如何寫出有亮點的項目總結,讓老闆給你升職加薪。

有句話是這麼說的:要獲得真正成功的人生,關鍵在於相信他人。也就是說,你得找到一匹可以駕馭的好馬。

這句話的是出自定位理論之父阿爾.里斯和傑克.特勞特關於定位系列的一本書,這本書叫做《人生定位》。

 這本書的名字非常的雞湯,而且沾上了定位這個詞的熱點。其實他的英文原版的書名字叫做《馬感:成功的祕訣就是找到一匹好馬》。馬感可能大家沒有聽過,但是球感大家應該聽過。也就是說你最起碼還有感覺能駕馭得了馬,這就是所謂的馬感。就像你平時打球,你如果運球、傳球、投籃的球感很好的話呢,那你的運球傳球投籃都很強。

我自己在參加一個市場公關內部活動的時候,有好幾個人推薦這本書。他們推薦這本書的時候說千萬不要讓你的老闆知道。我覺得這句話能講出了職場成功,甚至是在世俗的任何領域取得成功的一個真相。我覺得能夠這麼赤裸裸或者一針見血講真相的書不太多,所以當時我看到這句話的時候,我自己是打了一個哆嗦的。

大家試想一下,一個人工作10小時或者一天工作12小時,一定就能比別人更加的成功嗎?其實不見得。比如樓下小賣店,天剛剛亮他就開業了,你回家睡覺了他才關門。但是小賣店,他不一定賺得比你多。

那麼更好的思維方式、更多的見識,能讓你更容易獲得成功嗎?答案也是不一定。你看大學教授和知識分子大部分都不太富裕。幸虧有這些人趕上了知識電商時代。知識電商是我自己對於當前知識付費的一個定義。那如果不把知識電商放進來,以及如果不去計算灰色的收入和在外面接項目的話,其實很多大學教授和知識分子,他們如果通過自己的本職工作去獲得的收入,其實是非常的慘。很多大學教授一個月幾千塊或者1萬多塊錢的工資,對吧?不算是很高的收入。尤其是北京和上海這樣的地方,也就剛好夠生活。

那如果有非常清晰的職業目標,或者不斷向一個目標努力,你就能成功嗎?也不一定。如果你想去一家科技公司當CEO的話,你會在一家賣可樂的公司幹16年嗎?顯然是不會的。我剛纔舉的這個例子呢,說的是約翰斯卡利。約翰斯坦利是在1985年,被喬布斯把他從百事可樂挖過去。當然沒過多久,喬布斯就被約翰斯卡利從蘋果公司趕了出去。 像90年代末的時候,馬化騰當年還想把QQ給賣了,出價50萬,但是沒有人買。小馬哥只好咬牙堅持做下去,纔有了今天的騰訊。而今天的騰訊的市值大概超過1萬億的人民幣了。 所以,你目標很明確,也很努力,你有更多的見識,你非常勤奮的工作,他其實都不一定能讓你取得成功。非常慘,但這是這個世界運轉的一個真相。

所以在《人生定位》這本書裏面阿爾里斯和特勞特是這麼說的:關注自己,你就只有一次機會可以贏得比賽;可是如果你開闊眼界,把別人也納入你的關注之中,那麼你的勝算將大大提高。如果能更進一步去擴大事業,那你就會發現更多的機會。

產品、創意、公衆知名度,這麼多的駿馬都能幫你贏得比賽,爲什麼還要把注意力集中在自己的身上呢?畢竟單憑自己只有一次獲勝的機會,但如果你敞開你的胸懷,你就能獲得成千上萬的機會取得成功。所以,你的老闆、你的同事、你的合作伙伴、你的家人都有可能是你的馬。

在所有的馬裏邊,你的老闆是最有可能成爲最重要的一匹。所以,在關於彙報的最後這一節課,我把這個真相分享給大家。 在理解了這個大的背景之後,我覺得你需要有一個意識,也就是你要時刻的注意去如何管理你的老闆。

