《結構化寫作》讓你心中有譜、下筆有神、快速成文並贏得職場說服力

在日常生活和工作中,我們每天都要面臨各種問題。

比如,孩子最近網癮特別大,要不要管,怎麼管?A股市場波動頻繁,股票還要不要加倉?

再比如,老闆要求你限期完成一份工作報告,可面對一堆資料你卻感覺無從下手;或者你有一個特別好的企劃方案,可是領導聽後卻沒有反應等等。

所有這些問題,都會讓我們一想起來頭就大,我們會發現自己被淹沒在大量需要思考的想法和數據中不能自拔。

那麼,我們如何找到快速自救的方法呢?在《結構化寫作》這本書中就給出了答案。

這本書的作者李忠秋,是結構思考力學院的創始人。結構思考力學院從2014年成立至今,服務500強等大中型企業超300家,面授課程超過1000場,線下學員超過30000人,線上學員超過100萬人。

李忠秋還著有《結構思考力》《透過結構看世界》兩本書,可以說,李忠秋提出的“結構思考力”就是麥肯錫《金字塔原理》在中國的本土化。而這本結構化寫作就是運用結構思考力來深化思考的寫作方法。

《結構化寫作》這本書包含導論、基礎篇、方法篇三部分。在我今天的分享中分別對應

1.什麼是結構化寫作?以及爲什麼要結構化寫作?

2.結構化寫作的核心原則是什麼?

3.結構化寫作的具體應用方法。

一、下面我們先來看什麼是結構化寫作?以及爲什麼要結構化寫作?

到底什麼是“結構化”?作者認爲,各個組成部分之間的搭配和排列就是“結構”。我們可以這樣理解:就是當我們面對大量的材料、數據和觀點時,我們要如何組織和搭配。

再形象化地說,如果把寫作材料比作是食材的化,我們寫作者就是廚師,不同級別的廚師面對相同的食材會做出不同的菜。菜鳥和大師的區別更多的在於菜譜不同,也就是組織搭配食材的不同,或者說是創新思考能力的不同。比如同樣是豆腐,我可能只能小蔥拌豆腐、你可能能做出麻婆豆腐,而米其林大師能做出香芒奶豆腐。

這裏面的差別不是原材料,而是把這些原材料組織和搭配起來的創意。我們也可以叫他思考。我們在日常選擇、交流、寫作中也經常是這樣,我們不缺材料(事實、數據),我們缺的就是如何將這些材料搭配組合,進而形成自己觀點的能力。

而這本書就能告訴我們如何組織搭配材料,幫助我們提升這種能力。也可以說,是爲我們的寫作提供幾種立馬讓我們上檔次的“菜譜”。

通過本書的閱讀,可以讓我們從面對材料無從下手,到照着“菜譜”就能寫出“飯店級”的文章。熟練之後也有可能到米其林級別。當然這也要看個人的悟性和能力。但不管怎麼說,依照本書的方法,還是可以很快讓人上手的。

這裏我稱之爲“菜譜”的其實就是寫作的流程化模板,作者說主要適用於職場寫作,但我覺得其中的方法我們也是可以拿來適用於其他需要表達交流的場合的。因爲這是一套思考的路徑,是一種思考的練習。通過這樣的思考練習,有助於提高我們的思考能力。

二 結構化思考的核心原則

我們說結構化思考主要是給大家提供一套思考路經,讓大家學會一種思考方法。相當於是一種可依照的“菜譜”。在這裏它的核心原則概括地說就是“結論先行,以上統下,歸類分組、邏輯遞進”。

如果熟悉芭芭拉明託的“金字塔原理”的朋友會發現,這16個字其實就是金字塔原理的核心思想。在這裏,作者又將他簡述爲4個字“論證類比。”

“論”對應“結論先行”,強調的是一次表達一定要有清晰明確的結論;“證”對應“以上統下”,強調上下層級之間的論證關係;“類”對應“歸類分組”,強調分類的重要性;“比”對應“邏輯遞進”,強調同一層次、同一組信息之間要進行比較,從而確定信息排列的順序。這樣說還是有點抽象,

