2019物聯網工程學院學生科協公共培訓之Office

一、Word部分總結

1.新建Word文檔

鼠標右鍵→新建→word文檔

2.保存以及如何設置自動保存

（1） 保存的方法：文件→保存（另存爲）；快捷鍵：CTRL+S

（2） 自動保存設置方法：文件→選項→保存→將自動保存時間間隔調整到合適時間

3.Word換膚

文件→選項→常規→Office主題

4.文檔加密及隱藏（恢復隱藏）的方法

（1） 文件加密：文件→保護文檔→用密碼加密→輸入密碼即可

（2）文件隱藏方法：選中要隱藏的文字內容→鼠標右鍵→字體→隱藏選項打鉤

取消隱藏

5.如何給每一段開頭快送空兩格

選中文本→開始→段落→首行縮進

6.上下標的設置

開始→字體→選擇上下標

7.快速製作目錄

將標題修改爲所需樣式→引用→目錄→自動生成目錄

8.文字縱橫混排

選中所需混排的文字→點擊→縱橫混排

9.文字長短對齊

按住alt選中文字→→調整寬度→點擊確定

10.批量替換文字內容

開始菜單→查找(ctrl+h)→輸入所需替換的內容

11.利用表格製作下劃線

插入一個表格→邊框→無框線→下框線→內部框線

12.表頭跨頁重複

選中表格→鼠標右鍵→表格屬性→勾選在各頁頂端重複出現

13.插入圖片

切換到【插入】選項卡，在插圖組中單擊【圖片】按鈕 。彈出【插入圖片】對話框，選擇要插入的圖片的保存位置，從中選擇圖片，單擊【插入】按鈕。

14.圖片環繞相關應用

單機圖片→佈局→環繞文字

15.製作流程圖、組織結構圖

插入→smartArt→選擇需要的圖形模板→點擊左邊小箭頭即可快速輸入結構圖，利用tab鍵選擇層級

16.多文檔合併

插入→ 文件中的文字

17.添加水印

設計→水印→自定義水印→選擇需要設置的圖片水印或者文字水印即可

18.設置紙張大小、方向、頁邊距

點擊佈局菜單即可在左上角找到相應相關設置

19.批量製作邀請函

將姓名，職務或性別打在一份Excel表上面保存→打開邀請函模板→郵件→選擇收件人→使用現有列表→選擇之前做好的Excel表格→插入合併域→將姓名等插入→完成併合並

20.格式刷應用

選中文字→開始→格式刷→刷你想改變的字體

21.文本轉表格

選擇文字→插入→表格→文字轉換成表格→選擇空格

22.快速找到指定標題

視圖→導航窗格→在左邊即可快速尋找

23.調整編號和文字的距離

光標置於文字前右擊→調整列表縮進

24.快速輸入大寫數字

選中數字→插入→編號

25.寫報告時插入腳註

引用→插入腳註→輸入腳註內容

26.常用快捷鍵總結

基礎功能快捷鍵（10個）

Ctrl+B：加粗
Ctrl+I：斜體
Ctrl+U：爲字符添加下劃線
Ctrl+Shift+<：縮小字號
Ctrl+Shift+>：增大字號
Ctrl+C：複製所選文本或對象
Ctrl+X：剪切所選文本或對象
Ctrl+V：粘貼文本或對象
Ctrl+Z：撤消上一操作
Ctrl+Y：重複上一操作

單鍵快捷鍵（3個）

F1：獲得聯機幫助或 Office 助手
F10：激活菜單欄
F12：選擇“文件”菜單中的“另存爲”命令
Shift+功能鍵（3個）
Shift+F4：重複“查找”或“定位”操作
Shift+F10：顯示快捷菜單
Shift+F12：選擇“文件”菜單上的“保存”命令

Ctrl+功能鍵（4個）

Ctrl+F4：關閉窗口
Ctrl+F5：還原文檔窗口文檔大小
Ctrl+F10：將文檔窗口最大化
Ctrl+F12：選擇“文件”菜單上的“打開”命令

Alt+功能鍵（4個）

Alt+F4：退出 Word
Alt+F5：還原程序窗口大小
Alt+F10：將程序窗口最大化
Alt+F11：顯示 Microsoft Visual Basic 代碼

