用好工具可以提升工作效率

每個人總會有那麼一刻,想提升工作效率。


每個人手裏都有自己的工作,不能在規定時間內完成,就要犧牲上班之外的時間。


早點完成工作,意味着準點下班回家,不用熬夜,不用掏夜晚的打的費。


工欲善其事必先利其器,工具用好了,可以省非常多的事情。


就拿最常見的EXCEL來說,基本上每臺電腦都有,每個人都會基礎的操作。


但真正會用的人和小白,差別是巨大的。


記得有一回,公司需要統計數據,因爲數據統計的條目比較多,數據量比較大,5、6個人一起加班。


最後在彙總的時候,會用函數的同時,一個公式解決輕鬆解決問題,而不會用的,還需要計算器一個數一個數的累加,期間按錯了就要重來。


期間不能被打斷,因爲打斷了就找不到剛纔到哪了,又要重新計算。


最後彙總的時候也非常麻煩,公式計算的遇到需要調整的數據,只要把數字重新填寫一下就好,改完立刻就能得出結果,


用計算器計算的,稍微改動一個地方,就是一場災難。


還有就是word,別看也是每臺電腦上都有的。


但真的讓你用的時候,就會發現,有些人不會自動生成目錄,有些人不會設置頁碼,有些人不知道怎麼調行間距,怎麼統一設置格式。


我平時用word少也少,有一次給客戶寫項目策劃書,裏面用的“小四號-宋體”。


客戶彙報要求用“四號-仿宋”,40頁的文檔,一行一行的調整,換得我絕望的。


客戶看到說“你這個太慢了,我給你弄”,他直接給正文設置了統一的樣式,順帶把一級標題,二級標題也調整了。整個下來都不到2分鐘。


之後我還將信將疑地去看了一下,發現還真不用一行一行的調整。


我當時就想,他2分鐘就解決的事情,我可能需要花很久的時間,並且我還不能保證裏面一點錯誤沒有,因爲數量越大,修改起來越累,出錯的機率也越大。


所以工作中其實很多的時間,被浪費在對工具不熟,導致的無效操作中。


雖然確實也在很努力的幹活,但因爲在工作中做了很多重複和低質量的勞動,所以總是要通過加班彌補時間,需要一行一行,一句一句校對文件。


最終文件發給老闆,還會懷疑是不是哪裏有問題,要提心吊膽地入睡,有時候感覺真的很委屈。


別人用更短的時間,做得還比我好。他可以準點下班,享受工作之後的美好時光,而我卻要呆在空無一人的辦公室,思考如何解決問題。


工具使用不好,真的會浪費大量時間。


雖然工具一直在那裏,但因爲不常使用,用的時候就像個新手,所以辦事率一直受到影響。


後面就學習一下工具的使用,努力的積累了一些小技巧,工作的時候經常就會派上用場。


有些小技巧看起來非常的簡單,但會和不會卻是兩種截然不同的情況。


就像寫文檔大家常用的“保存”功能。鼠標點擊-文件-保存一般需要5秒鐘,而直接點擊保存的圖標需要3秒,可是如果你使用快捷鍵ctrl+s,用習慣了你只需要1秒不到。


但如果你一個文件沒有保存,一次斷電,一次死機,就可能讓你一整天的工作都白費。


但是當你知道文檔可以設置自動保存,即使你忘記按保存,也能幫你挽回大量的損失。


工具的使用就像是在學“屠龍之術”,不知道什麼時候能用上。


可真需要的時候,又會因爲工作忙沒時間學習,工作一陣一陣沒有盡頭,自然工具學習的計劃就擱置了。


工具一直用不好,工作效率一直上不去,只能用更多的時間工作,也就越來越沒有時間。


因爲不會,所以低效,因爲低效,所以沒時間,因爲沒時間,所以只能加班。


一直在加班,沒時間,加班的過程中不斷循環。最終一直不會,一直低效。


不過好在現在互聯網發達,搜索一下基本都有,平時只要積累一些更高效的方法就好。


爲什麼在互聯網如此發達的現在,一搜什麼都有的今天,還要積累方法?


是因爲,當你不刻意學習的時候,就會傾向使用熟悉的工作方式,如果情況緊急,你第一時間不會想搜索工具使用,一定是想如何解決問題。


當下短視頻中有很多的工具使用技巧,平時只要用心收集一下,知道在哪能用,用的時候在哪找就好。


但只要學會了這些小技巧,對工作來說效果真是立竿見影。

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