①開頭用語：
常用於行文目的、依據、原因、伴隨情況等的有：根據、按照、遵照、依照、爲、爲了； 關於、由於、隨着 ； 目前 、當前； 茲 、茲有、查、奉。
②承啓用語：
專用於承接上文、引起下文的一類詞語。結構特點是：多以一介詞承接上文。承啓用於所承接的上文較爲簡短，引起的下文一般是主體部分，並多以條款式表述。
有的說明目的，如：爲此，爲了。
有的說明依據，如：根據、遵照、依照、按照。
有的引起下文，如：特作如下通知（決定、規定、決議）；提出圖下意見；擬採取如下措施；以上報告（措施、規定）；上述、綜上所述等。
③結尾用語：
如：希認真貫徹執行；希結合你單位具體情況參照（或研究）執行；如有情況（或意見等）隨時反映； 特此函達（告）、 特此通知（通報）、並希見覆、 即希查照 ；以上請示（意見、建議）妥否，請批示（請審批、請予決定）； 特此報告；爲荷、爲盼、爲要等。
④稱謂用語：
如： 我（院） 、 本（院）、你（院） 、該（院）、貴（院）等。
⑤經辦用語：
用於說明公務處理情況或要求：如：經、業經、現將、已經、茲經、辦理、責成、試行、執行、貫徹執行、研究執行、參照執行、切實執行等。
⑥引述用語：
即引敘來件的用語，如：前接、近接、現接； 悉、收悉、欣悉、驚悉等。
⑦表態用語：
要根據表態程度，注意用語分寸。這類詞語有：照辦、可辦、不可、不同意、同意、應、應該、批准遵照執行； 原則同意、原則批准等。
⑧期待用語
表示發文者某種期望、要求的詞語，如： 請 、 希 、 望、 盼 、 擬請 、 懇請 、 即請 、報請 、希望 、切望 、 切盼 等。
⑨批轉用語。如：批示、審批、閱批、批轉、轉發等。
⑩徵詢用語
表示徵請、詢問對有關事項的意見和態度的用語，如：當否、妥否、可否、是否妥當、是否同意、如無不當、如無不妥、如果可行等。
11 期複用語
如：請回復、請覈實、請批示、請予決定、請審批等