我花了不少的時間去跟大家交代這個大的背景,因爲我覺得它挺重要的,會對大家有一些啓發。 項目總結應當包含那些內容 在3.2節關於週報月報那節課裏邊,我講過卡特穆爾如何管理喬布斯的案例。我覺得這是管理老闆的一個典範。所以在寫項目總結之前,你需要了解你老闆的期望,或者管理好對方的期望。

在我們的日常工作和生活中,很多人其實是不會提需求的,甚至是不懂得如何去提出期望和目標。你的老闆在大部分的情況下,他不會比你更懂你的專業。但是,如果你碰上了一個在你專業領域比你更懂的,那你一定要好好的把握機會去學習。所以,他如果在懂你的專業的情況下看完你的需求,也就意味着他非常能清晰和明確的告訴你,他究竟具體要的是什麼。

所以,如果項目啓動之前,有明確的預期和目的,那你可以更容易的去寫你的項目總結。如果在總結階段還不明確老闆的期望,那麼提前瞭解對方的期望是非常重要得。 瞭解老闆的期望,你可以通過提問的方式。比如說,你可以問老闆,你覺得這個項目做到一個什麼樣的水準算是成功了或者算是合格。

在瞭解了期望和目標之後,我們來看一看項目總結的整體內容要寫一些什麼樣的東西。

首先,你要收集背景資料和信息。如果你平時做好了日誌和週報的工作,那這部分素材會有非常的多。如果沒有,你可能要像其他的項目或者其他的成員哪裏把他們手上的資料都要過來。順帶的,你要跟他們聊一下他們的核心競爭力。

第二,你要概括出項目的範圍和最終的目標。比如說如果你是項目經理,那應該明確你完成了這個項目的範圍和目標,執行效果,是以及否完成了當初設定的目標。

第三,你要寫出所有的重要成果。成果和過程是不一樣的,你要把所有重大的成果都列出來,過程都不需要很詳細的去解釋。除非特別重要,你可以把它寫上作爲激勵。

第四,總結成功的經驗和失敗的教訓。如果項目有特別成功的地方,你要把它突出。如何確定這個項目是不是成功的,你可以通過內部或者外部對比的方式,讓它凸顯出來。比如說,與公司以前做類似的項目相比,你做的這個項目結果更好,還是更差。或者與其他公司類似的項目去相比,你負責的項目結果是更好還是更差。還有很多的細節,你是需要去考量的。比如說選取什麼樣的指標和數據去評價,老闆認可的權重更大。還有客觀數據指標都需要去考慮。

第五,如果是一個多人蔘與的項目,你一定要在項目總結中分享成功。如果你是項目負責人,一定要與所有團隊成員去分享成功,甚至可以突出一下別人的成就。所以寫項目總結的過程中,你要了解清楚每個主要參與者的貢獻。這個時候你不要寫自己的總結一樣,只寫別人的成績,而不寫過程。有些人可能做出了突出的成績;有些人在過程中有很大的付出,但是結果不一定很好,或者在結果上面的體現並不明顯。 所以這個時候,你也要着重的去體現一下其他人在過程中的貢獻。說白了,你寫別人的時候啊,功勞苦勞都算進去;寫自己的時候呢,只寫功勞,不寫苦勞,這樣顯得比較謙虛。只有當你學會了分享別人的成功,纔會給你自己帶來更多的成功。

第六,寫一個濃縮的摘要。如果項目總結比較長,你可以在開頭寫上。這樣領導就明白整份總結大概的要點都有哪些。 項目總結的寫作 接下來的項目總結應該如何寫呢?