我們仍然拿生活中的例子來解釋:先看第一個場景,

老婆:老公,咱家沒有水果了,去買個西瓜吧,對了,奶也沒了,再買點鮮牛奶。沐浴乳也不多,買個回來也行。要不再買點葡萄和桃子?孩子愛喫;還有酸奶和奶酪孩子說也要。反正去一回,再捎回點洗髮水、牙膏等日用品吧。

再看第二個場景:

老婆:老公,去超市幫我帶9樣東西回來。分別是奶類、水果和日用品3類,每種3樣。奶類:鮮牛奶、酸奶和奶酪。水果:西瓜、桃子和葡萄。日用品:洗髮水、沐浴乳和牙膏。

第一個場景:完全沒有規律,估計誰都記不住。

第二個場景,雖然買了9樣東西,但運用了論證類比原則,表達簡潔清晰。容易記得住。

下面就用這兩個場景具體解釋一下這四字原則:

1、論:結論先行

一次表達只支持一個核心觀點或中心思想,並且要放在開頭的位置。

比如上例中,第二場景直接告訴老公要在超市買9樣東西,而第一個場景羅裏吧嗦一堆,老公根本不知道要買回什麼。

這是日常生活中,職場寫作更是如此:職場寫作具有其特殊性。我們寫作的目的就是爲了對某件事情進行說明、澄清,或者提供、傳遞重要的信息。所以一定要在開頭點明觀點。這一點與文學創作類的寫作是不同的。比如,小說是將“結論”往後放,通過製造懸念吸引讀者持續看下去。

2、證:以上統下

上一層結論是對下一層信息的概括和總結,下一層信息則是對上一層結論的解釋和說明。

第二個場景中,把西瓜、桃子和葡萄統一在水果下,這是一種概括總結,反過來水果包括西瓜、桃子和葡萄,就是一種解釋和說明。

具體到寫作中,就是要從文字材料中發現並提取共同之處,然後把它們歸結到一起,用簡明扼要的語言表達出來。

3、類:歸類分組

對具有相似性或相關聯的信息要按照一定的標準進行分類,歸爲同一個邏輯範疇。

比如將物品分別按照水果、日用品、奶類等進行分類。

對應到寫作上,分類就是深入瞭解事物的內在屬性,不斷探尋和發現事物之間的聯繫,從而將看似雜亂無章的事物分門別類的區別開來,使原本模糊混亂的信息轉變爲清晰,進而達到一種系統化、條理化的狀態。

4、比:邏輯遞進

同一邏輯範疇的信息必須按照一定的邏輯順序進行排列,這樣才符合人們的認知習慣。

比如我們大家都知道的這個故事:

從前有座山、山裏有座廟、廟裏有個老和尚給小和尚講故事。。。就是按照由大到小的順序組織的,如果把他換成從前有座廟,還有一座山,廟裏有個小和尚,有個老和尚在講故事。聽起來就太彆扭了。

