第五章 習慣三：要事第一（上）(1)
——自我管理的原則
有效管理是掌握重點式的管理，它把最重要的事放在第一位。由領導決定什麼是重點後，再靠自制力來掌握重點，時刻把它們放在第一位，以免被感覺、情緒或衝動所左右。
重要之事決不可受芝麻綠豆小事牽絆。
——歌德(Goethe)，德國詩人
請先用幾分鐘的時間簡短回答以下兩個問題，這對你培養習慣三將是非常重要的。
●有哪件事，你經常做的話會對你個人的生活產生重大的正面影響，可是卻遲遲沒有去做?
●在事業上有哪件事會產生類似的效果?
我們過一會兒再討論這兩個問題的答案。現在先步入正題——習慣三：要事第一(put first things first)。這個習慣落實了前兩個習慣，在日常生活中，隨時隨地展現出積極主動與確立目標的功夫。
要事第一是通過獨立意志的發揮，建立以原則爲重心的處事態度，進而達到有效的自我管理。
前面已強調，管理不同於領導。領導是力道十足的右腦活動，有某種哲學爲基礎而更近乎藝術，講究的是關於人生目標、使命等大道理。
不過大方向確定之後，應落實於日常生活，此時管理就顯得異常重要。管理是分析、推理、規劃、應用等左腦所擅長的活動。我個人對此的格言是：左腦管理，右腦領導。
獨立意志：有效管理的先決條件
除了自我意識、良知與想象力之外，真正使有效管理成爲可能的是人類的第四個天賦——獨立意志。有了它，人類得以做各種抉擇，並依據這些抉擇行事。因此獨立意志是有效自我管理的先決條件。
獨立意志具有不可思議的力量，屢屢創造奇蹟。不過對一般人而言，如何在日常每個決定中發揮獨立意志，纔是最重要的課題。
獨立意志的強弱，可由自制力——是否言出必行、言行一致——見出端倪，因此自制力是一項極爲重要的品格。
有效管理是掌握重點式的管理，它把最重要的事放在第一位。由領導決定什麼是重點後，再靠自制力來掌握重點，時刻把它們放在第一位，以免被感覺、情緒或衝動所左右。
自制力一詞來源於信徒，他們信奉一種哲學，一套原則或價值觀，信奉一個壓倒一切的目標或代表這個目標的人。
換句話說，自制力來自內部，那是獨立意志的作用。你是你自己內在價值觀的信徒，具有讓感情、衝動和情緒服從於價值觀的意志和品德。
葛雷(E.M.Gray)所著《成功的共通性》(The Common Denominator of Success)一文，深獲我心。終其一生，葛雷都在尋找所有成功者共通的祕訣。最後他發現，勤奮、運氣或靈活的手腕雖很重要，卻非關鍵，惟有掌握重點才 是成功的不二法門。他說：
成功者能爲失敗者所不能爲，縱使並非心甘情願，但爲了理想與目標，仍可以憑毅力克服心理障礙。
強烈的進取心可使人勉爲其難，排除不急之務的牽絆。
四代時間管理理論的演進
習慣三觸及許多人生管理與時間管理的問題，我研究多年的心得是：如何分辨輕重緩急與培養組織能力，是時間管理的精髓所在。
有關時間管理的研究已有相當歷史。猶如人類社會從農業革命演進到工業革命，再到資訊革命，時間管理理論也可分爲四代。
●第一代理論着重利用便條與備忘錄，在忙碌中調配時間與精力。
●第二代理論強調行事曆與日程表，反映出時間管理已注意到規劃未來的重要。
●第三代是目前正流行、講求優先順序的觀念。也就是依據輕重緩急設定短、中、長期目標，再逐日訂定實現目標的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率。
這種做法有它可取的地方。但也有人發現，過分強調效率，把時間崩得死死的，反而會產生反效果，使人失去增進感情、滿足個人需要以及享受意外之喜的機會。於是許多人放棄這種過於死板拘束的時間管理法，回覆到前兩代的做法，以維護生活的品質。
現在，又有第四代理論出現。與以往截然不同之處在於，它根本否定“時間管理”這個名詞，主張關鍵不在於時間管理，而在於個人管理。與其着重於時間與事務的安排，不如把重心放在維持產出與產能的平衡上。
第五章習慣三：要事第一（中）
集大成的時間管理理論
第一代的時間管理理論絲毫沒有“優先”的觀念。固然每做完備忘錄上的一件事，會帶給人成就感，可是這種成就不一定符合人生的大目標。因此，所完成的只是必要而非重要的事。
然而好此道者不在少數，因爲阻力最少，痛苦與壓力也最少。更何況，根據外在要求與規律行事，容易推卸責任。這類經理人缺乏效率，缺乏自制力與自尊。
第二代經理人自制力增強了，能夠未雨綢繆，不只是隨波逐流，但是對事情仍沒有輕重緩急之分。
第三代經理人則大有進步，講究理清價值觀與認定目標。可惜，拘泥於逐日規劃行事，視野不夠開闊，難免因小失大。第一、三類事務往往佔去所有的時間，這是第三代理論最嚴重的缺失。
不過以上三代理論的演進，仍有可資借鑑的地方。第四代理論便在舊有基礎上，開創新局面。以原則爲重心，配合個人對使命的認知，兼顧重要性與急迫性；強調產出與產能齊頭並進，着重第二類事務的完成。
管理方法六標準
有效的個人管理方法須符合以下標準：
一、一致：個人的理想與使命、角色與目標、工作重點與計劃、慾望與自制之間，應和諧一致。
二、平衡：管理方法應有助於生活平衡發展，提醒我們扮演不同的角色，以免忽略了健康、家庭、個人發展等重要的人生層面。有人以爲某方面的成功可補償他方面的遺憾，但那終非長久之計。難道成功的事業可以彌補破碎的婚姻、孱弱的身體或性格上的缺失?
