邏輯上的一個重點問題,希望大家能認真看,看不明白建議再看一遍。在支出體系中,大家並沒有看見理財投資的支出類目,那麼我們的理財投資款如何在記賬中進行體現呢?

理財投資款如果記入支出類目,就會使收支賬本發生嚴重的失真。大家可以回想一下,每到年底支付寶的年度賬單都會讓大家不敢相信,一來年度彙總本身就是一種溫水煮青蛙的強刺激,二來這個賬單也並準確,比如支付寶會將轉賬記錄入收支。假設我們銀行有10萬的現金用於反覆購買1月期1%利息的理財產品,如果每當我們購入一期理財產品,就記錄支出10萬元理財投資款,到期後再記錄101000的收入,那麼1年我就會記錄12次。年底彙總時,我們就會憑空出現120萬的理財投資支出,同時出現1212000的理財投資收入。事實上,我們真實的只有10萬元的本金來回投資,收入也只有12000元而已。

如何避免這種失真,又能確保理財投資款能正確的反映在收支記賬體系中,那就是理財投資款這個賬戶的作用。

理財投資,從本質來看,其實是一種資金的存在形式轉變,也就是從某個賬戶轉移進了另外一個賬戶,比如銀行現金賬戶轉移進銀行理財賬戶。當理財投資到期還本付息或者我們選擇出售基金股票時,這筆錢又從外轉移回我們本金賬戶,這個本金在理財投資行爲過程中是並沒有發生變化的。我們需要記錄的只是這筆本金的賬戶轉移行爲,以及轉移結束後的損益。

舉例:A用某銀行10萬元存款於1月1日購買1月期1%的理財產品,1月31日還本付息共101000元。那麼這一整個行爲我們正確記錄方式爲:1月1日由現金賬戶轉賬進理財投資款10萬元,1月31日由理財投資款轉賬進現金賬戶10萬元,1月31日記錄被動收入——投資利息1000元;如果發生虧損,則先將本金轉賬進現金賬戶,再記錄虧損額進其他支出——投資虧損。

這樣,我們的收支表會詳細地記錄下每一次的本金轉移,同時又沒有失真的收入支出款項。當然還有一個非常好的優點,那就是計算一個階段的整體投資收益率,因爲本金的轉移是肯定的,投資的利息或者虧損又是明確的數字,把這幾個數字進行統計計算,就可以直接得出階段性投資理財款的收益率。

四、“成員、商家、項目”設計

“成員”欄就是把家庭主要的收入和支出人進行羅列;

“商家”欄不建議使用,在家庭記賬體系中沒有太大的意義,除非你真的在意每年在哪個飯店吃了多少,或者哪個品牌的包包買了多少錢;

“項目”欄主要用於家庭某個重大的開支類別,跨大的支出類目單列又不合適,比如家庭裝修,這裏面可能包含在外看傢俱材料時喫飯、各個裝飾城的路費油費、淘寶海淘各類郵費稅費,這些開支在必要、需要、想要中都有可能存在,爲了統計方便可以統一加上裝修這個項目標籤;當然,對於比較懶的人,如果不想對支出體系做大範圍的更改,就喜歡那麼細緻的記錄方式,那麼可以在項目中設置必要、需要、想要三個項目,每筆開支後在項目標籤中進行標註,也能達到統計的目的。

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