一封郵件的言辭是否準確，表達是否得體，語言是否地道，不論是在工作或者生活之中都是至關重要的！究竟如何寫出一份好郵件呢？接下來我們將爲大家細細道來。（當然，生活之中與朋友親人之間的郵件相對親暱隨意，在此不加贅述。今天我們就側重以商務郵件爲例。）
1.Greeting問候語
Business E-mail 的開頭都需要一個問候，最常見的用法是 Dear 接收信人的名字，以下是一些例子：
Dear John,
Dear Mr. Smith,
加上稱謂的用法比較正式，寄信給長輩或客戶比較常用的到，如果是寄給同事或是別的公司的合作伙伴直接寫名字 (first name) 就可以了。
再來提供給大家一個還蠻常見的用法，在你不確定收件人是誰的時候很好使用！公司收到這種信通常都會轉寄 (forward) 給相關的人員。
To whom it may concern,（敬啓者：）
Dear Sir or Madam,
要記得這些 greeting 後面都需要加一個逗號 (comma) 然後空一行 (emptyline) 才能開始信件的內容！
2.Purpose 目的
在進入信件內文之前我們通常會先告知收信人這封信件的重點或目的。
I am writing to inquire …
我寫這封信想詢問……
I am writing in reference to …
我寫這封信是關於……
在回覆信件的時候，可以這樣說：
Thank you for reaching out to us regarding …
感謝您主動聯絡我們
這邊的 in reference to 還有 regarding 都是“有關”或”關於”的意思，它們的用法和 about 很接近，差別是 about 比較不正式，是比較口語的用法。
口語：I’m talking about the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing in reference to the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.
大家是否注意到 in reference to 的用法跟 regarding 有一點點不同？通常 in reference to 用於“說明已經跟對方提過的事”而regarding 的用法比較廣泛。
3.Content 內文
再來就是信件的內文了，先跟大家提醒一些小技巧，寫商業信件的時候內文要簡單明瞭 (clear and concise)，相信大家每天也收到很多 E-mail，也不願讀很冗長的信吧！
記得且更要注意，正式信件裏我們不會把一個句子全部大寫，但可以用粗體凸顯重點句子。
PLEASE REVIEW THE ATTACHED DOCUMENTS THOROUGHLY.
Please review the attached documents thoroughly.
請仔細檢視附件。
跟附件相關的用法：
I have attached the previously mentioned documents for your review.
上述數據已於信末夾帶檔案內附上供您參考。
Please see the attached documents for a quotation of the requested services.
請參閱附加檔案內之服務相關報價。
4.Closing 結尾
信件內文的最後一部分通常會感謝收信人或說明下一步任務是什麼。
If you have any further questions or concerns, please don`t hesitate to contact me.
若您有任何問題或疑慮，請不吝與我聯繫。
Thank you for your time and consideration.
感謝您的寶貴時間。
I look forward to hearing from you.
我很期待能夠收到您的回覆。
5.Sign off and signature block 結尾敬語與簽名文件
再來就是信件的末尾，會有 sign off 和 signature block，sign off 要注意只有第一個字需要大寫！下面提供一些最常看到的 sign off：
Sincerely,
Yours sincerely,
Respectfully,
Best regards,
在北美其實比較少人會用 Best regards，它並不能算很正式，所以大多數的人會用 Sincerely，它是最正式和最安全的用法！
最後我們來看看完整的一個 business email 長什麼樣：
Dear Ms. Jones,
Thank you for reaching out to us regarding price quotations for hardwood flooring. Please see the attached document for a preliminary quotation. These quotes will vary greatly depending on your choice of board width, texture, color, finish etc. Once our technicians assess the space you wish to install new flooring in, we will be able to provide you with a more accurate quote. I have also attached photos of several of the wood samples we currently have in stock.If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me. Please let me know if you decide to move forward with the assessment, and I look forward to hearing from you.
Sincerely,
John Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000
以上就是爲大家整理出來的完整商務郵件範例。
說完了如何寫一封成功的郵件，我們當然還要貼心地提醒各位朋友寫郵件過程中的注意事項了。這些注意事項羅列出來大致是以下幾點：
1. 語言表達上
注意用thank you，說謝謝總是沒錯的，但不要第一句說了謝謝，第二句再說謝謝，如果非要說兩次，可以改變一下用語，比如appreciate，it was great help等。
使用一些如please，do you mind，或can you的委婉請求式用語，讓對方覺得受到尊重，也顯示出自身的素質。
但在和外國人的交往中，對於自己比較有把握的事情，記得要用肯定的語氣，用I believe, I’m sure，不要什麼都顯得唯唯諾諾，有主見很重要。
2. 附件
千萬記得把附件放上去。（本人真的是無數次忘記放附件。）如果忘了放，可以追加一個郵件，說sorry balablabla，一般還是會諒解，但不能頻繁出錯，否則會造成不好的影響。
3. 截止期
如果有截止期的事情，儘量把截止期寫上去，甚至可以加粗，大家都理解，而且這樣大家都會有緊迫感去完成。
如果沒有，但希望對方儘快，那麼可以用at your earliest convenience這樣的詞句，不要隨便用ASAP，除非真的很急。
4. 追加郵件
俗稱follow up。人家收到不回，或者答應了卻遲遲沒下文怎麼辦？
追發一封，畢竟大家都忙，郵件多忽略了很正常，郵箱出問題也有可能，忙得忘了也不是不會出現。
I’m writing to follow up with xxx.
Here is a reminder xxx.