改變字體或字號（4個）

Ctrl+Shift+F：改變字體
Ctrl+Shift+P：改變字號
Ctrl+]：逐磅增大字號
Ctrl+[：逐磅減小字號

應用字符格式（8個）

Ctrl+D：改變字符格式（“格式”菜單中的“字體”命令）
Shift+F3：改變字母大小寫
Ctrl+Shift+A：將所有字母設爲大寫
Ctrl+Shift+K：將所有字母設成小寫
Ctrl+=（等號）：應用下標格式（自動間距）
Ctrl+Shift++（加號）：應用上標格式（自動間距）
Ctrl+Shift+Z：取消人工設置的字符格式
Ctrl+Shift+Q：將所選部分設爲 Symbol 字體

設置行距（4個）

Ctrl+1：單倍行距
Ctrl+2：雙倍行距
Ctrl+5：1.5 倍行距
Ctrl+0：在段前添加一行間距

設置段落對齊方式（9個）

Ctrl+E：段落居中
Ctrl+J：兩端對齊
Ctrl+L：左對齊
Ctrl+R：右對齊
Ctrl+M：左側段落縮進
Ctrl+Shift+M：取消左側段落縮進
Ctrl+T：創建懸掛縮進
Ctrl+Shift+T：減小懸掛縮進量
Ctrl+Q：取消段落格式

應用段落格式（7個）

Ctrl+Shift+S：應用樣式
Alt+Ctrl+K：啓動“自動套用格式”
Ctrl+Shift+N：應用“正文”樣式
Alt+Ctrl+1：應用“標題 1”樣式
Alt+Ctrl+2：應用“標題 2”樣式
Alt+Ctrl+3：應用“標題 3”樣式
Ctrl+Shift+L：應用“列表”樣式

選定文字和圖形 （16個）

Shift+右箭頭：右側的一個字符
Shift+左箭頭：左側的一個字符
Ctrl+Shift+右箭頭：單詞結尾
Ctrl+Shift+左箭頭：單詞開始
Shift+End：行尾
Shift+Home：行首
Shift+下箭頭：下一行
Shift+上箭頭：上一行
Ctrl+Shift+下箭頭：段尾
Ctrl+Shift+上箭頭：段首
Shift+Page Down：下一屏
Shift+Page Up：上一屏
Ctrl+Shift+Home：文檔開始處
Ctrl+Shift+End：文檔結尾處
Alt+Ctrl+Shift+Page Down：窗口結尾
Ctrl+A：包含整篇文檔

創建、查看和保存文檔（6個）

Ctrl+N：創建與當前或最近使用過的文檔類型相同的新文檔
Ctrl+O：打開文檔
Ctrl+W：關閉文檔
Alt+Ctrl+S：拆分文檔窗口
Alt+Shift+C：撤消拆分文檔窗口
Ctrl+S：保存文檔

查找、替換和瀏覽文本 （6個）

Ctrl+F：查找文字、格式和特殊項
Alt+Ctrl+Y：重複查找（在關閉“查找和替換”窗口之後）
Ctrl+H：替換文字、特殊格式和特殊項
Ctrl+G：定位至頁、書籤、腳註、表格、註釋、圖形或其它位置
Alt+Ctrl+Z：返回至頁、書籤、腳註、表格、批註、圖形或其他位置
Alt+Ctrl+Home：瀏覽文檔

撤消和恢復操作（3個）

Esc 鍵：取消操作
Ctrl+Z：撤消操作
Ctrl+Y：恢復或重複操作

切換至其他視圖（4個）

Alt+Ctrl+P：切換到頁面視圖
Alt+Ctrl+O：切換到大綱視圖
Alt+Ctrl+N ：切換到普通視圖
Ctrl+\：在主控文檔和子文檔之間移動

用於審閱文檔的快捷鍵（6個）

Alt+Ctrl+M：插入批註
Ctrl+Shift+E：打開或關閉標記修訂功能
Home：定位至批註開始
Ene：定位至批註結尾
Ctrl+Home：定位至一組批註的起始處
Ctrl+End：定位至一組批註的結尾處

