本文目录
特殊时期，开工时间一再延长，绝大部分公司选择了在家办公，在家办公并不意味着低效配合缓慢。针对员工的管理策略和利用线上的办公协同软件，在家办公依然可以保证高效的产出。今天我为大家总结了远程协作办公的操作手册。
Part 1 ：公司不同员工管理策略（适用于远程协作）：
1、高层员工管理：定规则，做计划，拆战略、强沟通
管理者不能简单的依靠团队成员的自学或者自觉自律来进行高效的远程协作，
保障公司正常运作需要提前做一些评估工作。整个公司这期间的效率都依赖第一步的管理层判断，选择很重要，评估非常必要。评估工作包括三个方面：
① 业务影响评估：
• 哪些工作内容和业务可以通过远程协同来解决？
• 你的业务目标有多少可以通过远程协同来实现？
• 对于无法远程协同来完成的业务你的备用方案是什么？
② 工具成熟度评估：
• 你现在使用的工具满足所有的协作需求？
• 你和团队使用的工具是零散的组合还是统一的平台？
• 你们使用的工具是否能保证数据和信息安全？
• 你打算如何与IT部门一起解决那些无法满足的协作需求？
③ 技能成熟度评估：
• 如果工具的问题已经解决，你和你的团队是否已经具备了很好的远程协作技巧，尤其是文档共享、协同编辑、远程会议等基本技能？
• 你和你的团队是否需要接受进一步的培训来快速强化远程协作技能？
• 你可以通过哪些渠道快速的获取相关的知识技能并传递给团队
1.高层的远程协作流程
①定规则：到岗离岗的时间，工作响应时间，统一的通讯机制，信息流通模式（包括谁来发起、谁来监督，谁来验收），记录紧急联系人等等。
②做计划：根据公司战略确定计划的优先级，确定可以进行远程工作的具体岗位人员，分析人力资源是否存在缺口并进行临时调配。
③拆战略：定义公司的核心问题，制定一个明确的，可拆解的目标，是关键中的关键，并且落实到具体的部门或者中层管理者上。
④强沟通：高效会议，随时纠正方向，统一目标很重要。每日早晚会制度，每周项目进度讨论会制度。
⑤每日早晚会制度：除对齐目标外，会议的作用在于营造强烈的工作氛围，让成员意识到当前的时间是工作时间。每日会议每位成员回顾目标，并反馈当前的完成情况和明日计划，同时要记录在相应的协作文档中。
⑥项目进度讨论会：
提高效率的几个小技巧
（1）小会&短会
• 尽量多开小会（7人以下的会议）和短会（30分钟以内的会议），少开大会长会。
（2）会前准备
• 开会前会议组织者发出会议日程，让每个与会人员都了解自己在会议中的角色和目标。
（3）推进计划
• 开会后一定要及时地总结和跟进，尤其是行动计划。
当然，原则就是保证每个人都能充分和高效的参与，做到彼此尊重对方的时间和努力。
（4）仪式感
开工仪式是进入工作状态的一个很好的举措。
可以发出开工红包。向全员发送开工邮件，且说明公司的情况，并且针对疫情有一定的说明。
了解员工假期情况，同时宣布一下协同的纪律。
这对远程协作工作会有很大帮助。这个也适用每天、每周、每次收假
2、中层管理：拆任务，做协调，看进度
中层链接管理和执行之间，对目标做可行性的任务拆解并安排到具体个人，是目标提出到实现之间的桥梁，要做好协调、跟进度、指导执行的工作。线上远程协作对沟通、协调、跟进度提出了更高的要求，就要活要做细，任务要安排明白。
①拆任务
根据高层管理的战略目标，进行任务拆解，定义部门或者小组核心问题，定义核心指标，并且把指标分解为每个人的具体工作。
②做协调：在远程的条件下，沟通肯定不如见面，所以需要中层管理时刻关注员工，营造员工的归属感，关注员工的状态、心情。同时确定员工的授权范围，什么事情可以独立自主，什么事情需要确认。避免因为授权不清晰，导致任务出现问题或者打击员工的积极性。
③看进度：制定并优化远程协作工作流程，不要让员工来个性化的调整工作流程，且需要让员工记录每个工作任务的消耗时间。另外需要加强对流程瓶颈的员工进行辅导，比如很多工作，一到这个员工这里就卡住，或者就拖延，那么一定是要加强对这个员工的单独辅导的。
