學會估算,認清時間安排,減少拖延

引起拖延的原因有很多,但最重要的一個就是覺得時間有很多,有的是時間,不着急。

早上上班,領導交代給你一個任務,要求是今天下班前必須完成。拖延的人認爲的時間安排是這樣的:

9:00~10:00:無事;

10:00~11:00:無事;

11:00~12:00:無事

……

總的來說就是一天都沒有什麼事,這個任務隨時都可以開始做,那就晚點做吧,反正有的是時間。一直到快下班時,才發現沒有多少時間去做了。

那如果你看到的時間安排是這樣的:

9:00~9:30:查看回復郵件;

9:30~10:00:確認工作安排;

10:00~12:00:完成項目報告;

13:00~15:00:無事;

15:00~17:00:參加項目會議;

17:00~18:00:無事。

看到這樣時間安排就會發現其實自己並沒有多少時間的,也就會形成一定的緊迫感,有點時間就想趕緊去做。所以認清了時間安排,是能夠緩解一些拖延的。

但這樣的時間安排還會有一些問題,有的人看到自己17點後是沒事做的,同時覺得領導交待的這個任務是很簡單的,一個小時足夠了,那就拖到最後再來做吧。結果真正做的時候才發現兩個小時也做不完,自己的估算並不準確。

如果能夠將所有任務的用時估算的比較準確,同時也更好的安排好了今天的時間,這樣就會有見縫插針的感覺,有點時間就想趕緊去多做一些。

那如何做好時間估算呢?可以分爲三個步驟。

熟悉程度

第1個步驟先來看一下自己的熟悉程度。

如果這個任務是自己比較熟悉的,經常做的,那就可以有一個相對準確的估算時間。

自己每天上班後第1件事就是查看回復各種郵件,每天都需要大概半小時的時間,那就估算半個小時。

如果是不熟悉的,可以結合自己之前熟悉的類似任務來估算。

現在領導讓你寫一個產品說明書,但自己之前從來都沒有寫過,只寫過項目報告,這兩塊就比較類似了。之前自己寫一份項目報告大概是需要兩個小時,同樣來寫產品說明書也可以估算兩個小時。

複雜程度

第2步來看一下這個任務的複雜程度。

如果是比較簡單的,不需要多麼複雜步驟的,估算就按上一個步驟來完成即可。

如果是相對複雜的,爲了估算的更加準確一點,就需要對它進行拆解了,拆解成多個步驟,再對每個步驟來進行估算。

像參加會議,如果自己只是參加,不需要準備什麼,那隻需要知道會議幾點開,幾點結束就可以了;如果這個會議是自己組織的,那就包含了前期的準備,中間的組織,會議結束後的跟蹤等。前期準備要確認場地,確認時間,確認參會人員,還有做準備各種資料等;會議進行中要把握進度,把控時間,把控話題等;會議結束了還要完成會議紀要,還要確認問題等等。

把這些每一個步驟都明確了後再來估算時間,這樣時間纔會相對準確一點。

緩衝時間

第3個步驟是要在所有估算的基礎上加上一些緩衝時間。

因爲再怎麼估算,都不能一分不差的,而且工作中也並不能完全按照自己的時間安排來進行,中間肯定會冒出一些別的事情,這樣把自己的時間安排的太滿是不現實的,所以咱們需要加上一些緩衝時間。

理想狀態是建議增加1/3的量,估算出來是需要兩個小時,那就是再加個40分鐘,總共要兩個半小時才能完成。但現實工作中沒有那麼多時間讓自己來緩衝,所以建議至少保留1/5的量,兩小時就需要加上20多分鐘的樣子,這樣的時間安排纔是比較適合的。

做好了估算,加上了緩衝時間,再來把一天的時間都安排好,就能夠直觀地看到自己每一個時間段都有哪些事情要去做,也就會發現時間並沒有自己想象中的那麼多的,你的拖延也能得到一定的緩解。

你對此有何看法?歡迎留言。

螞蟻

成長導師,百萬人氣講師

自律達人,堅持4點起牀五年多,一年閱讀至少100本

理財達人,每月2000,兩年理財收益可達到10萬

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