用於處理引用、腳註和尾註的快捷鍵（3個）

Alt+Shift+O：標記目錄項
Alt+Shift+I：標記引文目錄項
Alt+Ctrl+X：插入索引項

快速輸入分割線（3個）

—+enter：一條直線
***+enter：一條虛線
===+enter：一條雙直線

插入帶方框的對勾

Alt+9745： ☑
Alt+9746： ☒

一、Excel簡介

1.Microsoft office excel

Excel是微軟Microsoft office辦公系列軟件之一，、是Microsoft爲使用Windows和Apple Macintosh操作系統的電腦編寫的一款電子表格軟件。擁有直觀的界面、出色的計算功能和圖表工具，便於存儲數據，是目前最流行的個人計算機數據處理軟件。

2.xlsx和.xls後綴名的區別

xls是excel2003及以前版本生成的文件格式。
xlsx是excel2007及以後版本生成的文件格式（excel 2007之後版本可以打開xls格式的文件）。

二、Excel2016工具欄介紹

三、易忽略的小操作

1. 調整最小寬度：

雙擊調整表格寬度的那根線最頂端，能把寬度調整成顯示完全字的最小寬度

2.快速填充：

鼠標移至右下角，變爲十字時雙擊

3.快速回到頂部：

鼠標移至任意有數據的單元格上端，變成十字後雙擊

3.製作表頭

①輸入內容後，用空格鍵進行微調

②選中單元格後，點擊字體部分的擴展選項

③添加斜線

4.替換交換數據：

選中一個單元格，鼠標移到邊框，鼠標變成四個箭頭的圖案時往目標單元格拉過去，完成數據替換。
每行每列也是同理。但是直接這麼做會替換掉那裏的內容，所以按住shift鍵再進行移動，可以把選中的一整行內容移動到目標行去，其他全都不變，交換兩行的數據。

5.使用格式刷：

①單擊格式刷：刷一次小刷子就消失
②雙擊格式刷：可以連續刷n次
③取消格式刷：單擊格式刷或者點擊Esc

6.給單元格加批註：

①打開需要插入批註的工作表
②選定需要插入批註的單元格
③點擊“插入”菜單中的“批註”；
彈出填寫批註內容框

四、固定表頭及窗格

1.固定首行：

當一張表格過長，我們常常製作到後面時會忘記表頭是什麼，此時就需要用到凍結首行的功能。

2.固定窗格：

若有多行需要固定，則先選中需要固定行的下一行，進行拆分，再進行凍結。

五、替換與查找

1.普通替換：快捷鍵Ctrl+R

開始選項卡中找到查找和選擇，下拉選擇替換

2.替換單元格的顏色

①打開選項卡

②選擇格式

③選擇填充顏色

④完成替換

3.高級替換：

①單元格匹配：
當目標單元格內容與查找內容時完全一致時進行替換，以避免有些單元格已符合條件，但是由於有查找內容被誤替換

②非完全替換
查找有相同格式的目標，進行替換

注意：替換-原格式清楚-輸入張*，*表示通配符，可以是一個字，可以是多個字替換-原格式清楚-輸入張? 注意是英文的問號，不是中文的，?表示一個字，再勾選下方的單元格匹配
僅將張X替換爲"經理的親戚"

六、if函數及其嵌套

1.普通if函數：

格式：=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
例：

注意引號的使用。

2.if函數的嵌套

例：專業類後加專業代號

七、快捷鍵大全

Excel常用快捷鍵

關閉工作簿 Ctrl+W
打開工作簿 Ctrl+O
轉至“主頁”選項卡 Alt+H
保存工作簿 Ctrl+S
複製 Ctrl+C
粘貼 Ctrl+V
撤消 Ctrl+Z
刪除單元格內容 Delete 鍵
選擇填充顏色 Alt+H, H
剪切 Ctrl+X
轉至“插入”選項卡 Alt+N
加粗 Ctrl+B
居中對齊單元格內容 Alt + H、A、C
轉至“頁面佈局 ”選項卡 Alt+P
轉至“數據”選項卡 Alt+A
轉至“視圖”選項卡 Alt+W
打開上下文菜單 Shift+F10 或 上下文鍵
添加邊框 Alt+H, B
刪除列 Alt + H、D、C
轉至“公式”選項卡 Alt+M
隱藏選定的行 Ctrl+9
隱藏選定的列 Ctrl+0