要避免踩以下几个“坑”：
①任务和人不匹配；合适的人做正确的事才能事半功倍，否则纯属浪费时间，造成企业内耗。
②协作顺序混乱；理清思路，项目才能有序进行，否则出现任务断档和任务拥挤的情况。
③安排任务后，等成果；固定时间对齐进度，做好及时调整，才能保障任务的高效及时完成。主动沟通，“等”、“靠”、“要”都是拖慢工作效率的大坑。提前协商固定沟通时间，才能让工作效率有提升。
④等沟通 任务要提前安排，每个人都有“时差”，甚至作息习惯和家庭习惯不同都会导致沟通“时差”的存在。
3、普通员工：管时间，做执行，常汇报，有氛围
对于团队成员来说，如同正常上班一样，即使远程协作办公，
工作中也要对齐目标和任务清单
可以参考SMART原则：
Specific 具体，
Measurable 可衡量，
Attainable 可达到，
Relevant 与大的业务目标有相关性，
Time-Bound 有明确截止日期
清晰地了解远程工作期间——“每日工作”！
期望值和需要承担的工作任务，做好确认工作，以备后续的总结回顾。
每日工作包含做到以下几点：
①管时间
作为员工一定需要和上级确认工作优先级，把工作分解为具体的动作、任务，记录各任务工作时长，并汇报。区分工作时间和休息时间。
（1）工作时间
在家办公不仅考验执行力，同样也考验自己的时间管理能力。区分这两个时间，则是为了防止让自己出现一会儿洗手间、一会吃零食、一会儿客厅溜达的情况，提高效率。
（2）休息时间
只有清晰地区分好工作时间和休息时间，远程工作，才会既有效率，又能劳逸结合，
这对公司的管理水平和个人的自我管理水平都是一个很大的提升。
②做执行
创造适合在家工作的场景，对抗干扰，提升自己的效率。区分办公区和休息区。当办公环境内有一张床，再加上有手机，基本上拖延症也就来了，将休息区和办公区分开可以缓解很大程度上的拖延症；
③常汇报
保持规律的总结汇报，不要超出授权范围自作主张，每日例会，主动介绍、回顾当天工作。汇报内容要包含以下内容：
• 这段时间做了什么
• 取得了什么成果
• 碰到了什么困难
• 需要的帮助和支持
• 下一个阶段的计划
汇报不仅是督促工作进度，也是将自己遇到的困难及时主动地总结汇报，快速获得帮助的一种的方式。
④有氛围：自觉结束假期模式，做好自我心理建设，
1、准时起床，穿戴整齐。
像正常上班一样，为自己的办公营造仪式感；
先缓解节后综合症，再快速适应远程协作办公，提高效率。
2、和家人达成共识。
每个人都需要工作，更需要家人的支持。因此，在正式开启远程协同办公的时候，一定要和家人说清楚，现在是在正式工作期间，和在单位上一样，获取家人的理解。这同样适用于管理者的自我管理。
Part 2:远程办公所需软件：
在选择工具的时候需要注意，管理是根本，工具是辅助。没有任何一款工具能够解决你100%问题，你需要做的不仅仅是工具的选择，而是对于远程协同理念的理解，一步一步的把流程制度的落实。
第一种：协同办公
一、钉钉(https://www.dingtalk.com)
钉钉是阿里巴巴集团打造的沟通和协同的多端平台，帮助中国企业通过系统化的解决方案(微应用)，提升沟通和协同效率。疫情期间政策：钉钉对1000万家企业组织发布了支持“在家办公”的全套免费解决方案。据了解，“在家办公”主要功能包括远程视频会议、群直播、DING功能、日程共享、任务协同、在线文档协同、远程打卡功能。
二、企业微信(https://work.weixin.qq.com)
企业微信是腾讯微信团队打造的企业通讯与办公工具，具有与微信一致的沟通体验，丰富的OA应用，和连接微信生态的能力，可帮助企业连接内部、连接生态伙伴、连接消费者。疫情期间政策：企业微信将视频会议人数提升到300人，支持企业随时随地发起百人音视频会议。此外，企业微信在其发布的免费远程高效办公指南中还介绍了几个便于远程办公的免费能力，包括：
