熟悉我的人，知道我同時可以幹很多事情。所以，經常會有人問我，有什麼好的習慣、高效的學習方法，可以提高效率？
還真有，今天我就從下面兩個問題出發，聊聊我是如何提高工作效率的。
1.管理好工作任務，爲什麼對你很重要？
做一件事情之前，最重要的是明白這件事情對你的意義有多大，這樣你纔有動力和意願去付諸實踐。這部分我們會聊聊爲什麼管理好工作任務，讓你可以超過同齡人。
2. 管理工作任務必須遵循的三項原則是什麼？
這部分我會通過自己的真實例子來告訴你，如何用三個原則設計出每天的任務管理清單，從而讓你避免低水平勤奮。
一.管理好工作任務，爲什麼對你很重要？
讓我們先聽幾個問題，看現代職場人會遇到哪些問題，你有沒有躺槍。
早上到了單位剛打開電腦，你看到的卻是亂糟糟的桌面文件。老闆這時候走過來說最近安排的幾個工作任務，乾的怎麼樣了，一會彙報一下。你心裏焦慮呀，因爲還沒有完成。
幹了會工作，你覺得應該休息下，於是拿出手機看到朋友圈的小紅點，然後刷一刷，你覺得反正就一兩分鐘的事情，勞逸結合，無所謂了。
但是，刷完以後擡頭一看，發現時間居然已經過去了一大半，手頭的工作還有一大堆。
突然被亂七八糟的東西打亂了計劃，你覺得這都是別人傻逼，突然增加了自己的工作量。
做一件事的時候突然想起另一件重要的事，你覺得另一個事情的緊迫程度更高，得先做那個，反正都一樣。
你每天似乎都很忙，但是一天下來也不知道做了些什麼，甚至還有一堆事情沒有做完。
如何解決這些問題，提高你的工作效率呢？
出現這些問題的根本原因是，你不知道如何管理自己的工作任務。
那麼，問題就來了，爲什麼管理好工作任務就可以避免這些問題呢？
這是因爲管理好工作任務可以防止我們犯錯。人的錯誤可以分爲下面圖片中的兩種。
1）第一種錯誤無知之錯
說的是因爲你沒有掌握正確的知識，或沒有相關的知識而犯了錯。比如，你不知道蓋房子要考慮地震的可能性，把房子蓋錯位置或選錯材料了，這算是無知之錯。
或者你沒學過統計概率知識，拿全部身家去創業，最後創業失敗，連翻盤的資本也沒有了，這是因爲不懂概率中的風險知識。
這種錯誤可以通過學習獲得某種知識來避免。
2）第二種錯誤是無能之錯
說的是你雖然掌握了正確的知識，但沒有正確的使用知識而犯下的錯。比方說，你是航空駕駛員知道起飛前的所有程序，但是你起飛前卻忘記解鎖方向舵(duo)，結果導致飛機失事，這就是無能之錯。
這個無能之錯的悲劇，是真實發生過的。當年美國波音轟炸機 b17 在給美國軍方進行演示的時候，就是因爲飛行員起飛的時候忘了解鎖方向舵，結果導致飛機墜毀，這次事故差點把波音公司搞破產。
不僅僅是像轟炸機事故這樣的事情，工作生活中我們會犯各種各樣的無能之錯。比如，開會記錯了時間。再比如，每天工作任務太多，沒有管理好任務，導致一天下來很多事情沒有做完等等。
無能之錯，原本是完全有能力避免的，但這種錯誤卻不斷地在發生。這是爲什麼呢？
這是因爲我們人類並不能把所有的事情都記住。比如，你剛接完一個客戶的電話，又一個電話打進來，這個電話剛打完，同事過來找你商量開會的事兒，結果你就很可能忘了頭一個電話答應客戶的承諾，導致客戶很不滿。
你看，不是你無法完成客戶的任務，而是要處理事太多而忘記了。這種情況很常見，人在高壓的情況下往往很容易忘掉一些事情。
那麼，問題就來了，如何避免無能之錯呢？