功能區選項卡的訪問鍵

操作說明搜索框 Alt + Q
開打“文件”頁面 Alt+F
打開“主頁”選項卡 Alt+H
打開“插入”選項卡 Alt+N
打開“頁面佈局”選項卡 Alt+P
打開“公式”選項卡 Alt+M
打開“數據”選項卡 Alt+A
打開“審閱”選項卡 Alt+R
打開“視圖”選項卡 Alt+W

通過鍵盤使用功能區

選擇功能區的活動選項卡並激活訪問鍵。 Alt 或 F10
將焦點移到功能區上的命令。 Tab 或 Shift+Tab
分別在功能區上的各項之間向下、向上、向左或向右移動。 向下、向上、向左或向右箭頭鍵
激活所選按鈕。 空格鍵或 Enter
打開所選命令的列表。 向下鍵
打開所選按鈕的菜單。 Alt+向下箭頭鍵
當菜單或子菜單處於打開狀態時，移到下一條命令。 向下鍵
展開或摺疊功能區。 Ctrl+F1
打開上下文菜單。 Shift+F10
當主菜單處於打開或選中狀態時，移到子菜單。 向左鍵

用於單元格導航的鍵盤快捷鍵

移到工作表中的前一個單元格或對話框中的前一個選項 Shift+Tab
在工作表中向上移動一個單元格。 向上鍵
在工作表中向下移動一個單元格。 向下鍵
在工作表中向左移動一個單元格。 向左鍵
在工作表中向右移動一個單元格。 向右鍵
移到工作表中當前數據區域的邊緣。 Ctrl + 箭頭鍵
移到工作表上的最後一個單元格，即所使用的最右一列的最下面一行。 Ctrl+End
將單元格選定區域擴展至工作表上最後一個使用的單元格（右下角）。 Ctrl+Shift+End
當 Scroll Lock 處於開啓狀態時，移到窗口左上角的單元格。 Home+Scroll Lock
移到工作表的開頭。 Ctrl+Home
在工作表中向下移動一屏。 Page Down
移到工作簿中的下一個工作表。 Ctrl+Page Down
在工作表中向右移動一屏。 Alt+Page Down
在工作表中向上移動一屏。 Page Up
在工作表中向左移動一屏。 Alt+Page Up
移到工作簿中的上一個工作表。 Ctrl+Page Up
在工作表中向右移動一個單元格。或者，在受保護的工作表中，在未鎖定的單元格之間移動。 Tab
在應用了數據驗證選項的單元格上打開驗證選項列表。 Alt+向下箭頭鍵
環繞文本框或圖像等浮動形狀。 按 Ctrl + Alt + 5, 然後重複按 Tab 鍵
退出浮動形狀導航並返回普通導航。 Esc