三、有重心：理想的管理方法會鼓勵並協助你，着重雖不緊迫卻極重要的事。我認爲，最有效的方法是以一星期爲單位訂定計劃。一週7天中，每天各有不同的優先標的，但基本上7日一體，相互呼應。如此安排人生，祕訣在於不要就日程表訂定優先順序，應就事件本身的重要性來安排行事曆。
四、重人性：個人管理的重點在人，不在事。行事固然要講求效率，但以原則爲重心的人更重視人際關係的得失。因此有效的個人管理偶爾須犧牲效率，遷就人的因素。畢竟日程表的目的在於協助工作推行，並不是要讓我們爲進度落後而產生內疚感。
五、能變通：管理方法應爲人所用，不可一成不變，視個人作風與需要而調整。
六、攜帶方便：管理工具必須便於攜帶，隨時可供參考修正。
根據實際經驗，我設計出一種符合以上諸條件的表格。其實，許多優秀的第三代管理工具，也值得采用，只是實際做法或具體運用因人而異罷了。以下舉實例說明如何以原則爲重心，建立起充分掌握重點的一週行事曆。
個人管理四步驟
有效的個人管理可分爲四個步驟：
●確定角色——首先，寫下個人認爲重要的角色。假若以往不曾認真考慮這個問題，就把這時閃過腦際的角色逐一寫下。除了“個人”以外，父母、兒女、職員、老師……凡是你願意定期投入時間精力的，都可以納入其中。
不必想得太嚴肅，彷彿立下終身職志，只須考慮未來一週中應該扮演的角色即可。
請看以下兩例，是一般人如何看待他們所扮演的各種角色：
一、個人
二、丈夫/父親
三、新產品經理
四、研究經理
五、人事經理
六、行政經理
七、公司董事長
一、個人發展
二、妻子
三、母親
四、房地產推銷員
五、主日學老師
六、交響樂團董事
●選擇目標——其次，爲每個角色訂定未來1周欲達成的2至3個重要成果，列入目標欄中(請看錶五-2)。
這些短期目標應與使命宣言中的終極目標有所關聯，至少有一部分如此。即使不曾寫過使命宣言，也可以自己設想每一角色及重要目標。在未來1周的目標中，務必有一些真正重要但不急迫之事。
●安排進度——現在，根據上面所列目標，安排未來7天的行程。比方說，目標之一是完成個人使命宣言初稿，那麼不妨在週日抽出連續2個小時完成此事。通常星期日(或一週中對你最有意義或最特殊的一天)，正是思考如何提升自我及規劃一週行事的最佳時刻。
再比方，鍛鍊身體是你的目標，那麼不妨安排3至4天，每天運動1小時。
有些目標可能必須在辦公時間完成，有些得在全家共聚一堂時實現。
每個目標都可當做某一天的第一要務，更理想的是當做特殊的約會，全力以赴。對本年度或1個月內已定的約會則一一檢討，凡是符合個人目標的加以保留，否則便取消或更改時間。
在表五-2中，一共有19個目標，大致都很重要，分別安排在7天內。左下角的方格是“精益求精”欄，提醒你定期就身體、心智、精神、社會情感四個層面，來檢討追求人生目標後的情況。詳情請參閱第十章。
經過一番規劃，這張“一週行事曆”中，居然還留有不少空白。足以應付突發事件，調整工作日程，建立人際關係，或偷得浮生半日閒。由於一切都在個人掌握之中，便無須瞻前顧後。
●逐日調整——每天早晨依據行事曆，安排一天的大小事務。第三代理論強調的逐日計劃行事，在此可以派上用場，使事情井然有序，不致因小失大。
從以上的實例，你是否已心領神會這種做法的可貴之處?依據我個人的心得，以及許多人受益的情形，我深信這種做法確實不同凡響。
