輕鬆項目管理02-項目啓動

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項目啓動

 

通過學習，你將能夠：

● 瞭解項目啓動的基本流程；

● 熟悉項目組織成員的職責；

● 學會組建項目團隊；

● 掌握項目任務書的編寫；

● 明確項目開工會的內容。

 

 

 

項目啓動

項目啓動是項目管理的第一個環節。概括來講，一個項目管理要進行兩項活動，即項目管理的活動和項目本身的活動。

項目管理的活動主要包括立項申請、組建項目團隊、編寫項目任務書和召開項目開工會四項。其中，立項申請是進行項目管理活動時可做可不做科目，其他三項是必做科目。

 

一、立項申請

項目的產生存在以下三種情形：

第一，基於外部力量產生的項目，其又可分爲領導命令和外部合同兩種情形，即領導命令做的和合同中約定要做的。

第二，基於申請產生的項目。這類項目均需要進行可行性研究。

第三，基於規劃產生的項目。比如，我國的很多水利項目、鐵路項目都來自“十二五規劃”。

立項是項目前期工作的重要一環，其中，可行性研究是其重要組成部分。

可行性研究是對擬實施項目作詳盡的技術經濟分析和多方案比較，提出評價，從而對項目是否合理和可行性作出結論的過程。通過這個過程，儲備一些可供選擇的項目，讓項目投資決策的基礎工作超前；或者取消一些不合理、不可行的項目，避免和減少投資決策的失誤。

 

 

 

二、組建項目團隊

一個配置合理、團隊合作的項目組是項目的核心，也是項目成功的保障。組建項目組時應考慮兩個因素：第一，建立一個合理的項目團隊；第二，尋找合適的人選，瞭解他們的技術、管理方面的優劣勢，爭取職能部門的支持。

在項目啓動階段，首先要建立一個合理的項目團隊，這個團隊稱爲組織分解結構（Organizational Breakdown Structure，OBS）。

 

1.項目組結構分析

項目組的結構如圖1所示：

 

圖1  項目組結構

 

由圖1可以看出，項目的贊助人（Sponsor）處於項目管理的頂層。一般來說，項目管理的贊助人可以是項目的上級，也可以是受益對象或者服務對象。項目經理（PM）處於項目管理的中間，這就要求了項目經理要有很強的服務意識。

項目還有兩個層次，分別是核心團隊和外圍團隊，又稱內圍組和外圍組。內圍組和外圍組項目組的成員，可以根據專業、部門或者功能來設置。外圍組可以有人，也可以沒人。當外圍組爲0，表示部門只派一個人參加項目活動。這就是項目組織的層次，這種分層思想來源於帕金森理論。

需注意的是，內圍組和外圍組都是可以兼職的，除項目經理外，其他人都可以兼職。這有利於人才梯隊的建設，這種組織通常被稱爲“跨部門”、“跨專業”或“跨功能”。

項目組織完成後，要形成一個項目的成員表，以便日後工作需要。在成員表中，起止時間、投入工作量、聯繫電話、主管領導等都應有體現。

 

2.項目團隊成員職責

 項目贊助人

項目贊助人的職責主要是挑選、任命項目經理，提供資金支持，監控項目執行，是項目經理的求助對象。

 

 項目經理

項目經理的職責。項目經理應對項目的贊助人負責，保證項目成功的實施。其職責主要有六項：一是與項目贊助人協商，就項目的目標和所需的資源達成共識；二是挑選核心組成員，並取得他們的支持；三是在項目的進程中不斷了解客戶的需求；四是在項目計劃過程中領導及指導項目成員；五是保證與項目干係人的溝通並彙報項目的進程；六是監控項目的進程，保證項目按時間計劃執行。

項目經理的性格特徵。項目經理應當誠實、正直、熱情、善於溝通、多面手、自信、沉着、冷靜、果斷、反應敏捷、精力充沛、堅韌不拔、善解人意。對項目經理來說，最忌諱的是個人英雄主義。項目是臨時的，且是通過其他干係人產生績效，需要別人的配合；同時，由於項目的臨時性，項目經理會面對很多挫折，如何應對挫折也成爲鑑別項目經理的一面鏡子。

項目經理能力模型。項目經理應該具備15%的技術能力、15%的個人影響力、35%的項目管理與團隊管理能力、15%人際溝通及處理衝突的能力、20%的業務能力，是一個複合型人才。