用於單元格格式設置的鍵盤快捷鍵

打開“設置單元格格式”對話框。 Ctrl+1
在“設置單元格格式”對話框中設置字體格式。 Ctrl+Shift+F 或 Ctrl+Shift+P
編輯活動單元格，並將插入點放在其內容的末尾。或者，如果單元格的編輯已關閉，則將插入點移到編輯欄中。如果編輯公式，請關閉或打開點模式，以便你可以使用箭頭鍵創建引用。 F2
添加或編輯單元格批註。 Shift+F2
打開用於插入空白單元格的“插入”對話框。 Ctrl+Shift+加號 (+)
打開用於刪除選定單元格的“刪除”對話框。 Ctrl+減號 (-)
輸入當前時間。 Ctrl+Shift+冒號 ( : )
輸入當前日期。 Ctrl+分號 ( ; )
在工作表中，在顯示單元格值或公式之間切換。 Ctrl+重音符 (`)
將公式從活動單元格上方的單元格複製到單元格或編輯欄中。 Ctrl+撇號 (’)
移動選定的單元格。 Ctrl+X
複製選定的單元格。 Ctrl+C
在插入點粘貼內容，並替換任何所選內容。 Ctrl+V
打開“選擇性粘貼”對話框。 Ctrl+Alt+V
將文本設置爲斜體或刪除傾斜格式。 Ctrl+I 或 Ctrl+3
將文本設置爲加粗或刪除加粗格式。 Ctrl+B 或 Ctrl+2
爲文字添加下劃線或刪除下劃線。 Ctrl+U 或 Ctrl+4
應用或刪除刪除線格式。 Ctrl+5
在隱藏對象、顯示對象和顯示對象的佔位符之間切換。 Ctrl+6
將輪廓邊框應用於選定單元格。 Ctrl+Shift+與號 (&)
從選定單元格中刪除輪廓邊框。 Ctrl+Shift+下劃線 (_)
顯示或隱藏大綱符號。 Ctrl+8
使用“向下填充”命令將選定範圍內最頂層單元格的內容和格式複製到下面的單元格中。 Ctrl+D
應用“常規”數字格式。 Ctrl+Shift+波形符 (~)
應用帶有兩位小數的“貨幣”格式（負數放在括號中）。 Ctrl+Shift+美元符號 ($)
應用不帶小數位的“百分比”格式。 Ctrl+Shift+百分比 (%)
應用帶有兩位小數的科學計數格式。 Ctrl+Shift+脫字號 (^)
應用帶有日、月和年的“日期”格式。 Ctrl+Shift+數字符號 (#)
應用帶有小時和分鐘以及 AM 或 PM 的“時間”格式。 Ctrl+Shift+@ 符號 (@)
應用帶有兩位小數、千分位分隔符和減號 (-)（用於負值）的“數值”格式。 Ctrl+Shift+感嘆號 (!)
打開“插入超鏈接”對話框 Ctrl+K
檢查活動工作表或選定範圍中的拼寫。 F7
顯示用於包含數據的選定單元格的“快速分析”選項。 Ctrl+Q
顯示“創建表”對話框。 Ctrl+L 或 Ctrl+T

進行選擇並執行操作的鍵盤快捷鍵

選擇整個工作表。 Ctrl+A 或 Ctrl+Shift+空格鍵
選擇工作簿中的當前和下一個工作表。 Ctrl+Shift+Page Down
選擇工作簿中的當前和上一個工作表。 Ctrl+Shift+Page Up
將單元格的選定範圍擴大一個單元格。 Shift+箭頭鍵
將單元格的選定範圍擴展到活動單元格所在列或行中的最後一個非空單元格，或者如果下一個單元格爲空，則擴展到下一個非空單元格。 Ctrl + Shift + 箭頭鍵
打開擴展模式並使用箭頭鍵擴展選定範圍。再次按下以關閉。 F8
通過使用箭頭鍵將非鄰近單元格或區域添加到單元格的選定範圍中。 Shift+F8
在同一單元格中另起一個新行。 Alt+Enter
使用當前輸入填充選定的單元格區域。 Ctrl+Enter
完成單元格輸入並選擇上面的單元格。 Shift+Enter
選擇工作表中的整列。 Ctrl+空格鍵
選擇工作表中的整行。 Shift+空格鍵
當某個對象處於選定狀態時，選擇工作表上的所有對象。 Ctrl+Shift+空格鍵
將單元格的選定範圍擴展到工作表的開頭。 Ctrl+Shift+Home
如果工作表包含數據，則選擇當前區域。再按一次將選擇當前區域和其摘要行。按第三次將選擇整個工作表。 Ctrl+A 或 Ctrl+Shift+空格鍵
選擇環繞活動單元格的當前區域或選擇整個數據透視表。 Ctrl+Shift+星號 (*)
*當菜單或子菜單處於可見狀態時，選擇菜單上的第一個命令。 Home
重複上一個命令或操作（如有可能）。 Ctrl+Y
撤消最後一個操作。 Ctrl+Z