如果懷疑自己或對方郵箱有問題沒收到，也可以直說，大家會諒解的，最後說sorry for inconvenience就可以了。
5. 署名
美國人比較隨便，署名就是名就好了，不用連名帶姓，下次人家回郵件也會直接稱呼你的名，感覺親厚很多。
可以適當使用簽名，尤其是代表整個組織的時候，這樣一來正式，二來附上了聯繫方式。
6. 回覆，抄送和轉發
不要把郵件發給不該發的人，也不要該發的人沒有發，更不要把不該轉出去的內容轉出去，這個很重要！
7. 師夷長技
注意觀察native speaker的郵件，有什麼覺得好的用語下次可以自己試着用。
關於如何寫商務郵件及其注意事項的分享就到這裏。下面爲大家收錄了外企郵件中常用英語50句。希望對大家有所幫助哦！
【外企郵件常用英語50句，供大家參考學習】
1. I am writing to confirm/enquire/inform you…
我發郵件是想找你確認/詢問/想通知你 有關……
2. I am writing to follow up on our earlier decision on the marketing campaign in Q2.
我寫郵件來是爲了跟進我們之前對第二季度營銷活動的決定。
3. With reference to our telephone conversation today…
關於我們今天在電話中的談話……
4. In my previous e-mail on October 5…
在之前10月5日所寫的郵件中提到……
5. As I mentioned earlier about…
在先前我所提到的關於……
6. As indicated in my previous e-mail…
如我在之前郵件中所提到的……
7. As we discussed on the phone…
如我們上次在電話中所說的……
8. from our decision at the previous meeting…
如我們在上次會議中所決定的……
9. As you requested…
根據貴方要求……
10. In reply to your e-mail dated April 1，we decided…
回覆貴方4月1日的郵件，我方決定……
11. This is in response to your e-mail today.
這是對您今早發來的郵件的回覆。
12. As mentioned before, we deem this product has strong unique selling points in china.
如先前所述，我們認爲這個產品在中國有強有力且獨一無二的銷售點。
13. As a follow-up to our phone conversation yesterday, I wanted to get back to you about the pending issues of our agreement.
追蹤我們昨天在電話中所談，我想答覆你我們合約的一些待解決的議。
14. I received your voice message regarding the subject. I’m wondering if you can elaborate i.e. provide more details.
我收到了你關於這個主題的留言。我在想您是否可以再詳盡的說明一下，也就是再提供多一點相關細節。
15. Please be advised/informed that…
請被告知……
16. Please note that…
請注意……
17. We would like to inform you that…
我們想要通知你……
18. I am convinced that…
我確信……
19. We agree with you on…
我們同意你在……的看法。
20. With effect from 4 Oct., 2008…
從2008年10月4日開始生效……
21. We will have a meeting scheduled as noted below…
我們將舉行一個會議，會議時間表如下。
22. Be assured that individual statistics are not disclosed and this is for internal use only.
請確保個人信息不會外泄且只供內部使用。
23. I am delighted to tell you that…
我很高興地告訴你……
24. We are pleased to learn that…
我們很高興得知……
25. We wish to notify you that…
我們希望通知你……
26. Congratulation on your…
恭喜您……
27. I am fine with the proposal.
我對這份提案沒異議。
28. I am pleased to inform you that you have been accepted to join the workshop scheduled for 22-24 Nov, 2008.
我十分高興地通知你，我們已經同意您參加於2008年11月22-24日舉行的研討會。
29. We are sorry to inform you that…
我們很抱歉地通知您……
30. I’m afraid I have some bad news.
恐怕我今天要宣佈一些壞消息。
31. There are a number of issues with our new system.
我們的新系統有些問題。
32. Due to circumstances beyond our control…
由於情況超出我們的控制……
33. I don’t feel too optimistic about…
我對……不太樂觀
34. It would be difficult for us to accept…
我們很難接受……
35. Unfortunately I have to say that, since receiving your enquiries on the subject, our view has not changed.
我不得不這麼說，自從收到你關於這個主題的詢問，我們的看法都沒有改變。
36. We would be grateful if you could…
如果你可以……我們會很感激的。
37. I could appreciate it if you could…
如果你可以……我會很感激。
38. Would you please send us…?
你能否寄給我們……？
39. We need your help.
我們需要你的幫助。
40. We seek your assistance to cascade/reply this message to your staff.
我們希望您能將此信息傳達給你們的員工，非常感謝。
41. We look forward to your clarification.
我們期待你的澄清。
42. Your prompt attention to this matter will be appreciated.
您若能立即關注此事，我們將非常感激。
43. I would really appreciate meeting up if you can spare the time. Please let me know what suits you best如果您能從百忙中抽出時間，我希望能與您見面，請讓我知道您最適合的時間。
44. Please give us your preliminary thoughts about this.
請讓我知道您對這件事情初步的想法。
45. Would you please reply to this e-mail if you plan to attend?
請您回信如果您計劃參加？
46. Please advise if you agree with this approach.
請告知我們你是否同意這個方法。
47. Could you please let me know the status of this project?
請通知我這個計劃的進度？
48. If possible, I hope to receive a copy of your proposal when it is finished.
如果可能，當你完成提案，我希望你能發一份複本給我。
49. I would appreciate it very much if you would send me your reply by next Monday.
如果能在下週一前收到您的答覆，我將非常感激。
50. Hope this is OK with you. If not, let me know by e-mail ASAP.
希望您滿意，如果不滿意，請發郵件儘快通知我。
這些拯救你英文郵件的神句啊，趕緊揣兜裏吧！走過路過不要放過，既然分分鐘活學活用就可提高逼格，大家快快用起來吧！希望今天的分享對朋友們有幫助哈！鞠躬鞠躬！