其實很簡單，用一個工具將多個任務管理起來就可以了（我日常用的是有道雲筆記，它手機上和電腦上都可以隨時隨地記錄想辦的事情）。
這時候你可能會說，這很平常啊，怎麼樣就能幫助我們去避免犯無能之錯呢？
下面圖片是用工具將多個任務管理起來起到的2個作用。
第一個作用是外包。
當我們用工具來管理多個任務時，就相當於把大腦需要記憶的工作，外包給工具來管理。
要知道，人在壓力的情況下，大腦的記憶能力其實是非常不靠譜的。有個說法叫“神奇數字七”，說的就是大腦最多能夠同時記住7件事，超過了以後就記不住了。也有腦科學家實驗論證，可能大腦只能同時記住4個記憶組塊。
不管怎麼樣，我們都知道，大腦在事情多又高度緊張的時候，就很容易犯錯。
而使用工具來管理任務，就相當於讓大腦把記憶的工作外包了出去，讓大腦集中注意力做判斷的工作，這樣就可以避免因爲大腦記憶的侷限而犯錯誤。
第二個作用是可以對管理的任務進行數據分析。
當我們把工作內容任務記錄到一個工具裏，就可以對裏面的數據進行分析，從而發現潛在的風險。我曾經就對管理的一個事情進行了分析，爲此每個月節省了1萬元。
現在我們明白了，使用工具管理好工作任務對我們的重要意義是，它可以讓我們避免無能之錯。
三、總結
我們聊了管理好工作任務，爲什麼對你很重要。
因爲用工具管理多個任務，讓我們可以避免無能之錯。使用工具管理多個任務，相當於把大腦需要記憶的工作，外包給工具來管理。同時，我們還可以使用工具來分析多個數據，從而發現潛在的風險。
下面我會繼續告訴你，管理工作任務必須遵循的三項原則是什麼？
我會通過自己的真實例子來告訴你，如何用三個原則設計出每天的任務管理清單，從而讓你避免低水平勤奮。
二、管理工作任務必須遵循的三項原則是什麼？
這部分我會通過自己的真實例子來告訴你，如何用三個原則設計出每天的任務管理清單，從而讓你可以避免低水平勤奮。
1.原則一
第一個原則是任務管理的清單設計要簡單可執行。
簡單原則在產品設計中我們會經常會看到，例如小米決定，把傳統電視的“72鍵”，縮減爲11個鍵。大受歡迎。
同樣的，任務管理不用面面俱到，不要將各種注意事項、操作無鉅細全部列出來，而是找到需要提醒我們的關鍵內容。
可執行是說任務管理清單具有可操作性。我見過有些人將任務密密麻麻的寫幾頁紙，看上去很高大上，最後都扔到馬桶旁邊了，這就是不可執行。
哪怕你有再多夢想，不可執行的最終都是炮灰。你想想看，如果讓你去背公司的人員管理條例，你肯定背不了，這就是不可執行。
下面圖片裏的表格是我之前在IBM工作期間的任務管理清單，用來記錄每天的工作任務。就是遵循了這條原則。
這個每天任務管理清單裏只有4個關鍵字段，足夠簡單。我們看下每一列裏都有什麼。
1）第1列時間
這一列沒有將時間分成幾點到幾點那樣的時間段，因爲實際工作中你不可能將時間分的太細。因爲你可能在幹一件事情的時候，領導突然又來了另一件事情。
所以，將時間劃分成小時來幹活是不現實的。爲了保持簡單的原則，我把時間劃分爲一天3個時間段，上午、下午、晚上。足夠簡單吧。
你或許注意到在時間這一列還有上午路上，下午路上的任務安排，這是我給自己碎片化時間系統學習安排的。我習慣在上班的路上，比如坐地鐵，坐公交的時間看電子書。
你可不要小看這碎片化時間，當別人刷微博，玩抖音的時間，你卻可以完成某本書的幾個章節。
