職場演示文稿製作的5個小建議

你知道設計演示是多麼的無效:演示者在每張幻燈片上塞滿了似乎整整四分之一的研究成果,然後繼續加速演示。看着觀衆,眼球要麼呆滯,要麼斜視着幻燈片。無論設計師們的創意多麼有新意,都無法推銷出去。

另一方面,引人入勝的提案應該像是一個主題演講。它不僅能吸引聽衆,而且能激發和激勵每一位聽衆,包括重要客戶和內部利益相關者。

從對聽衆的共鳴能力到對高效設計的理解,你是一名充滿潛力的出色的演講者的。你只需要知道如何有效地運用這些內在技能。史蒂夫·喬布斯(Steve Jobs)的一些設計技巧(謝天謝地,他自己也有一些設計方面的建議)。讀一讀,然後把你的下一個從井底(或變焦室)裏敲出來。


做一個講故事的人(少依賴充滿數據的幻燈片)

尼克不斷地提出問題,一個演講者應該使用多少張幻燈片,每張幻燈片上要放多少內容。他說:“我傾向於在每張幻燈片展示的內容越少越好,這樣,你就可以控制敘事,並引入引人入勝的敘事元素。

假設你正在向一位副總裁演講,你試圖說明爲什麼一個特定的內部流程很難實現,但是副總裁沒有每天都參與到這個流程中,所以他們不會自動地理解這些挑戰。與其依賴於假設,不如從遇到問題的設計師或工程師的角度來講述故事。例如,不要簡單地說”這個改變將解決X問題”,而是要解釋用戶所承受的壓力,或者他們遇到了什麼障礙。

尼克說,數據、條形圖和數字有助於說明這一點,但它們往往會使幻燈片停滯不前,分散你對整體信息的注意力。有一個強有力的統計數據有助於闡明你想表達的觀點。但是當你用圖表來衡量你的演講時,你是在要求你的聽衆在嘈雜的聲音中篩選出最重要的信息。讓他們儘可能簡單,只告訴他們他們需要知道的。


把每次演講想象成一個公開演講

失去觀衆的一個快速方法就是背對他們,從幻燈片、原型或手繪圖中複述上面的內容。尼克看過的一些最吸引人的演示文稿包括普通的黑色屏幕,每張幻燈片上都有一些文字或圖像。演講者一點一滴地講了一遍他的故事。哈恩說,要做到這一點,就要把你的演講更多地看作是一種公開演講,你在其中發表主題演講。你在幻燈片上展示的一切都是你所說內容的附屬品。



跟你的聽衆共情

共情是設計的指導原則,它也適用於展示。比如說,一家公司聘請你爲顧問,來解決產品的缺陷。瞭解你的觀衆。例如,如果最終確定想法的人是最初設計產品的人,該怎麼辦?如果你上來就是一頓強烈批評,很可能不會贏贊同。相反,尼克建議使用一個更具外交意味的腳本,比如這樣:“你告訴我你希望‘X’發生。我已經通過用戶的視角觀察到了事情是如何發生的,由於這個原因,他們很難達到“X”。現在我們來解決這些問題,這樣我們就可以一起實現‘X’。”當你採取這種方法時,傳遞的是協作和鼓舞人心,而且你更有可能獲得支持,而不是像“你把事情搞砸了,現在我來解決它”


熟能生巧

尼克指出,一個經常票不應求的舞臺喜劇演員,不會在舞臺上用她以前從未測試過的材料表演。同樣,作爲一個演示者,你希望聽衆看到什麼和隱藏什麼,然後調整演示文稿。如果你正在做一個需要在兩週內呈現的產品,那麼現在就開始和你覺得舒服的同事或經理一起排練幾天。此時,你可能只是在展示你發現的問題。然後,幾天後,再次練習演示,這次添加了可能的解決方案。不斷擴大你的圈子。這些演示彩排中你應該虛心接受批評。尼克解釋說,當演講時間到了,你會感到更加自信,並有一個更完美的演示。


不要從構建演示文稿開始

當你開始構建一個演示文稿時,不要急於用手繪、谷歌幻燈片或任何可使用的演示程序開始。這個技巧是尼克在職業生涯中掌握的最好的演示技巧之一。事實上,這是他希望自己能早點學會的。當你直接使用演示工具時,你給大腦分配了兩個截然不同的任務:1、編入一端文案;2、使幻燈片更美觀。相反,Nick建議打開一個文檔,採取自由格式的方法:在演示文稿中鍵入想說的內容。此時沒有編輯。讓它流動,清空你大腦中的信息。一旦你把所有的內容的部分都準備好了,你就可以開始組織你的信息了:把它分成幾部分,然後刪減。從那裏,想出標題子彈,可以變成幻燈片標題。這樣,你就有了一個引人入勝的敘述,與幻燈片同步。

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