第三個習慣重在身體力行。就彷彿程序設計員設計出程序後，計算機必須加以執行。
順從別人的意願，完成他人眼中的要務，或無牽無掛地享受既不緊張又不重要的活動，豈不輕鬆愉快?至於執行自己依理性原則設計出的程序，則或多或少考驗着自制力，此時就得靠誠心正意的修養功夫，堅定意志。
俗語說：“天有不測風雲，人有旦夕禍福。”事先安排妥當的行事曆，必要時仍須有所更動。只要把握原則，任何調整都心安理得。
我有個兒子，一度對追求效率十分着迷，每天的行程都安排得相當緊湊。到後來，日程表居然已細分到以分鐘爲單位。記得有那麼一天諸事順利，他依計劃洗車、借書……但到了“與女友分手”這一項，事先的計劃完全打破。
原本他只安排了10至15分鐘打電話，向女友解釋一切。沒想到，解釋了1個半小時，還難以收場，因爲女友實在無法接受這突如其來的打擊。這再一次證明，對人不可講效率，對事纔可如此。對人應講效用——即某一行爲是否有效。
爲人父母者，尤其是母親，常耗費所有的時間照顧小孩，以致一事無成，備感挫折。但挫折多來自有所期望，而這期望反映的卻是社會價值觀，不是個人的價值觀。若想要克服因社會價值觀而產生的內疚感，可以依靠習慣二——以終爲始。
第四代個人管理理論的特點，在於承認人比事更重要。而芸芸衆生中，首要顧及的便是自己。它比第三代理論高明之處是：強調以原則爲重心，以良知爲導向，針對個人獨有的使命，幫助個人平衡發展生活中的不同角色，並且全盤規劃日常生活。
第五章習慣三：要事第一（下）
高效能的祕訣——授權
授權是提高效能或效能的祕訣之一，可惜一般人多吝於授權，總覺得不如靠自己更省時省事。
其實把責任分配給其他成熟老練的員工，纔有餘力從事更高層次的活動。因此，授權
代表成長，不但是個人，也是團體的成長。已故名企業家潘尼(J.C.Penney)曾表示，他這一生中最明智的決定就是“放手”。在發現獨立難撐大局之後，他毅然決然放手讓別人去做，結果造就了無數商店、個人的成長與發展。
由此可見，授權也與公衆的成功有關，這一點留待第六章加以討論。此處專論授權與個人管理技巧的關係。
授權是事必躬親與管理之間的最大分野。事必躬親者凡事不假外求。不放心子女、寧可自己洗碗的父母，自繪藍圖的建築師或自己打字的祕書，都屬於這一類。
反之，管理者注重建立制度，然後彙集羣力共同完成工作。比如分派子女洗碗的父母，領導一羣設計人員的建築師，或監督其他祕書與行政人員的執行祕書。
假定事必躬親者花1小時可產生1單位的成果(如圖5-7)，那麼管理者經由有效的授權，每投入1小時便可產生10倍、50倍，甚至100倍的成果其中訣竅不過是將槓桿支點向右移而已(如圖5-8)。
兩種類型的授權
授權依型態可分爲兩種，一是“下達指令”型，一是“充分信任”型。
下達指令
放不開手的管理者堅持一人獨挑大樑，屬下惟命是從，意即不做任何決策、不負任何責任。
有一次，我們全家去滑水。擅長滑水的兒子由我駕船拖着滑行，我的妻子負責拍下他的精采動作。起先我叮嚀她慎選鏡頭，因底片所剩不多。後來發現她對相機性能不熟，就頻頻面授機宜：要等太陽落在船的前方，且兒子表現美妙動作時再按快門。
可是愈擔心底片不夠或妻子技術欠佳，我愈無法放手讓她拍。到最後，演變成我下口令，妻子才按快門。
這就是下達指令型的授權，必須亦步亦趨地監督。這種方式常被採用，但成效如何呢?有多少人能夠如此事無鉅細地管理屬下呢?
