近期 IBM 提供了下一代 Lotus Notes 的公開測試版（public beta2） 下載。本文將從普通 Notes 用戶角度，結合大量截圖，通俗易通地介紹 Notes8 在易用性方面的諸多改進，幫助已經部署 Notes 的企業儘早熟悉這個全新設計的 Lotus 旗艦產品。
早在 2005 年 6 月的 Lotus 技術峯會（見 參考資源）上，IBM 便宣佈正在開發一套全新設計的 Notes 客戶端。它將藉助備受好評的 Eclipse 平臺，提供一套可用於衆多操作系統的企業協作平臺，集電子郵件、日程安排、文檔編輯和其他功能於一身。消息一經公佈，業界都對這個代號爲 Hannover 的項目非常關注。而 2007 年 3 月 11 日，這一衆所期待的產品終於揭開了神祕的面紗 —— IBM 提供了 Lotus Notes 8 和 Domino 8 的公開測試版，並開設了相應的論壇傾聽用戶的反饋。
只要您擁有 IBM ID，便可以在這個頁面下載 Notes 8 Beta2 的安裝文件（參見 參考資源 下載）。支持的操作系統有 Windows，Linux，AIX，iSeries和 Sun Solaris。普通 Notes 用戶，通常只需要下載 Notes 8 Client for Windows – Beta 2 （623MB）。
如果您是第一次安裝 Lotus Notes，那麼下載完成後便可以直接啓動安裝程序，否則建議您先備份好的重要數據。最簡單的方法或許是把整個 Notes 安裝目錄（如 C:/Program Files/Lotus/Notes）打成一個壓縮包。您也可以選擇備份其中的幾個重要文件, 如 表1 所示。
表1. 備份 Notes 重要數據
| 文件說明 | 默認位置 |
|---|---|
| Notes ID 文件 | C:/Program Files/ Lotus/Notes/data/*.id |
| 信件歸檔（archive）文件 | C:/Program Files/ Lotus/Notes/data/ archive/*.nsf |
| Notes 系統配置文件 | C:/Program Files/ Lotus/Notes/notes.ini |
| Notes 工作臺 | C:/Program Files/ Lotus/Notes/data/desktop6.ndk |
| Notes 書籤 | C:/Program Files/ Lotus/Notes/data/bookmark.nsf |
| Notes 地址簿/聯繫人 | C:/Program Files/ Lotus/Notes/data/ names.nsf |
Notes 8 Beta2 會自動檢測 Notes7 以下版本的安裝和配置信息，自動完成升級。而如果您安裝過 Notes 8 的其他測試版本，請卸載該軟件，並刪除文件系統和註冊表中相應的殘留。
安裝的過程持續五到十幾分鐘不等。順利完成後 Notes 8 的第一次啓動通常會稍微佔用點時間。如果是升級安裝，您會看到一個熟悉的密碼輸入界面。登錄後，一個清新的歡迎界面就展現在您面前，如 圖1 所示。
圖1. Notes 8 歡迎界面
在展開 Notes 8 體驗之旅之前，建議您再做兩個簡單的配置，以全面感受 Notes 的貼心設計：
- 使用 Notes 8 風格的主頁。點擊 Home 標籤，如果您看到的還是 Notes 7 那種風格的首頁，請點擊最上方的 Click here for Home Page options 按鈕，在當前主頁選擇（Current Home Page selection）中選擇基本（Basic）。效果如 圖2 所示。
圖2. Notes 8 風格的首頁![圖2. Notes 8 風格的首頁]()
- 使用 Notes 8 模板。如果您在安裝後就打開電子郵件標籤或許會失望的看到與 Notes 7 一摸一樣的界面。那是因爲當前您的本地或服務器數據庫使用的是 Notes 7 的模板。建議您使用 Notes 8 的模板。它不但使用了與主題更適應的圖標和配色，還增加了一些新的按鈕和功能。 請點擊左上角的 ”Open”按鈕，選擇工作臺（Workspace）。在您的郵件數據庫標籤上點擊右鍵，選擇 ”Application->Replace Design…”。選擇本地模板 Mail（R8），點擊 Replace 按鈕。
  |
|
讓我們從最常用的電子郵件部分說起。
如果您經常處理英文信件，這或許是一項期盼已久的功能。在 Notes 8 的編寫新郵件窗口，可能的拼寫錯誤會以紅色浪線突出顯示出來，如 圖3 所示。
圖3. Notes 8 會提示可能的拼寫錯誤
