當在工作中遇到需要不同項目組配合的場景，你一般會怎麼做溝通呢？是在即時通信軟件上發消息打電話甚至面聊，還是對同事說一句“你發封郵件給我吧，記得抄送我老闆”？
雖然現在即時通信軟件非常強大，但是在工作中，郵件並不是一個可有可無的東西，作爲一個成熟的職場人，掌握工作郵件的一些技巧，是必不可少的，因爲“郵件不是用來溝通的，它是用來撕扯和甩鍋的”。
郵件的特性
郵件有三個重要特性：
- 異步交流：雙方有足夠的時間深思熟慮，準備郵件內容。
- 無法修改：郵件一旦發送，除非撤回，否則無法修改。
- 方便擴散：郵件有郵件組，在需要時可以把相關人員拉進來，你們看過超長的郵件loop嗎？幾十封郵件串在一起討論一件事情。
郵件的本質
郵件是公司內部的合同！
郵件是公司內部的合同！
郵件是公司內部的合同！
重要的事情說三遍。
在工作中，郵件在不同的場合，會起到不同的作用：
- 項目啓動或者設計評審時，郵件起到了確認的作用。
- 工作太多需要做優先級排序時，郵件起到了證據鏈的作用。
- 當複雜項目運行過程中不同的項目組溝通進度時，郵件起到了溝通協調的作用。
- 當有需求變更或者臨時改動進來時，郵件起到了防止遺忘的作用。
- 當技術升級或者大版本發佈時，郵件起到了廣而告之的作用。
雖然我們說郵件是用來撕扯和甩鍋的，但這不是算計，而是負責。溝通過程中，我讓對方發郵件，就是讓對方好好思考之後，給出一個正式的需求，而不是拍腦袋來的。同時，我們發出的郵件，就是我們的承諾，做不好也需要負責。
我們都是普通人，普通人沒有“背鍋”的壓力，就沒有持久的把事情做好的動力。
郵件使用小技巧
- 定期查郵件，很多時間管理的書籍會講，不要早上一到公司就查收工作郵件，精力最充沛的時候要做重要的事情，查看郵件可以放在休息時處理。這有些太絕對了，我們要養成定期查郵件的習慣，避免錯過重要郵件。
- 發送郵件技巧
- 最重要的一點，注意看收件人有哪些，然後決定要寫哪些內容，以及如何寫。
- 學會“扯虎皮，拉大旗”，自己搞不定的事情，郵件中可以抄送給老闆，尋找老闆的支持。
- 用好郵件組，即時更新郵件組。
- 多檢查郵件內容和標題，不要有錯別字，不要詞不達意。
- 會議紀要
- 如果是自己主持的會議或者會議內容和自己關係很大，那麼可以在會後寫會議紀要，記錄大家討論後得出的共識，以及下一步的計劃和要採取的行動，方便後面跟蹤。