用於處理數據、函數和編輯欄的鍵盤快捷鍵

鍵入公式 =（等號）
將公式作爲數組公式輸入 Ctrl+Shift+Enter
用SUM函數插入“自動求和”公式 Alt+=（等號）
選擇整個數據透視表。 Ctrl+Shift+星號 (*)
編輯活動單元格，並將插入點放在其內容的末尾。或者，如果單元格的編輯已關閉，則將插入點移到編輯欄中。如果編輯公式，請關閉或打開點模式，以便你可以使用箭頭鍵創建引用。 F2
展開或摺疊編輯欄。 Ctrl+Shift+U
取消單元格或編輯欄中的輸入。 Esc
完成編輯欄中的輸入並選擇下面的單元格。 Enter
在編輯欄中時，將光標移到文本的末尾。 Ctrl+End
選擇編輯欄中從光標所在的位置到結尾的所有文本。 Ctrl+Shift+End
計算所有打開的工作簿中的所有工作表。 F9
計算活動工作表。 Shift+F9
計算所有打開的工作簿中的所有工作表，不管自上次計算以來它們是否已更改。 Ctrl+Alt+F9
檢查從屬的公式，然後計算所有打開的工作簿中的所有單元格，其中包括未標記爲需要計算的單元格。 Ctrl+Alt+Shift+F9
顯示“錯誤檢查”按鈕的菜單或消息。 Alt+Shift+F10
當插入點位於公式中某個函數名稱的右邊時，會顯示“函數參數”對話框。 Ctrl+A
當插入點位於公式中某個函數名稱的右邊時，會插入參數名稱和括號。 Ctrl+Shift+A
調用快速填充以自動識別相鄰列中的模式並填充當前列 Ctrl+E
如果選定了單元格引用或範圍，則會在公式中的絕對和相對引用的所有各種組合之間循環切換。 F4
插入函數。 Shift+F3
將活動單元格上方的單元格的值複製到單元格或編輯欄中。 Ctrl+Shift+直雙引號 (")
在當前範圍中創建數據的嵌入圖表。 Alt+F1
在單獨的圖表工作表中創建當前範圍內數據的圖表。 F11
定義名稱以在引用中使用。 Alt+M, M, D
從“粘貼名稱”對話框中粘貼名稱（在工作簿中已定義名稱的情況下） F3
移到數據表單下一條記錄中的第一個字段。 Enter
創建、運行、編輯或刪除宏。 Alt+F8
打開 Microsoft Visual Basic For Applications Editor。 Alt+F11

功能鍵

顯示“Excel 幫助”任務窗格。 F1
顯示或隱藏功能區。 Ctrl+F1
在當前區域中創建數據的嵌入圖表。 Alt+F1
插入新的工作表。 Alt+Shift+F1
編輯活動單元格，並將插入點放在其內容的末尾。或者，如果單元格的編輯已關閉，則將插入點移到編輯欄中。如果編輯公式，請關閉或打開點模式，以便你可以使用箭頭鍵創建引用。 F2
添加或編輯單元格批註。 Shift+F2
顯示 Backstage 視圖 中“打印”選項卡上的打印預覽區域。 Ctrl+F2
顯示“粘貼名稱”對話框。僅適用於在工作簿中已定義名稱的情況。 F3
顯示“插入函數”對話框。 Shift+F3
重複上一個命令或操作（如有可能）。當公式中選定單元格引用或區域時，按 F4 可在絕對和相對引用的所有各種組合中循環切換。 F4
關閉選定的工作簿窗口。 Ctrl+F4
關閉 Excel。 Alt+F4
顯示“定位”對話框。 F5
恢復選定工作簿窗口的窗口大小。 Ctrl+F5
在工作表、功能區、任務窗格和縮放控件之間切換。在已拆分的工作表中，在窗格和功能區區域之間切換時，按 F6 可包括已拆分的窗格。 F6
在工作表、縮放控件、任務窗格和功能區之間切換。 Shift+F6
如果打開了多個工作簿窗口，按 Ctrl+F6 可切換到下一個工作簿窗口。 Ctrl+F6
打開“拼寫檢查”對話框，用於檢查活動工作表或選定範圍中的拼寫。 F7
如果工作簿窗口未最大化，則按 Ctrl+F7 可對該窗口執行“移動”命令。使用箭頭鍵移動窗口，並在完成時按 Enter，或按 Esc 取消。 Ctrl+F7
打開或關閉擴展模式。在擴展模式中，“擴展選定”將出現在狀態行中，並且按箭頭鍵可擴展選定範圍。 F8
允許您使用箭頭鍵將非鄰近單元格或區域添加到單元格的選定範圍中。 Shift + F8
當工作簿未最大化時，執行“大小”命令。 Ctrl+F8
顯示“宏”對話框，用於創建、運行、編輯或刪除宏。 Alt+F8
計算所有打開的工作簿中的所有工作表。 F9
計算活動工作表。 Shift+F9
計算所有打開的工作簿中的所有工作表，不管它們自上次計算以來是否已更改。 Ctrl+Alt+F9
重新檢查從屬的公式，然後計算所有打開的工作簿中的所有單元格，其中包括未標記爲需要計算的單元格。 Ctrl+Alt+Shift+F9
將工作簿窗口最小化爲圖標。 Ctrl+F9
打開或關閉快捷鍵提示。（按 Alt 也能實現同樣目的。） F10
顯示選定項目的快捷菜單。 Shift+F10
顯示“錯誤檢查”按鈕的菜單或消息。 Alt+Shift+F10
最大化或還原選定的工作簿窗口。 Ctrl+F10
在單獨的圖表工作表中創建當前範圍內數據的圖表。 F11
插入一個新工作表。 Shift+F11
打開 Microsoft Visual Basic For Applications 編輯器，你可以在該編輯器中通過使用 Visual Basic for Applications (VBA) 來創建宏。 Alt+F11
顯示“另存爲”對話框。 F12