項目經理的選擇與任命。項目經理的挑選、任命要儘早，應該在開始實施項目計劃之前任命，不得遲於計劃編制過程大部分工作完成之前，並且是任命最適合的，而不是最強的。要挑選合適的項目經理，應做好兩項工作：一是在日常工作中對項目進行分類，不同類型的項目可以任命不同的項目經理；二是儘量採用委派式，而不是招募式。此外，項目經理的能力標準要涉及領導能力、專業技術能力、人力資源技能、管理技能、組織能力及企業家技能等。

 

 項目核心成員

項目核心成員的職責是是對項目經理負責，保證項目的完成。

概括來說，項目核心成員的職責主要有四項：

第一，參與項目的計劃制訂；

第二，服從項目經理的指揮，執行計劃分配的任務；

第三，配合其他小組成員工作；

第四，保持與項目經理的溝通。

 

 

 

三、編寫項目任務書(項目章程)

沒有任務書，不成項目管理，因此編寫項目任務書至關重要。

通常而言，任務書的內容主要包括五個：

1.描述

項目任務書有明確的項目經理和目標，確認需要交付的產品或服務，由項目管理人和項目經理髮起，並由管理層、項目發起人和用戶簽署。

任務書的描述一般包括兩個部分：

第一，項目背景與目的，即需要解決這是一個什麼項目，爲什麼要做這個項目等一系列問題；

第二，項目目標，項目目標與項目評價標準不同，項目評價標準更復雜，包括質量、成本等很多方面的指標，而項目目標相較而言更籠統。

2.里程碑

項目管理的里程碑指項目的一些重大任務，這些重大任務的完成，就是里程碑事件。

項目的任何任務都可以作爲一個節點，但並不是所有節點都可以成爲里程碑，里程碑是指重要節點。

3.項目評價標準

項目評價標準用於說明項目成果在何種情況下被接受，何時項目將被終止或取消，項目成功標準的度量或驗收規程。

4.假設與約束條件

假設用於說明項目的主要假設條件；約束條件用於說明項目啓動和實施過程中的限制性條件，將會影響項目的風險和成本。

5.項目利益干係人

項目利益干係人包括客戶、高管、相關職能部門負責人、項目贊助人、項目經理、供應商、項目團隊主要成員等。

 

項目任務書一般由高層跟項目經理共同簽署，如果有外部項目，也會邀請客戶共同簽署。

 

 

 

四、召開項目開工會

項目開工會主要是對項目的目標、管理方式、工作方式達成共識的會議，其也稱爲項目立項會議。通過項目開工會，項目組成員可以進行初步交流，相互瞭解，營造一種良好的團隊氛圍。

1.項目開工會的必要性

項目開工會是一次動員大會，是項目發起人到項目經理的工作移交，揭開項目的序幕，因此，項目開工會是必須進行的。

2.項目開工會的主要內容

項目開工會的主要內容包括：

第一，項目的背景介紹；

第二，項目目標；

第三，項目經理的正式任命和授權；

第四，項目組織公佈及主要干係人介紹；

第五，項目管理規範；

第六，項目的工作內容和進度；

第七，配合事宜以及疑問解答等。

項目經理在被任命和授權後，就要進行項目的具體介紹，在進行介紹時，首先要以項目任務書爲整個項目組下達任務的載體。

完成項目任務書的講解後，項目經理還應對項目管理規範進行講解。項目管理規範，又稱項目管理手冊、項目章程，是項目開工會必不可少的內容之一。項目管理規範實際上是有關項目的要求和項目實施者的責、權、義的規定。

 

項目開工會主要內容：

① 項目目標；

② 項目經理的正式任命和授權；

③ 項目組織公佈及主要干係人介紹；

④ 項目管理規範；

⑤ 項目的工作內容和進度；

⑥ 配合事宜；

⑦ 疑問解答。

 

一般項目管理規範的主要內容包括：項目或項目干係人的要求和期望，項目產出物的要求說明和規定，開展項目的目的或理由，項目其他方面的規定和要求。

需注意的是，並不是所有的項目都有項目手冊，一些例行的、經常做的、公司業務主要來源的項目纔有項目管理手冊。

疑問解答是項目開工會結束前的最後一項工作，可以使員工更加了解項目，建立起信心和主人翁意識，向着共同的目標一起努力。

會議結束後最好由項目經理組織一次聚餐，可以增進組織團隊的凝聚力，增強合作氣氛。

完成上述步驟，項目啓動階段結束。

 

綜上所述，項目啓動階段的關鍵點有三個：第一，與客戶、供應商、高層的溝通，明確需求及獲得相關支持；第二，明確項目目標和定位；第三，開工會、統一思想、明確團隊運作制度。

項目啓動階段常見問題主要也表現在三個方面：第一，需求不明確及需求溝通不夠；第二，項目組成員選擇不合理；第三，爲促成項目，過於樂觀地分析項目可行性。