1、全员群支持最高10000人即时沟通，进行4G的大文件传输;
2、一键发送公告，无论是延迟上班、值班安排还是疫情动态，都可以迅速传递给员工;
3、支持多人线上协同编辑，并支持设置打开和编辑权限，保障文档安全;
4、上传工作文件到微盘，文件在云端实时同步，可随时随地打开最新版本。
三、华为云WeLink
(https://www.huaweicloud.com/product/welink.html)
华为云WeLink是面向政企用户的智能工作平台，支持实时互动沟通、高效协作、联接各种智能终端、沉淀企业智力资产等。用户可以随时、随地、通过各类终端设备(手机、电脑、平板、电子白板等)实现协作办公。疫情期间政策：2020年1月25日至6月1日期间，华为云WeLink智能工作平台免费提供1000账号及100方不限时长会议。1月29日，华为云WeLink上线“健康打卡”功能，并向所有企业和组织免费开放，协助企业快速了解员工去向以及身体健康状态。
四、飞书(https://www.feishu.cn)
飞书是一站式的沟通与协作平台，将即时沟通、日历、在线文档、云盘、应用中心等功能整合在一起，提升企业协同工作的效率。疫情期间政策：2020年1月28日至5月1日期间，飞书将为所有用户免费提供远程办公协作等商业版服务，并且所有在此期间注册申请的湖北地区医院、学校、公益机构等组织，可享有长达三年的飞书商业版免费服务。
据了解，此次飞书提供的免费服务包括但不限于：商业版完整办公套件、不限时长的音视频会议、无限量在线文档、审批管理等。此外，在1月30日，飞书还上线了健康管理服务，并向学校、企业等组织免费开放，帮助其实现疫情监测的数据化管理。
五、苏宁豆芽(http://im.suning.com)
苏宁豆芽是苏宁自主研发的一款协同聊天工具软件协同办公平台，可帮助企业内或企业间进行即时的、远程的、高效的办公协同。疫情期间政策：1月28日，苏宁科技宣布向全社会企业及组织免费开放一体化协同办公平台，助力企业远程办公和协同工作。苏宁豆芽开放的功能包括即时消息、群组管理、音视频在线会议、企业宣传与服务号、OA移动流程起草与审批、工作日程与适时提醒、虚拟团队与生态圈协作等。据了解，免费开放时间截止到2020年12月31日。
第二种：视频会议
一、Zoom(https://www.zoom.cn)
Zoom是一款多人手机云视频会议软件，为用户提供兼备高清视频会议与移动网络会议功能的免费云视频通话服务。用户可通过手机、平板电脑、PC与工作伙伴进行多人视频及语音通话、屏幕分享、会议预约管理等商务沟通。疫情期间政策：从2020年1月27日起，Zoom面向中国用户的视频会议服务将全部免费。
二、TalkLine(https://www.talkline.cn)
TalkLine是一款实时视频互动交流软件，全终端支持企业办公、远程招聘、企业培训、在线教育、远程会诊、视频客服等多种场景，提供清晰流畅稳定的音视频体验。疫情期间政策：TalkLine为所有用户提供远程办公支持，赠送5000分钟会议时长。
三、小鱼易连(https://www.xylink.com)
小鱼易连是一款企业办公软件，提供电话会议，云端协助、硬件视频会议、企业级直播等解决方案，服务于提供视频会议、远程教育、远程医疗、远程金融及远程政务等领域。疫情期间政策：2020年1月26日起至疫情结束，向全国政府机关、医疗机构、教育机构、企业单位免费提供100方云视频会议，
保障政府机关疫情指挥、医疗机构远程会诊、教育机构线上授课、企业单位在家办公。
四、MindLinker(https://www.mindlinker.com)
MindLinker是一款针对企业开发的会议整体解决方案，支持多方高清视频会议、会议快捷预约、会中高效协作、会后决议持续跟进等功能，能够极大的提升企业会议效率，从而提升企业整体运营效率。疫情期间政策：MindLinker 面向企业和个人免费提供100方视频会议服务，需要开视频会议的单位或者团队可以直接免费使用。