PPT部分

1. PPT的初始化設置

當我們要做一張ppt的時候很多人的做法就是直接去做ppt了，從來沒有爲ppt進行一些初始化設置的更改，但是做ppt最正確的方式就是首先進行初始化設置，這樣才能讓我們更方便地做ppt

1.1 自動保存設置

自動保存功能的設置可以使我們的電腦或者程序意外關閉時減少損失。

1.2 字體嵌入及字體下載

我們在使用PPT的時候會遇到這樣的情況：我們在我們的PPT中用了一個很喜歡的字體，但是我們拿到其他的電腦上放映的時候由於別人的電腦上沒有這個字體導致我們的字體丟失，那麼如何解決這個問題呢？

在剛纔的保存界面的最下方有將字體嵌入文件選項，選中之後我們的字體就嵌入到我們的ppt中了

字體下載

下載字體的網站在這裏推薦一個方正字庫，這個網站上的字體非商用免費。

2. 基本功能介紹

2.1 保存類型

也可以在傳統的保存界面將其保存成想要的格式

2.2 自定義選項卡（功能區）

在選項卡欄裏，在隨意位置點擊鼠標右鍵可以找到自定義功能區選項，在這裏你可以將你想用的功能添加到你自定義的選項卡里

2.3 頁面尺寸設置

其實PPT不光可以只能做16:9的寬屏ppt

2.4 快捷鍵

在這裏我給大家介紹幾個比較實用的快捷鍵
Ctrl+D = 複製粘貼 = Ctrl+C + Ctrl+V
Ctrl+鼠標左鍵拖拽 = 複製粘貼到鼠標拖拽到的位置
shift+拖拽 = 固定在某一方向上拖拽
Ctrl+shift+鼠標左鍵拖拽 = 沿某一方向複製粘貼到鼠標拖拽到的位置
shift+放大(縮小)圖形 = 等比例放大(縮小)
alt+放大(縮小)圖形=從中心處放大 (縮小) ps：有些人的電腦可能要Ctrl+alt
shift+alt+放大(縮小)圖形 = 從中心處等比例放大(縮小) ps：有些人的電腦可能要Ctrl+alt+shift
按住Ctrl或shift可以選中多個元素
Ctrl+G=組合元素

2.5 排列工具

在開始欄裏我們可以找到排列工具這一選項
有的時候我們想要對齊一些圖形或者文本我們怎麼做？


其他對齊方式我們在這裏就不一一介紹了 大家可以自己嘗試一下。

2.6 圖形組合/編輯頂點

我們在2.2中講到了自定義選項卡，我們可以將"合併形狀"這一功能添加到我們的選項卡欄
運用這些功能我們就能將ppt中的形狀組合成我們想要的樣子

編輯頂點

如果我們想製作出ppt中不存在的形狀也是可以的


按住頂點拖拉可以改變頂點的位置

曲線段可以將直線變彎，抻直弓形可以把曲線變直
當我們會利用圖形的時候，我們就可以快速的做出一些簡單的圖標

2.7 漸變

可能大家都知道漸變可以用於圖形，但是將漸變用於文字的人卻不多

這個看起來像藝術字的ESTA其實就是普普通通的文本，學會漸變之後我們就可以設計自己喜歡的藝術字
1.首相我們新建一張幻燈片，並把背景色爲黑色
2.在插入選項卡里插入一個橫排文本框並輸入文字
3.改變字體，找一個粗一點的字體，設置字體大小，並選中傾斜，以上操作都在下圖板塊中

