職場提高效能的方法

談到職場,有一個詞是沒有辦法繞開的,那就是效率。

說到效率大家的第一印象,效率提高會帶來各種各樣的好處。

職場中的效率,和“時間”、“速度”、“質量”有關,相同的時間,又快又好纔算高效。

如何做好一件事

想要把事情做得又快又好,首先你要了解自己正在做的事。

你對事物的瞭解程度,決定最終你能把事情做到什麼程度,你對事情越瞭解,腦海裏的想法越多,做事往往會有意想不到的效果。

做事的過程中,能清晰地知道關鍵任務是什麼,需要使用什麼方法,調動什麼資源,解決問題的時候自然輕車熟路、乾淨利落。

因爲足夠熟悉,所以犯錯少,無效的重複也少,自然效率就很高。

足夠熟悉,做事大概率一遍過,對過程中的細節把控就很到位,無形中也提升了辦事效率。

如果不夠熟悉,先不急着上手幹活,開始的計劃很重要,“磨刀不誤砍柴工”

制定好進度計劃,對質量的要求,事情的最終效果,然後再時時校對。

把時間用到關鍵任務上,在有限的時間內添加更多的細節,讓事情的完成情況超出總體預期。

自然做事的效率就會提升。

因爲如果急着做事,情緒急躁,容易在細節上出現紕漏,越容易在關鍵節點出現問題,導致無效工作增加。

做過標書的人,在打印標書的時候經常會因爲頁面問題,排序問題,重新打印標書。

因爲急,容易陷入,“當局者迷”的情況,容易遺漏關鍵信息。

一次只做一件事

做事的時候儘量不要幾個任務一起做,做的事越多,精力越分散,信息容易遺漏,檢查過程不仔細,容易埋下許多隱患。

而且事與事之間會相互形成干擾,當事情混淆在一起,容易出岔子。

儘量只做一件事,不同的事情按緊急度、重要性排序,可以有效避免越多、越亂、越錯的情況。

一次只做一件事,做完一件再去忙另一件,很多人會感覺太浪費時間,但如果想要提升效率。

盯着一件事做,全身心投入,往往能在短時間爆發更多的想法,容易進入精神高度集中、效率突然飆升的狀態,事情完成時自然會多出很多出彩的細節,做事更有品質保障。

雖然感覺只做一件事效率沒別人高,但因爲專心做一件事,往往能更快更好的完成,事情完成質量更高,返工少,無形中把未來返工的時間節省下來。

做事的時候,效率不是隻看當前事情的完成情況,還要把之後返工的時間也考慮進來。

減少干擾

做事時儘量減少干擾,因爲干擾會打斷思路,讓做事的效率降低。

做事的過程中儘量減少郵件回覆、翻看手機的次數。

打斷的時間越長,打斷的次數越多,辦事效率越低。

這就像你寫工作報告,首先打開文檔開始醞釀寫什麼,怎麼寫,找找思路,翻翻資料。

經過很長的時間有感覺了,剛要開始寫一二三點,突然領導讓你開會,一兩小時的會開完。

頭腦裏亂成了一鍋粥,之前有關報告的靈感早就消失得無影無蹤,於是只能重複之前醞釀寫什麼,怎麼寫,找思路,翻資料的過程。

所以打斷的次數越多,就會越耽誤幹活的思路,如果只是簡單的任務,打斷可能影響不大,但如果從事動腦思考的工作,打斷就是一場災難。

集中精力,減少打斷可以使用番茄工作法。

番茄工作法就是給自己定一個時間,25分鐘專心做事,不能被打斷,25分鐘之後休息5分鐘,之後進入下一個番茄鍾,如此循環往復。

番茄工作法用久了,只要按下倒計時,你就會自然進入專注的狀態,而你身邊的人,知道了你的工作習慣,也就會避開你高度集中的時間。

對於郵件和消息統一在休息的時間回覆,你的工作效率就會明顯提升。

想要提升效率,就要明白,不止是提升做事的速度,還要提升質量和完成情況,減少返工。

就像看病治療,頭疼醫頭,腳痛醫腳,雖然可以短時間解決問題,但沒有找問題的根源。

只能暫時解決問題,但引發問題的根源未能解決,同樣的問題就會循環往復,用不了多久麻煩還會找上門來。

做事只有又快又好,你的工作效率才能得到提升。

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