五、科天云(https://www.ketianyun.com)
科天云由TCL和思科共同创立，是一个主营企业沟通协作解决方案的云平台，提供高清视频通讯协作服务。疫情期间政策：科天云会议面向所有用户免费开放，帮助企业远程办公，帮助学校复课云中课堂，帮助医疗机构远程会诊。
六、全时云会议
(https://meetnow.quanshi.com/onemeeting)
全时云会议是全时云商务服务股份有限公司基于云计算架构开发的网络视频会议产品。
疫情期间政策：从2020年1月26日起直至疫情结束，全时云会议免费使用。
视频会议平台功能对比：
第三种：文档协作
一、石墨文档(https://shimo.im/welcome)
石墨文档是一款支持云端实时协作的企业办公服务软件，支持多人同时对文档编辑和评论，多端实时更新，具有协作撰稿、方案讨论、会议记录和资料共享等功能。疫情期间政策：石墨文档针对在家办公场景推出了“远程办公”产品新版本，并搭建了企业远程办公解决方案，帮助企业组织高效协同运转。疫情期间，石墨文档个人版账户将会自动升级为远程办公版，用户可免费使用。
二、腾讯文档(https://docs.qq.com/index.html)
腾讯文档是一款可多人协作的在线文档。支持Word、Excel和PPT类型，打开网页就能查看和编辑，云端实时保存;可多人实时编辑文档，权限安全可控。疫情期间政策：2020年1月27日，腾讯官方宣布，腾讯文档结合目前疫情防控的社会需求，在春节期间紧急进行以下几项针对性升级：1、上线6类疫情统计模板;
其中，六类疫情登记统计模板包括：春节假期员工健康信息报备表、春节假期学生健康信息报备表、武汉返乡人员统计表、学生每日健康信息上报、2020春节返工时间统计、员工健康信息收集表。
2、免费开放会员服务，同时在线编辑人数提升至200人;
3、支持远程协同办公。
同时，腾讯文档将同时在线编辑的人数上限，从20人提高到200人，方便更多人发布疫情相关的紧急信息。另外，腾讯还为需要用到更多会员功能的组织，开放了免费会员的申请通道，填写申请即可。
三、印象笔记(https://www.yinxiang.com)
印象笔记是一款支持多终端同步的云笔记软件，用户可以在多种设备和平台间无缝同步每天的见闻、思考与灵感。一站式完成信息的收集备份、永久保存和高效整理，提升工作、学习、生活效率。应用场景包括：记录会议记录、管理名片、制作购物清单、计划一段旅行、策划和管理项目、记录课堂笔记等。疫情期间政策：2020年1月30日起至2月29日，凡成功填写申请表单http://evernote.mikecrm.com/M7yVmLu并通过的中小微企业和团队，即可免费使用印象笔记企业版全部权益。免费使用期至2020年5月1日(届时将视疫情情况酌情考虑延期)。
四、WPS+云办公(https://plus.wps.cn)
WPS+云办公是金山办公面向企业客户推出的高效、安全的云办公解决方案，
不仅提供全平台WPS Office产品，还有文档云存储、在线协作文档、企业管理后台、文档安全服务以及周边办公应用;满足企业文档集中管理、团队高效协同、数据安全管控、随时随地移动办公的诉求。疫情期间政策：WPS+为企业用户免费提供远程办公、会议等服务。从2020年1月31日起至5月1日，凡3人及以上协作办公的，可免费获得WPS+协作版高级权益。
五、Tower(https://tower.im)
Tower是一款团队协作软件，支持多设备查看文档，可以自由创建团队，分享项目及文档，有在线讨论，文件共享，日程安排等多个功能。疫情期间政策：自2020年1月18日起至3月1日，Tower的高级版和专业版功能，对全社会免费开放，所有新注册团队均可免费使用。对于已经在使用Tower的医疗团队免费将续费期限推迟到5月1日。