所以,遵循一定的順序來組織你所要表達的內容,更有利於溝通的準確和順暢。如果你的表達混亂而無序,只會讓對方認爲你的思路不清晰,你並沒有把相關的主題想清楚。

以上就是“論證類比”的具體內容,也是結構化寫作的指導思想。下面再來看具體應用。

三、結構化寫作的具體應用方法

書中選取了四類寫作場景來詳細介紹:傳遞信息、總結工作、說服他人以及彙報方案。

其中快速理清思路組織語言不僅是職場寫作中的第一需要,同時也是日常生活和表達的需要。所以,在這裏我主要分享如何在短時間內快速組織信息並有效傳遞這種方法。

書中給出三個部分,爲了便於記憶,這裏我用一個火箭的形式來表達這個過程。

第一部分、設計一個吸引讀者眼球的標題

第二部分、撰寫序言:寫一段讓讀者願意看下去的精彩開頭

第三部分、展開內容:快速構建職場常見場景下的行文脈絡。

其實這幾個步驟不僅職場寫作需要,新媒體文章同樣需要。

步驟一、設計一個吸引讀者眼球的標題

著名的諾貝爾獎獲得者赫伯特·西蒙說過這樣一句話:“隨着信息的發展,有價值的不是信息,而是注意力。”而搶奪注意力就從標題開始。

職場寫作雖然沒有像新媒體寫作那樣,爲了搶奪注意力,不惜“標題黨”,煞費苦心。但是標題的好壞也同樣決定了你的報告或郵件在衆多的待閱清單中的優先權。

一個好標題的原則可以用SPA原則來概括。SPA: simple簡單明確 profit利益相關 accutate準確客觀。簡單的說就是簡單、準確、利益相關。

簡單和準確這兩個原則相對來說容易實現,利益相關是SPA原則中最重要,也是最難做到的。因爲一方面,你需要換位思考,深入瞭解對方的關注點和興趣點所在;另一方面,你需要對自己的內容進行深度思考,多問幾個爲什麼以及然後呢?

SPA原則還可以用一個萬能公式來表達:那就是“誰+做了什麼事+得到什麼結果”。

比如說要做一個公司的戰略報告,如果直接起名“**公司戰略規劃報告”,就沒有包括結果這個部分,如果把題目改爲“改革創新、降本增效,提升經營業績”,就好些。再比如,“春節內部推薦政策“就沒有”春節期間內推獎勵翻翻“更具體。

可以看出,經過優化後的標題雖不華麗,但都明確地告訴讀者,你爲什麼要看我的方案和報告,因爲對你有好處。

步驟二、撰寫序言:寫一段讓讀者願意看下去的精彩開頭

這一部分的作用就是建立坡道,讓讀者瞭解我們要說的這件事或這個想法,是基於什麼樣的背景,或者要解決的到底是一個什麼樣的問題。有了這樣的“鋪墊”,對方纔能更好地理解你後面的核心內容。

在這一部分中通常可以引入一個故事,這個故事的好壞、或者說你講故事的能力就直接決定了接下來是否能夠留住讀者。

大家都知道,好的故事需要打動人的情節,而情節則需要矛盾、衝突來推動,這樣整個故事才顯得百轉千回、曲折多姿。大家還記得小時候學過的《小馬過河》的故事嗎?故事的梗概是這樣的:

媽媽讓小馬把一袋糧食送到河對岸去,可是河上沒有橋,只能自己蹚水過去。小馬不知道河水有多深,於是就去問老牛和松鼠。然而老牛和松鼠給的答案完全相反,小馬左右爲難。怎樣才能知道河水有多深,並把糧食送到對面呢?它就去問媽媽,在媽媽的鼓勵下,小馬親自嘗試併成功過河。

這段文字其實就暗藏着一個“模式”:先交代背景,然後拋出一個“然而”,讓事情發生了轉折,接着提出了問題,最後給出問題的答案。

這個模式其實就是講故事的套路:我們又把他稱爲SCQA模式。S :situation情景 C:complication衝突 Q:question疑問 A:answer回答。

(1)情境(Situation)

情境是對原本穩定狀態的描述,即原本已經發生或正在發生的事情,通常它是關於文章主題公認的事實,一定要符合讀者的知識、信念、感情和願望,讓讀者有認同感。只有認同了,讀者纔有興趣,才更利於文章後面內容的全面展開。從講故事的角度說,它是一個原有的“情節”。

(2)衝突(Complication)

對於你正在講的故事而言,它是那個會製造矛盾,同時讓你感到緊張不安的因素,而這一矛盾會引發讀者在心中產生疑問。

(3)疑問(Question)

疑問由你提出,用來引導讀者思考的方向,或者由衝突引發的疑問特別明顯時,也可以隱藏,成爲隱性的疑問。

(4)回答(Answer)

回答即解答讀者心中的疑問。

比如這段文字

“自帶頭條體質”的張家界大峽谷玻璃橋8月20日開放營業。簡直是萬衆矚目,堪比春運啊!多少人都眼巴巴地想去看一看。(S) 然而,萬萬沒想到!短短12天后,它竟然被緊急叫停了!(C)WhatAre You 弄啥嘞?(Q)

序言並不是只有上面這一種結構,根據情況的不同還可以變換爲以下結構。

以其中突出憂慮式爲例:

近年來,集團資金缺口日益明顯,已然成爲限制企業快速發展的主要瓶頸(C)。集團發展速度越來越快,產量逐年提高,衆多項目被列爲北京市重點項目(S)。爲此,特設計全方位的創新金融服務支持方案,以解決上述問題,改善資金缺口過大的現象(A)。

變爲開門見山式:

我設計了全方位的創新金融服務支持方案,以改善目前資金缺口過大的問題。集團近年來發展速度快,產量逐年提高,衆多項目被列爲北京市重點項目。然而與此相悖的是,集團資金缺口日益明顯,已然成爲限制企業快速發展的主要瓶頸。

序言的結構看似簡單,但要寫好並不容易。好的標準就是清晰、流暢、富有邏輯以及有說服力。

步驟三、展開內容:快速構建職場常見場景下的行文脈絡

符合SPA原則的標題和採用 SCQA形式的序言爲寫作形成了很好的開頭,接下來就要爲核心內容搭建框架。

有一個直接、簡單與快速有效的方法,那就是調用2W1H思維框架(what是什麼?why爲什麼?how怎麼做?)。

具體還對應兩種展開方式:並列式和層進式

1.並列式:描述說明

工作中,我們常常需要向他人描述、說明某件事情或某個事物。

例如:向領導彙報工作,告訴他現在正在處理什麼工作事項、爲什麼要這樣處理、怎樣處理;

在並列式中,這三者的表達順序並無定式,完全可以根據實際情況做出相應的調整,同時,也並不一定每次都需要把三個內容展開。

我們舉一個生活中的例子。爲了讓老公承擔更多的家庭責任,妻子決定對老公展開一番“教育”。這位老公態度還算不錯,比較配合。所以,妻子決定先說WHAT,重點讓他知道自己需要承擔哪些責任。

其實妻子還準備了另外一套方案,如果老公心不甘、情不願,她就要把重點放在“說服教育”上,先說WHY的部分。

2.層進式:澄清問題

還有一類情形大量存在於工作場景中,那就是“解決問題”。平時的工作中大量的報告是爲了解決問題,而關於問題人們約定俗成的套路是:什麼問題——什麼原因——如何解決。

這一順序正好對應人們的思維習慣:提出問題——分析問題——解決問題。層進式具有很強的說服力,因爲他暗含了某一個邏輯推理形式。日常生活中,層進式經常會應用於廣告中,用來說服消費者購買產品。

以海飛絲的廣告爲例:“立即購買!去屑實力派,海飛絲”

頭屑去了又出現。僅僅去掉了已形成的頭屑,當頭油繼續分泌微生物就會再度滋生頭屑。新海飛絲,形成智能去屑保護層,感應頭油分泌,激活去屑因子,預防頭屑再生。

提出問題(或描述現象):頭屑反覆出現。分析問題:頭油繼續分泌。解決問題:使用新海飛絲,形成保護層。

如果是相對複雜的問題,則可以調用更全面的框架5W2H(what why who where when how how much )。

通過設計標題、撰寫序言、展開內容三個步驟,我們就可以快速搭建出寫作的框架,這一過程就像是爲我們提供的一種“菜譜”,憑藉它,我們就可以將手中的材料組織搭配出一篇結構清晰、條理分明、邏輯嚴謹的文章了。

以上就是今天的分享內容,我們分別瞭解了什麼是結構化寫作、結構化寫作的核心原則以及如何快速組織信息並有效傳遞。

宋代禪宗大師青原行思提出參禪的三重境界:參禪之初,看山是山,看水是水;禪有悟時,看山不是山,看水不是水;禪中徹悟,看山仍然是山,看水仍然是水。

我們的思維和寫作的訓練其實也會經歷這樣的過程:初始時,我們沒有方法,思維水平有限,只能看到事物的表面,這時完全可以依照模板和流程進行。

當我們經過了一段時間的訓練,我們看待事物的角度就會多維化,能將不同事物關聯起來,尋找其中的規律。最後,當思維水平達到一定的高度,就一定會突破框架,突破自我而超然物外。

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