最近，一個在互聯網公司上班，做平面設計工作的朋友抱怨，平時經常收到各個部門的設計任務，每個任務都催得很急。所以，她有些招架不住，因爲分不清哪個是真的急，所以只能誰催得急，就先做誰的。其實，她這樣的處理方式，對公司整體工作的推進來說，是非常不利的。
在解決這個問題之前，我們可以先一起模擬一個架構：把“公司”看作是一片待開發的土地；把“項目”看作是土地上的樓盤、花園、停車場、健身房等等；把“任務”看作是蓋樓、建花園這些工作。
“公司”爲了快速回收資金，必然會催促每一個“項目”都能同時、並行完成。所以，如果你是那個平面設計師，只是把自己放在“任務”這個維度裏，那自然就像是革命的一塊磚，哪裏有需要就往哪裏搬。
誠然，如果公司的組織架構清晰完整，這個在“任務”維度中的員工不會有什麼問題，但是實際上，很公司爲了節約開支，往往是同時接受多個任務，甚至一人身兼多職，自然就會出現這位朋友一樣的困擾。
但是，如果我們換一個角度來看問題，將自己從“任務”角色的維度，拔高到“項目”成員的高度，也就是把自己從"搬磚"的角色，上升到"蓋樓"的角色，自然會對整個項目的整體規劃做一些瞭解，從而更加容易識別其優先級，也更利於自己對手頭的“任務”進行優先級排序，進而有條不紊的開展工作。
當然，作爲一名普通的職員，要了解項目的全貌，可能需要一定的權限。所以我建議，將她的困擾反饋到公司管理層，讓自己積極參與到項目中去，從而使自己充分的掌控項目中與自己有關的那部分任務的進度，而不是被動接受任務。
我們今天不聊怎麼反饋，重點說一下如何建立項目管理思維。工作實踐告訴我們，有一個健康的思維意識，纔是改變困境的前提。
01、認清流程、任務、問題，各個擊破高效工作
著名的管理學圖書《流程聖經：讓流程自動管理績效》中提到，公司最重要的績效，首先是組織、流程層面的績效，其次纔是崗位績效。項目的臨時性，讓項目團隊這個組織的每個崗位都有一個明確而共同的目標。
因此，一個項目要達到預期的目標，就需要這個項目的團隊成員都可以理解這個項目中的流程、任務、問題及其相互之間的邏輯關係，才能讓各個團隊成員緊密配合，真正實現讓流程自動管理績效。
筆者認爲，無論是否置身於項目，一個好的工作管理，應該具備以下幾個要素：
1、有明確的歸屬關係，從而判斷主次輕重，確定優先級；
2、有明確的工作目標與要求，讓結果很直觀的呈現；
3、有明確的優先級：最主要的作用是確定當前最迫切的任務；
4、有明確的負責人與協助人：幫你在協調工作時，找對人，做對事；
5、有明確開始與結束的時間節點：確定工期，以預計任務進度；
6、有明確的狀態：明確任務是未開始、已開始、已結束中的哪種狀態，利於協調；
7、適合歷史查閱：日報、週報、月報、年度總結都可以有跡可循，便於覆盤與回顧。
例如，如果用項目管理的思維來辦一場婚禮。則應將其需要準備的事項視爲有一定歸屬關係的任務，從而列出任務明細和時間表，比如籌辦一場婚禮，當婚禮日期確定後，什麼時候拍婚紗照、確定宴席名單、備齊婚禮所需的物品、發送請帖邀請賓客。都是有一定先後順序，邏輯關係的。只有按照以上這些要素列進任務表，纔會忙而不亂。
而如果我們的是項目研發一款數碼相機，那麼在公司決定開發這款產品的時候，往往需要先進行前期的市場調研、可行性分析，然後充分進行可行性評審，才決定立項、開案等，同時會指定項目經理、確定項目團隊各個負責人等。除了可行性評估，期間還會有研發計劃評審，結構開發評審，電子開發評審，試生產評審，量產評審等。
而且，這個階段的各種評審都有公司既定的流程，都有嚴格的先後順序。因此，只有遵從相關的流程，完成相關的任務，才能順利讓該項目向前推進。而項目經理在安排項目計劃時，就會根據這些流程、任務的關聯性，設置Schedules(時間表)，並逐個完成。
只是無論是工作上，還是生活上，很多時候都會出現計劃趕不上變化的情況，因此，就需要我們能夠有項目管理的流程思維、問題思維。遇到流程問題，就按照流程處理，遇到問題，就需要有臨時對策、永久對策，並各個擊破，才能使項目進度盡在掌握。
02、分解工作任務，穩紮穩打步步爲營
如上文所述，項目管理可以分解爲多個項目任務，同時在推進的過程中，不僅需要符合現有的流程，而且需要充分考慮其與任務的關聯性，因此每個項目成員都需要綜合認知完成這件事的整體概貌、階段和步驟，然後將它們分解成一個個能夠看到具體成果的任務，並且在整個過程中可以隨時地監控它的完成進展和狀態。
在這方面，用項目管理的WBS（工作分解結構）來分解各個層級任務的關聯性、邏輯關係，是運用該種項目思維的關鍵所在。目前，項目管理的軟件也非常多，例如最早的甘特圖、project，以及近年的各種辦公軟件，包括阿里釘釘、騰訊的企業微信、字節跳動推出的飛書等，都融入了一些項目管理的元素。
這些軟件，對於提高人們日常的工作效率，都是非常有幫助的。因此，在項目管理過程中，善用工具也是提高工作效率的方法之一。
03、時刻準備Plan B，忙而不亂處變不驚
俗話說：一顆紅星，兩個準備。優秀的管理者，都懂得制定plan B，也就是備用方案。因爲計劃中的任何事項的變動，都會影響其它任務的計劃，甚至影響全局，導致項目整體進度延誤。而B計劃在很多時候是應對風險必備的計劃，也許它不一定會執行，但是會讓你在執行A計劃的時候更加堅定、果斷，更會讓你具有安全感。這種風險控制思維，也可以避免我們在遇到外界因素引起的變化與異常時，驚慌失措。
總而言之，項目管理思維，是職場達人必備的思維模式，也是一個職場新人逐漸成熟的標誌。相關調研數據表明，即使一個人從未接觸過項目管理，通過長期的工作經驗積累，也會慢慢形成這種處理問題的方式，只是這個過程，需要付出很多不必要的代價。
最後，在任務細分上，還需要有輸入、輸出的思維。因爲理論上每個任務的完成，都是一個工作內容輸入到工作成果輸出的過程。在世界500強的製造企業富士康，就有這樣一個說法，一個公司的運轉就是系統，而系統都是流程+表單構成的。一個公司和一個項目都是如此。流程是做事情的先後順序，表單是其工作成果的呈現。
而項目管理思維，就是讓我們所有的工作都有結果呈現的重要保障。所以，提升自己的項目管理思維的過程，就是不斷進行自我成長的過程，而項目管理思維的形成，也是一個人走向管理層，甚至更高職位的必經之路。