從大學到現在工作，我一直保持這個習慣，很多書、還有我寫的書稿審閱都是在路上完成的。這樣平均每天比別人多學習2個小時，超過同齡人那就是命中註定了。
我這裏說的碎片化時間學習，可不是像現在很多人喜歡那樣路上隨便看幾篇朋友圈的文章，今天學這個，明天學那個。看起來很忙碌，但是學來的都是皮毛，哪個領域都不精通。
我一般都是有個長期目標，比如要成爲某個領域的專家，就朝這個方向系統學習，碎片化時間只是這個系統學習的一種形式。
你也會看到，我每天晚上會給自己安排一個小時的跑步，爲什麼要有這個習慣呢？
因爲跑步的時候不僅能做自我反省，讓我解脫感的感覺，還會讓一個人長期堅持一件事情，培養耐心，從而治癒拖延症。
2）第2列
我們再來看每天任務管理清單的第2列要做的事情，這一列列出了當天要做的事情。
3）第3列
第3列截止時間表示每個任務要完成的截止日期。這可以時刻提醒我哪些任務要在截止日期前完成，可以有效的避免我拖延而導致任務沒有完成。
中國社科院的一項調查顯示，中國有80%的大學生和86%的職場人都患有拖延症。
50%的人不到最後一刻，絕不開始工作。13% 的人沒有人催，不能完成工作。
不得不承認，截止日期是非常偉大的發明，如果沒有截止日期也許很多公司都已經停止運轉了。
4）第4列
在這個每天任務管理清單裏的第4列是狀態。我會在下班前檢查每個任務是否完成，然後記錄到這一列裏面。
我看到過有人將狀態這裏寫了很多值，比如未開始，正在做，還剩百分之幾。這其實是違背了原則一的簡單。
爲了保持設計簡單可執行，第4列狀態中我只會填寫2個值，也就是完成任務或者未完成任務。
這樣保證足夠簡單，就會讓這個每日任務清單執行起來很容易，因爲你不需要記住太多內容。
2.原則二
管理工作任務清單要遵循的第二個原則，在執行上要有明確的檢查點。什麼是檢查點呢？
比方，你開車的時候，突然儀表盤上的電瓶燈亮了，這個時候你可能要停車，拿汽車手冊翻到電瓶儀表燈亮的那章，看看接下來該怎麼樣去處理。儀表燈亮就意味着是一個檢查點。
同樣的，要讓每天任務管理清單用起來，就要設置這樣的檢查點，告訴我們什麼時候使用任務管理清單。
前面設計好的每天任務管理清單，我設置了兩次檢查點。
第一次檢查點是在任務發生前，也就是早上的第一件事情，就是打開任務管理清單，看看今天要做什麼事情。這保證任務能順利進行。
第二次檢查點是在任務發生後，也就是下班離開前的最後一件事情，就是打開任務管理清單，檢查今天做了哪些事情，並在狀態這一列裏標明哪些完成，哪些未完成。
要想任務管理清單持續有效，一方面要保證任務管理清單做得簡單可執行，另一方面就是設置這樣的檢查點。就要像儀表盤上的報警器，通過這些明確的檢查點，來告訴我們什麼時候使用任務清單來避免風險。
3.原則三
管理工作任務必須遵循的第三個原則是，任務管理清單裏的內容要不斷地更新。
任務管理清單要能使用，必須不斷地符合實際情況，不能現在用的內容還是當年的老黃曆。
在每天下班前，我都會計劃第二天要做的事情，並更新到這個每天任務管理清單裏。對剛纔的任務清單，我是這樣操作的：
第1步，刪除掉已經完成的任務 第2步，添加第二天要做哪些新的任務 第3步，對任務的優先級進行排序。
很多人喜歡在任務後面加上一列用於表示任務的級別，比如不重要，不緊急，緊急不重要等等。
這看上去寫的清楚，但是執行起來很難。因爲你還要做任務的時候進一步去識別哪個任務要先完成。這違背了第一關原則：簡單可執行。