只需要在文字上點擊右鍵便可以修正或加入字典，如 圖4 所示。
圖4. 點擊右鍵修正拼寫錯誤
不知道您是否遇到過這樣的尷尬，本來想發信給公司的某人, 結果不小心發到了和他/她同名同姓, 或者姓名相似的其他人信箱。這一問題在 Notes 8 中得到比較完美的解決。當您在收件人一欄輸入對方姓名時，不需要按回車或空格，Notes 8 會根據以往的信件來往記錄，實時地列出您可能要聯繫的人，如 圖5 所示。
圖5. 收件人智能提示
正如上面截屏所示，不但這樣可以避免發信到同名同姓（假設您只與公司的一個張三有來往），而且會大大提高您填寫收件人的效率。通常您只要敲幾個他姓名中的字母即可。另外如果您登錄了 Notes 8 自帶的 Sametime 7.5.1，還能看到這些收件人的在線狀態。
不光如此，您也可以在瀏覽所有信件時，在最左邊看到發件人的在線狀態。其實這一功能從 Notes 7 開始就引入了，而在 Notes 8 中，Sametime 的整合更加豐富了。首先可以在新引入的側邊欄（Sidebar）中查看聯繫人列表（參見 圖6）。類似 Windows Vista Sidebar 和 Google Desktop Sidebar, 您可以拖拽來改變側邊欄的大小或點擊右側的小按鈕隱藏側邊欄或只顯示 Sametime 圖標。
圖6. 在側邊欄中顯示 Sametime 聯繫人
Notes 與 Sametime 的整合還體現在：
- 在 Sametime 聊天窗口中，可以使用 Tool->Send->Email，把聊天內容作爲郵件發出。
- 在郵件列表，右鍵點擊一封信的標題，可以看到該發件人相關的擴展菜單。快速參看與他以往的聊天記錄，設置上線提醒，查看聯繫方式等。
- 在日程安排（Calendar）界面中，會議主持人的在線狀態也會顯示出來。
除了 Sametime 聯繫人列表，Notes 8 還自帶了另外 2 個實用的小應用（參見 圖7）。一是當日安排一覽（Day at-a-glance），可以讓您在處理郵件時隨時參看當天的會議安排。
圖7. 日程一覽與新聞訂閱功能
另一個（如 圖7 左下角所示），可以訂閱網上的 RSS/Atom，第一時間瞭解業界的新聞動態。如果企業內部系統也支持 RSS/Atom, 則可以在 Notes 中方便地瞭解最新的企業公告和項目進展。
由於基於 Eclipse 開放平臺，將來可以有越來越多的 IBM 或第三方工具加入側邊欄，進一步提高 Notes 用戶的工作效率。
作爲 IBM 面向企業協作與辦公自動化的旗艦產品, Notes 8 加入強大的跨平臺文檔編輯功能（參見 圖8）。包括 Microsoft Office 2003 在內的大部分常見文檔格式，都可以在 Notes 8 中直接打開或編輯。 它還可以把文檔保存爲 PDF，或 OpenDocument 格式，便於在 Linux 系統查看。
圖8. 在 Notes 8 中編輯 Word 文檔
另外，Notes 8 還可以連接 IBM WebSphere Portal，用以查看與編輯門戶應用。請查看 Notes 8 的幫助文檔瞭解詳情。
Notes 8 還有很多貼心的設計與新功能，如下表所示。限於篇幅，本文不再一一詳述。
- 查看所有信件時，可以點擊工具欄新增的刷新按鈕，快速收發信件。
- 當您使用 Notes 8 打開了很多郵件、文檔或網頁時，可以拖拽標籤頁改變順序。或點擊 Open 菜單右側的按鈕，同時顯示所有標籤內容的縮略圖，並支持按標籤名快速搜索。
- 使用工具欄最右端的搜索框，您不但可以方便地搜索所有郵件和日程，還可以藉助 Google Desktop Search（需要額外安裝）在 Notes 8 中搜索所有本地文件和網頁訪問記錄。您還可以直接把搜索提交到 Yahoo 或 Google 網站。
- 無論郵件還是日程安排，都可以打開預覽窗格快速瀏覽。如果您屏幕分辨率比較高，可以考慮把預覽放在列表的右邊，以便查看更多內容。
- 任何時候，按 F1，會在右側打開一個幫助面板，瞭解與您當前操作相關的信息。
看到這裏，相信您已經對 Notes 8 的諸多改進已經目不暇接。 如果您還對它的性能有所顧慮的話，可以直接運行 C:/Program Files/Lotus/Notes/nlnotes.exe， 會以傳統方式啓動 Notes，而不基於 Eclipse 平臺。對於系統配置較低的客戶或許是個不錯的選擇。當然這樣會禁用 Sametime，文檔編輯等基於 Eclipse 的功能。
|
|
本文介紹了 IBM Lotus Notes 8 測試版中的諸多新功能與改進。用戶可以通過它儘早熟悉這一全新設計的 Lotus 旗艦產品。