問：說到文檔，東西再好，包裝不行，就上不了檔次。這個我很理解。過去有一個小公司想代理我們公司的軟件，但我們連演示版都沒有，最後告吹。可是寫文檔是件很矛盾的事情，因爲最清楚功能的人當然是開發部的人，但是我們整天在編碼哪有時間再去寫文檔，而且手法太糙。客服部事情不多，可以讓客服部招文科出身的女孩子來寫，但是客服部都是些剛畢業的小姑娘，寫出來的東西，好看是好看，但不實在。
答：那我們就要把這件事捋一捋。你不仔細推敲就不會發現問題的解決方法。
首先，我們到底需要哪些文檔？其次，這些文檔有沒有可從別處拷貝的，而不要從頭一個字一個字碼起？
文檔，有以下幾個主要方面：
1有產品白皮書。扼要介紹產品要點優點。不要和老闆、客戶、銷售人員講太多廢話。好東西，幾句話就能讓人眼睛發亮。
2有快速入門。大家眼睛發亮了，就迫不及待想上手，但是一打開，啊呀，原來有100項功能，這怎麼能找到白皮書上說的功能呢？
3有系統管理員手冊。怎麼初始化？總的讓人走出第一步用起來吧
4有業務操作詳細幫助說明，CHM的和視頻教學都要有。有人喜歡文字，有人喜歡視頻。
5 FAQ。
6 演示數據庫和演示版
我們就這麼幾竿子人，這些文檔當然需要，但我們沒有能力做啊，怎麼辦？那就哪個最急需我們就先出哪個。
首先，產品是開發出來了，那麼第一個就是讓銷售部的人接受。你得罪了銷售就等於得罪的老闆。
所以，我們首先要有一些文檔準備給銷售部上一次培訓課。那麼準備什麼？
1產品白皮書+PPT。簡明扼要的把軟件的功能、流程、亮點介紹到。銷售部不要聽長篇大論，他們只想知道這個軟件確實把他們過去遇到的問題解決了，讓他們有信心去推新版，而不是留戀舊版。我們遇到很多銷售人員對新版不瞭解，對舊版他了解所以就推舊版的現象。
2給他演示，一個PPT肯定不行，那麼必須有演示數據庫。演示結果大受好評，那麼他們肯定和你要演示版了。他們纔不想了解怎麼初始化，怎麼配置，他們只想要一安裝上就能用，這樣他們熟悉後就可以給客戶演示了。所以，演示數據庫要仿真一家企業，而不要是測試數據。讓銷售部去做演示數據，這怎麼可能呢？
3銷售部自己要學習了，他是聽你講的津津有味，但自己一上手就容易蒙。這時候萬金油的不僅要去給做隨叫隨到的培訓，而且我們的系統使用快速入門必須在之前就出來。這樣銷售部就能比較快的領會學習。
4銷售部開始向客戶銷售了。客戶當然也希望在聽完銷售部培訓之後拿到演示版自己看看是不是銷售人員在忽悠。一旦角的確實不錯，就決定購買了。那麼要正式安裝、初始化配置、基礎數據檔案維護、培訓，那麼業務詳細操作說明就必須到位了。首先是視頻，沒有人願意看文字，舒舒服服的躺那兒看視頻學習多好。只有在實際操作中遇到疑問纔會去看CHM幫助文件。而且我們也經常遇到這種的情況，客戶遇到疑問，第一個就是打電話，他不會先去看文檔的。而且你回答了他的問題他也不會去看文檔的。爲了養成他看文檔的習慣，必須在解決問題的時候，你指導他按照文檔上的操作說明去做，只有這樣，纔會慢慢的形成有了問題不會給你打電話，而是先看文檔。