充分信任
充分信任型的授權，纔是有效的管理之道。這種方式注重的是結果，不是過程。獲授權者可自行決定如何完成任務，並對結果負責。起初，也許會比較費時，但絕對值得。
充分信任型授權必須雙方對以下事項，有足夠的默契與共識：
●預期的成果：管理與被管理的一方須對預期的結果與時限進行溝通，寧可多花時間討論，確定彼此認知無誤。討論重點在成果，不在手段。
●應遵守的規範：授權有一定的限度，所以必須加以規範，但切忌太多，約束太多。
然而也不可過度放任，以致違背了原則。對可能出現的難題與障礙，應事先告知對方，避免無謂的摸索。
●可用的資源：雙方確定可用的人力、物力、財務、技術或其他資源。
●責任的歸屬：約定考評的標準及次數。
●明確的獎懲：依據考評結果訂定賞罰，包括金錢報酬、精神獎勵與職務調整等等。
仍以我家爲例來說明。有一年，我們開家庭會議，討論共同的生活目標以及工作分配。會議結果不問可知，因爲孩子還小，我與妻子分擔了大部分工作。當時年僅7歲的史蒂芬已相當懂事，自願負責照顧庭院，於是我認真指導他如何做個好園丁。
我指着鄰居的院子對他說：“這就是我們希望的院子——綠油油而又整潔。除了上油漆以外，你可以自己想辦法使院中充滿綠意，用水桶、水管或噴壺澆水都行。”
又爲了把我所期望的整潔程度具體化，我倆當場清理了半邊的院子，好給他留下深刻的印象。
經過兩星期的訓練，史蒂芬終於完全接下了這個任務。我們協議一切由他作主，我只在有空時從旁協助。此外，每週兩次，他必須帶我巡視整個院子，說明工作成果，並自行判斷表現成績。
當時並未談到零用錢的問題，不過我很樂意付這筆錢。我想，7歲大的孩子應該已有責任感，足以負擔這個任務。
那一天是星期六，一連過了3天，史蒂芬毫無動靜。星期六才做的決定，我不奢望他立即行動，星期天也不是工作日，可是星期一他依然故我。到星期二，我已經有些按捺不住。不幸的是，下班之後，院內臟亂依舊，史蒂芬卻在對街的公園裏嬉戲。
我感到極度失望，忍不住想要喚他過來整理院子。這麼做可收立竿見影之效，卻會給孩子推卸責任的藉口。於是我勉爲其難忍耐到晚餐用畢，纔對他說：“照前幾天的約定，你現在帶我到院子裏，看看工作成績，好不好?”
纔出門他就低下頭，過不多久更抽噎地哭起來。
“爸，這好難喲!”
很難?我心裏想：你根本什麼都沒做。不過我也明白，難的是自動自發，於是我說：“需不需要我幫忙呢?”
“你肯嗎?爸!”
“我答應過什麼?”
“你說有空的時候會幫我。”
“現在我就有空。”
他跑進屋去拿來兩個大袋子，一人一個，然後指着一堆垃圾說：“請把那些撿起來好不好?”
我樂於從命，因爲他已開始負起照顧這片園地的責任。
那年暑假我總共又幫了兩、三次忙，之後他就完全獨立作業，悉心照顧一切。甚至哥哥姐姐亂丟紙屑，立刻就會受到指責。他做得比我還好。
信任可以激發最強烈的動機，使人全力以赴，但需要時間與耐心。惟有經過相當的訓練與陶冶，才能培養足夠的能力，不致有辱使命。
我相信，善於授權可以收事半功倍之效，且對雙方都有益處。不過授權者必須真心誠意以管理爲出發點，而不是隻求效果。比方整理房間，做父母的自然是得心應手。但爲了訓練子女，就得耐住性子，給他們時間，放手讓他們去做，父母只能從旁指導。縱使一時浪費時間，將來卻能省掉不少麻煩，這種投資絕對值。至於獲授權的人，既擁有自主權，也就無從推委，惟有竭力達成目標，不負所托。
授權的大原則不變，權限卻因人而異。對不夠成熟的人，目標不必訂得太高，指示要詳盡，並且充分提供資源；監督考覈則較頻繁，獎懲也更直接。對成熟的人，可分配挑戰性高的任務，精簡指示，減少監督考覈的次數，考評標準則較爲抽象。
成功的授權是有效管理的表徵，重要性可想而知。在附錄二中有一則實例，說明辦公時把握要點可發揮龐大的力量。
立即行動
一、找出一件一直爲你所忽略，但是會對個人或事業產生重大影響的事，寫下來作爲近期目標。
二、根據表五-1估計自己花在這四類事務上的時間，然後連續3天記錄行事曆，每15分鐘爲1單位，驗證估計正確與否。你是否滿意自己運用時間的方式?有沒有應當改弦更張之處?
三、列舉可授權的事項及合適的授權對象，並付諸行動。
四、規劃下一週的活動，依據不同的角色設定目標，再把目標轉換成行動，列入行事曆。一週過後，檢討自己是否成功地把人生目標和價值觀溶入日常生活，意志是否堅定?
五、下定決心，以後每週固定規劃行事曆，並選擇一定時間來進行。
六、設計合用的表格，可參考本書範例。
七、閱讀附錄二的實例。