作爲生產力工具，我們的電腦每天都會接收和產生大量的文件。經年累月，如果沒有一套科學有序的文件管理體系，毋庸置疑，你將常常面臨以下難題：
經常在電腦上找不到想找的文件；
桌面總是災難性地堆滿各種各樣的文件；
多設備卻沒有辦法獲取其他設備上的文件；
文件夾多且雜，層層嵌套，不知道如何歸類；
文件夾中總是有許多個文件版本，卻總找不到最新的版本;
……
花時間找文件是件蠻浪費時間的事情，今天和大家分享幾點文件管理的小技巧，讓你一秒鐘輕輕鬆鬆找到想要的文件。
01 做好文件命名
做好文件命名非常重要，即使你沒有做好文件的分類和歸檔，也可以利用檢索和索引工具快速找到你想要的文件。沒有命名的文件沒有辦法被識別，只能在電腦的某個角落裏喫灰，這也是很多人經常找不到文件的主要原因。
文件命名規則
每個人都有自己習慣的命名規範。按理說只要能賦予這個文件意義，讓你看到這個文件名即知道這份文件是什麼，做什麼用的，想要找它的時候知道用什麼關鍵詞搜索即可。
但在工作中經常會涉及對外溝通和協作，如果能有一個更清晰直觀的命名方式，不僅可以讓接收方一眼明白，在迭代的過程中也會更方便。而且文件的命名越準確詳細，越容易進行檢索。
這邊簡單分享下幾個命名規範：
項目名稱+內容描述+版本/時間
eg：XMind2020新手指南[email protected]
時間+人+工作事項+版本
eg：20200630張三公衆號7月內容規劃V1.docx
時間+人物+任務+描述
eg：20200630_Oster_XMind2020_圖標設計.ai
時間和版本號都是標註文件狀態的方式。如果要不斷進行迭代，注意標註好時間和初稿、定稿之類的狀態標籤。模塊之間也可以用 - 或 _ 來進行區隔讓整體看起來更清晰。命名規範可以根據個人喜好而定，最重要的是選擇自己習慣的命名方式，然後堅定地進執行。
索引工具
Mac：聚焦搜索
Windows：Everything
當你做好文件的命名之後，就可以用檢索工具快速地檢索並找到你想要的文件。Mac 自帶的聚焦搜索非常方便，可用 Command+空格鍵快速喚出。也可以 Command+F 快速喚出 Finder 訪達中的搜索框進行文件的搜索。
Windows 可以藉助 Everything、Listary 或其他第三方檢索軟件或來進行文件的檢索。
02 構築清晰的文件夾目錄
做好文件命名能解決找不到文件的問題，但要讓電腦達到整潔有序還是要靠文件的分類和歸檔。文件管理其實就和各地的垃圾分類的原理一樣，建好文件分類體系，然後把每一個文件放到應有的位置上。
而文件的分類其實就是邏輯思維的體現，怎麼讓分類的層次更清晰，怎麼去進行歸納總結。接下來簡單介紹下如何構建一個有序的文件夾目錄。
選擇分類的維度
Windows 用 C 盤 D 盤 E 盤 F 盤的硬盤分區來進行文件的分區，我們可以根據這個分區來將工作和生活分開。比如將 D 盤設爲工作盤，E 盤和 F 盤來放生活和休閒的東西。而 Mac 沒有硬盤分區的概念，主要還是通過文件夾來進行分類。
在分類上我們可以根據自己的工作內容來進行模塊的區分，在分類時做到遵循 MECE 原則，即各部分之間相互獨立，相互排斥，沒有重疊（Mutually Exclusive ）。所有部分完全窮盡，沒有遺漏（Collectively Exhaustive）。
在構思時可以打開 XMind，根據自己主要的工作內容，構思和整理出主要的分類模塊。
爲了達到整體的簡潔有序，避免層級過多和層層嵌套造成的繁瑣，在構思的過程中，層級應儘量不超過 3 層。比如下圖就是一個比較簡單清晰的文件夾的分類。
文件夾命名
根據自身情況用思維導圖進行文件分類構思後，我們可以用數字+文件夾名稱的命名方式來進行文件夾的命名。用這種方式命名可以讓系統按名稱的默認排序方式對文件夾進行有序排列，整體上也會更有秩序感。
03 及時整理和歸檔
文件管理應該成爲工作流的一部分，當你在完成工作時，及時將文件進行歸檔是讓桌面一直保持乾淨整潔的好習慣。在進行歸檔時，我們可以按照以下幾個思路進行：
不需要的文件：直接刪除，斷舍離的思維在這邊同樣適用；
進行中的文件：可以設置一個暫時的文件夾進行放置，做完即清空；
已完成的文件：按照構築的文件分類方式進行歸檔，重要的文件可以進行網盤的備份和同步。
做好以上三步，即可輕鬆告別開頭提及的各個難題。是不是非常簡單？大家可以迅速 get 起來～