六、TeamViewer
(https://www.teamviewer.cn/cn)
TeamViewer是一款远程桌面工具，提供工业级远程控制、桌面共享、在线会议、网络监控、恶意软件保护，以及计算机之间安全的文件传输等功能。疫情期间政策：1月28日，TeamViewer发布消息称，将提供免费的远程办公方案，让需要在非常时期坚守岗位的人更安全地完成工作。
七、联想企业网盘(https://box.lenovo.com)
联想企业网盘是联想集团下联想云存储的一个企业级网盘产品，针对企业网络文件存储和管理需求的解决方案，提供安全可靠的在线企业文件管理，提高企业办公效率。疫情期间政策：从2020年1月31日至7月31日，向湖北省国家机构组织及事业单位、学校(普教、高教)、医院及医疗机构提供公有网盘协作版全功能免费服务。
八、Zoho(https://www.zoho.com.cn)
Zoho为提供企业运行和管理的一站式云平台，已陆续推出40多款在线SaaS软件产品，包括CRM、在线Office、邮箱、项目管理、团队协作、人事管理、财务管理、BI商业智能、应用开发平台等。疫情期间政策：免费开放8款在线协同工作软件，包括：网络会议、远程支持软件、企业邮箱、企业网盘、在线Office套件、在线聊天工具。
九、ProcessOn(https://www.processon.com)
ProcessOn是一个在线作图工具的聚合平台，支持在线画流程图、思维导图、UI原型图、UML、网络拓扑图、组织结构图等。
十、有道云笔记
(http://note.youdao.com)
有道云笔记是网易旗下的有道推出的个人与团队的线上资料库。主要功能特色包括：纷繁笔记轻松管理、文件同步自动完成、路上创意随手记录、精彩网页一键保存、增量式同步技术、手机端富文本编辑、白板拍照智能优化、手写输入、涂鸦等。
十一、为知笔记
(https://www.wiz.cn/zh-cn)
为知笔记不仅是一款记录生活、工作和学习的云服务笔记软件，也是一款可以共享资料、基于资料进行沟通的协作工具。用户可以随时随地记录和查看有价值的信息，所有数据在电脑、手机、平板、网页可通过同步保持一致。因文档协作工具较多，现选出4款工具进行对比，如下图所示：
工具很多，企业在选择时要集合需求选择能够让自己高效、安全的方式持续运作的工具，不求求功能全而多。
（1）远程协同办公规则
（2）周报模板
（3）远程办公项目清单
Tips
此外，当我们把自己的注意力都集中在企业如何保障业务上时，很容易忽视团队的关怀。他们会担心：疫情会不会让自己失业，公司以后的计划会不会调整、薪资待遇会不会变化、复工后的工作环境是否安全有保障等等问题，可能因为距离、因为契机他们不会表达这些担忧，只会在心理焦虑。团队的稳定也是生产力，尤其很多企业的团队成员都来自全国各地五湖四海，不同地区的情况不同，针对当前遇到的特殊情况，对于员工的心理建设工作要同样重视，做好员工关怀，才能保障更加高效的工作。
Part3 员工关怀
企业管理者可以从以下几点着手，做好员工关怀的工作：
（1）物资准备
为复工做好相应的物资准备工作，采买相应的消毒液和口罩，减轻成员对复工后的担忧心理；
（2）健康管理
远程协作期间，建立相应的健康汇报制度，通过对成员的健康表示关心，让成员感觉每天的信息不仅仅是不断上涨的人数，网络各种信息，建立信心；
（3）共享规划
将公司工作目标、计划和未来方向与员工充分沟通，坦诚沟通，让他们清晰地知道下一步的工作安排和可能会遇到的变化。
虽然是远程协作，团队的情绪和士气也是影响协作效率和质量的重要因素，我们不能忽视。
今天的分享就到这里，下面是我的个人介绍。我在产品经理入门、求职技巧、面试总结，产品完整工作流都有自己的真实经验，会持续毫无保留的输出。感谢大家的关注！
在微信公众号（ID:Carly_xdd）后台回复“嘿嘿嘿”可以加我好友，随时交流~~~