因爲人肉眼的習慣是從上往下去看，所以我的做法是把任務按重要程度從上到下依次排列好，排在前面的就是要先完成的，這樣在任務清單裏一看就明白先要做哪個了。
爲什麼要對任務的優先級進行排序呢？不是哪個緊急做哪個嗎？
很多人沒有排列任務優先級的習慣，想起哪個就做哪個，一天下來看起來很忙，但是效率和成績卻很低。導致這種結果的原因就是沒有按優先級對任務進行排序。
劃重點：按優先級去完成任務的人，可以主動支配並優化自己的時間。只要優先級出現，這個人的行爲就會遵循冪律分佈的規律。
這是因爲你爲事情設定了優先級，對每一個問題響應的時間就會變得相當不均勻，有一些任務會在第一時間被執行，還有一些就會永遠往後推，甚至被無限期擱置起來。
想深入瞭解冪律分佈是如何改變個人命運的，可以看我之前寫的這一篇文章《知道這知道這兩個商業模式的人，都實現了財務自由》
到這來你已經明白了任務排序的重要意義，那麼你可能會問了，猴子，我還是不太會安排任務的優先級，有什麼好的辦法嗎？
這張圖片裏是我每天如何安排任務的優先級的，這套方法也適合你去實踐。
如果把時間從不緊急到緊急畫成橫軸,，把事情從不重要到重要畫成縱軸。這樣就把整個空間劃分成四個象限了。這就是時間管理四象限方法。
我們分別來看下這4個象限。
第一象限是緊急而重要的事情，必須首先處理優先解決。例如重要的會議工作。
第二象限是事情在時間上不緊急，但是它對於我們有重要的影響。例如你學習某個新的技術，對於以後工作或者職業發展就是重要的。
我一般會把重要的任務放到上午去完成，因爲上午大腦是最清醒的，而且是最高效的。比如編寫代碼，分析數據，寫書稿等，這些需要耗費腦細胞，必須單腦清醒才能高效完成。
第三象限包含的事情是那些緊急但不重要的事情，這些事情很緊急但並不重要。
我們要特別注意，這一象限的事情具有很大的欺騙性。很多人認識上有誤區，認爲緊急的事情都顯得重要，實際上，像那些無所謂的電話、附和別人期望的事都並不重要。
例如領導要求你下班前給聯繫下某個客戶的系統是否開發完。這個事情看起來緊急，但是不重要。所以你可以放到下午去完成，因爲下午人的大腦沒有上午有效率。有的人把這樣的事情放到上午去完成，而佔用了自己重要的事情，是得不償失的。
所以，你看到雖然同樣一家公司的同事，由於工作任務優先級安排的不合適，過幾年再看，有的人還繼續幹着原來的工作，而有的人卻技術能力提升，實現職位晉升。
第四象限的事情大多是些瑣碎的雜事，沒有時間的緊迫性，沒有任何的重要性，比如工作裏面反鎖的不重要的事情，你都可以安排到下午。
我自認爲比周圍的人工作效率更高，工作質量也更高，是因爲我一直把重要，不緊急的事情放到上午，因爲這個時候單腦是最清醒的，效率也是最高的。其他亂七八糟不重要的事情放到下午去完成。
4.總結
1）第1部分，我們聊了管理好工作任務，爲什麼對你很重要。
因爲用工具管理多個任務，讓我們可以避免無能之錯。使用工具管理多個任務，相當於把大腦需要記憶的工作，外包給工具來管理。同時，我們還可以使用工具來分析多個數據，從而發現潛在的風險。
2）第2部分，我用自己的親身實踐案例，每天的任務管理清單，我們聊了管理工作任務，必須遵循的三項原則管理工作任務必須遵循的三項原則。
如果你有認真學習這些內容，那麼恭喜你已經掌握瞭如何使用工具設計每天的任務管理清單，從而提高工作效率。