4.選中文字，選中設置文字效果格式

找到文本填充與輪廓

選中漸變填充 多設置幾個漸變光圈(點擊漸變條無光圈處可添加，顏色一深一淺交替設置)，文字居中
找到文本輪廓重複上述操作，不過這次深淺順序相反，並將輪廓設爲1磅


接下來我們插入圖片爲它添加光暈效果（ps：前面的ESTA寫成了ESAT sorry）

2.8 輔助版面

有的時候我們ppt背景顏色與我們的文字顏色相近，導致我們的一些文字看不清，同時輔助版面也可以成爲我們ppt的很好的裝飾

這樣的ppt讓我左側的文字看起來十分不清晰，這個時候我們就可以使用輔助版面。
1.首先創建一個很大的梯形，將上方黃色的點向內拉改變它的斜度

選中圖形後點擊鼠標右鍵，邊框設置爲無輪廓，填充色設置爲黑色

右鍵選擇設置形狀格式，將透明度調爲20%左右

右鍵梯形，選擇置於底層

2.9 圖片填充形狀

圖形有圖片填充的功能
我們畫很大的一個圓，將其設爲無輪廓，在填充一欄裏選擇圖片或紋理填充

插入圖片
如果我們需要調節圖片在圖形內的大小和位置，我們可以選擇將圖片平鋪爲紋理
之後我們可以ppt添加文本和其他的裝飾，這樣一張還不錯的ppt就做好了

當大家用的熟練之後也可以嘗試做這樣的PPT

3. 審美提高

我們學習了很多ppt的小技巧，但是有一個問題：會用ppt就能做出好看的ppt嗎？
想要做出好看的ppt，就一定要有比較好的審美。如果審美水平很差，那麼無論你的ppt用的多好 用了多少功能 做出了也不過是精緻的垃圾
有較高的審美水平，你就能判斷出你的ppt好不好看，你覺得不滿意的ppt你一定會去修改它，直到它達到你的審美要求。
那麼審美從何而來呢？你如何判斷一個東西它好不好看呢？判斷的標準是什麼？
我們判斷一個東西好不好看，標準就是我們的腦子裏對美的積累，只有見過美的東西才能知道什麼是美的東西，什麼是比我們以前見過的美的東西更美的東西。所以審美的提高需要積累，我建議大家每天拿出幾分鐘來到微博或者是其他的一些網站去看看設計師們的平面設計或者是服裝設計或者是一些時尚雜誌，或者是去模仿一下好看的ppt。久而久之我們的審美就能得到提高。

4. 製作規則

PPT製作如果毫無章法，那麼就很容易做的非常混亂，給人一種很不條理的感覺。所以尤其是像我們這樣的初學者，在製作PPT時如果遵守一定的規則，就能讓我們的PPT看起來更加的美觀整潔。等到你們成爲PPT大師之後，就完全可以打破這些規則按照自己的思路去做了。

排版規則

我們來重點講一下幾個簡單的排版規則

像這張PPT就採用了左對齊的方式，使這張ppt的文本看起來非常整潔

我們可以通過對比來突出重點，或者利用對比來表現要表達的事物的特點。

所謂親密原則就是將內容相關的部門放在一起，以將各個模塊劃分清楚，讓觀衆更容易接受信息

我們要重複使用ppt中的元素，比如某幾種顏色，每個圖形 這樣才能使我們的ppt看上去像是一整套ppt，而不是彼此獨立的幾張ppt拼湊在一起。


這是兩種簡單的版面分割方法，其他的排版原則也能在上面的幾張ppt裏得到體現。

5. 下載資源

圖片

我相信70%以上的人下載圖片的時候是去百度圖片上下載，但是百度圖片上面圖片的質量整體偏差而且來源廣泛，很多都是有版權的我們不能直接用，在這裏我給大家推薦幾個無版權的高清圖片網站

https://unsplash.com/
搜索圖片時請用英文

https://www.ssyer.com/

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圖標

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