第一,儘快開始落筆。不管有沒有邏輯是不是連貫,你也不要去管什麼結構,把你能想到的要點了都先寫下來。如果一開始你沒有思路,那你就先把這個項目,你認爲最重要的要點都寫下來。你不用去組織,在寫的過程中或者整理素材過程中,你的思考邏輯會逐漸的呈現。

第二,注意一些細節。比如說標題、標點、錯別字,還有排版。很多人在一些基本細節上是不注意的,那給別人的第一印象就很不好。別說有錯別字,你的字號大小不統一或者沒有標點,甚至排版很混亂,都是在浪費別人的時間。每個人的時間都非常的寶貴,你在版式上都不注意,那給讀者閱讀會帶來更多的困擾。有些人會說,哎呀,拍版好麻煩啊,我懶得排的。你如果以這樣的心態的話,那老闆也只好說,那我也懶得看。

在第一節課《如何寫好一封電子郵件》裏面,我其實寫了很多關於格式上要注意的一些要點。本質上,所有重要的正式的文檔你都要考慮到這些細節。我曾經留意過一個很小的細節。比如說,大家在投簡歷的時候,簡歷文檔是怎麼命名的?我收到過很多人的簡歷發過來,他的命名方式是我的簡歷.com或者是個人簡歷.com。我還收到過最奇葩的一個簡歷命名,這個簡歷命名叫做新建Microsoft word文檔.com,也就是說他改都沒改就發過來了。

我個人的簡歷命名是師北宸的簡歷.pdf。有時候我會附上一個日期:師北宸的簡歷_20150728.pdf。如果我是2015年10月29號投出去的簡歷,讓HR如果看到這個文檔命名,一眼就知道這是最新版的簡歷。他會知道我很在乎他們這家公司--我更新了自己的簡歷。 如果是特定崗位的話,也可以寫得更細一些。比如說我可以再加上師北宸的簡歷_公關_201507281.pdf。我把公關放在簡歷的名單裏面,那HR一看:哦,這個人是來面試公關崗位的。 那爲什麼是發pdf而不是word文檔呢?因爲每個人的電腦裏面裝的軟件版本都不一樣,而且現在越來越多的人在使用蘋果電腦。每個人看到的格式都可能不一樣,在你電腦裏格式不好,指不定倒在別人的電腦裏面,格式就亂了。你導出pdf發出去就不會出現格式不兼容的情況。你可以試想一下,老闆他會收到N個項目總結,如果你也叫項目總結,別人發過去也叫項目總結,老闆他自己去改名字成的都得花不少時間。

專業性是如何體現的?就是你注意到每一個細節。如果你能把每一個細節都注意到,那你去任何公司,任何人,她都會願意跟你共事。關於注意細節的問題,大家可以參考一點《如何一封寫電子郵件》裏邊,其實關於一些格式的問題我寫了很多。

第三,你要精心去打磨你的結論,讓你報告的視覺呈現顯得更加的有趣,更有意思。每一個總結的結論,你都要花時間去打磨和推敲。儘可能的簡潔、明確、有指向。

 細節的重要性 我前面提到了要注意細節,這是一個基礎分。如果你有時間、有意願,而且自己有興趣的話,你可以把你的項目總結做得更加的有意思一些。比如說你可以做一些圖標,也可以找很好的圖,都可以讓你的項目總結做得更加的有吸引力。

如果你用蘋果電腦,那你可以打開蘋果的Page,蘋果寫作文檔叫做Page,在Page裏面都有很多的默認模板。蘋果已經幫你做了很多不錯的項目和策劃項目總結的模板。 如果你的項目總結在界面上做得讓人賞心悅目,老闆想到你這個人,他的心情也會變得愉悅。所以以後更重要的項目,他也會想到交給你去處理。因爲老闆對你的心情好,他也會想更多的和你相處。

最後,我送上美國總統林肯曾經說過一句話:當我準備和一個人理論的時候,我會用1/3的時間思考我的立場以及我想說什麼;另外2/3的時間我會思考對方的立場以及他想說什麼。

所以如果林肯都是這麼思考的,那我們和老闆打交道的時候就更得想一想了,我們的老闆在想什麼?你發過去的這個總結後彙報老闆看到後,他有可能會說一些什麼。我希望每個人都在自己的工作和生活中找到自己的賽馬,而你的項目總結就是讓你和你的馬溝通的那一個橋樑。

以上內容來自師北辰微課錄音稿

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