其實在這裏寫這個有點奇怪，但是平時的工作中發現，很多人被各種格式問題所困擾。根本原因在於大家只是把word當成了一個“文本編輯器”而已。而我認爲，word作爲office的一部分，是微軟提供的辦公文檔寫作軟件，這個很重要，因爲他會提供除了文字編輯的功能之外，還附帶很多提高工作效率的自動化功能，這纔是專業辦公文檔寫作軟件的“專業”所在。當然，要提高協同工作的效率，光一個人會操作是不夠的，而是要大家都理解這背後的原理機制，在寫作時遵從一定的原則，儘量減少給別人工作帶來的不必要的麻煩。
我儘可能的做到對每一個操作都詳細的解說，但是難免有遺漏之處，還請大家批評指正，謝謝。文章稍微有點長，但請細心讀下去，我相信會對你的工作帶來一定的幫助。
本文操作採用 word 2013 版本。
本文設置好的模板文件，提供給大家下載 : http://download.csdn.net/detail/deirjie/9606017。
參考我的模板文件，可以更好的理解本文的內容，當然你也可以直接在模板的基礎上進行修改，達到自己的目的。但在修改之前，請務必對本文講解的原理有一個基礎的把握。（模板文件裏面除了“自動圖文集”功能可能不能使用而外，其他是一樣的。“自動圖文集”功能建議拓展閱讀 word 的“building blocks”相關內容。）
下面我會通過一個新建的空文檔，一步步討論如何構建一個常規的寫作模板。
必要的設置
打開 word 軟件，先不要着急寫文字，先將所有格式標記打開，有助於直接看到頁面的排版控制符號。
選擇“文件”–“選項”，在選項面板下，選擇“顯示”–“顯示所有格式標記”：
設置樣式
這部分包含幾個常用樣式的設計，包括“標題”、“多級列表”等。
標題樣式
注意：這裏不涉只講阿拉伯數字編號，中文章節號的設置問題見文末。
點擊“開始”菜單面板下面的“樣式”組右下角的按鈕，會彈出樣式管理器界面，在這個界面下，統一設置樣式會方便很多。
然後先來設置“標題1”樣式，點擊“標題1”樣式後面的下拉菜單按鈕，選擇“修改”，打開“修改樣式”面板。
這裏就可以按照不同文檔的要求，進行一級標題的字體、段落、行間距等等設置。需要說明的是，這裏建議將“樣式基準”修改爲“無樣式”，因爲正文的行間距、縮進等等要求往往與標題不一樣，所以這裏將它們區分開，避免以後更改了正文的樣式導致標題樣式出現問題。
至於，每個標題文字的格式設置，我就不細說了，大家自己按照要求修改好就行。
OK，按照上面的步驟，分別設置好 1~4 級標題樣式（也可以設置到5級、6級，自己開心就好）。
多級列表
設置好了標題樣式，多級列表就是直接應用在標題上面的，如“1.1”、“1.1.1”等等這種。
千萬不要手動把這些編號打上去，否則自動編號功能就會出錯，一旦編號過多，人工修改很麻煩還容易出問題！
打開“開始”菜單下面的“段落”組，選擇多級列表下拉菜單，然後選擇“定義新的多級列表”。
打開“定義新多級列表”面板後，先選擇左下角的“更多”按鈕，顯示面板的全貌。
一般來說，我們的文檔標題列表是沒有縮進的，但是 word 默認卻是一級級縮進的，所以我們先把這些縮進幹掉。（當然，你也可以保留縮進，你開心就好）
選擇列表1，將文本的縮進位置改爲 0， 並將列表1鏈接到“標題1”樣式。還有一個可選的設置，就是編號之後插入“製表符”還是“空格”，這個一般沒有做要求，但是我建議還是都設置成“空格”吧。
這樣就設置好了一級標題的編號，二級、三級標題也是同樣，但可以快速設置所有文本的縮進位置。點擊“文本縮進位置”右邊的“設置所有級別按鈕”，在彈出的對話框中，將“每一級的附加縮進量”設置爲 0。
單擊確定之後，你就會看到，所有列表的縮進都沒有了。
別忘了設置二級、三級、四級列表的鏈接樣式以及庫中顯示級別。下面只給出二級列表的截圖，其餘類似。
設置好以上的步驟，我們在文檔中敲入標題名稱，然後應用相應的樣式，就會得到如下的結果。
封面
不要再用那麼多空格來排版了！
做好了上面的操作，我們先不着急敲入內容，先把封面設置好。
封面的設置，一定不要用空格或者回車來強行排版，難看不說，可能以後修改格式之後會發生排版的問題。所以，建議用表格來設置封面。
選擇“插入表格”命令，我這裏只插入 4 行，作爲示範，具體情況根據你的封面來設置。
把頁面視圖縮小一點，能夠看到整張紙，然後把表格每一行的大小調整一下。
在表格後面空行，插入一個“分節符”，將封面與文檔正文斷開。
在表格的每一行輸入封面的內容，然後調整一下文字在表格中的位置。最後差不多是這樣。
正文
爲什麼沒有先設置目錄、頁眉、頁腳什麼的，就來說正文了。因爲有了一部分正文基礎，設置上面的那些部分會更直觀。
先打字一部分正文內容上去，然後設置“正文”樣式，這個跟前面設置標題的樣式是一樣的，根據自己正文內容的字體、字號等要求設置就行了。然後設置一下每個“標題1”樣式單獨佔一頁。設置“標題1”單獨分頁有兩種方式，一種是設置“標題1”樣式中的“格式”–“換行與分頁”–“段前分頁”，或者是手動的在每個章節的後面插入一個“分節符”，你知道，我當然還是推薦第一種方式，所以我在這裏單獨再說一下。
打上正文之後，文檔現在是這個樣子。
關於正文的“首行縮進”，有同學喜歡設置在“正文”的樣式中，這樣會自動縮進，但是要注意，如果設置了“正文”樣式的“首行縮進”，那麼其他的內容諸如“列表”、“引用”等等這些樣式就要小心，因爲它們默認都是基於“正文”樣式的，都會帶上縮進。我其實比較喜歡在每段正文的前面打上一個“Tab”鍵來手動縮進，這樣雖然看起來麻煩了，但是可以幫助我整理文檔的時候對全文不符合樣式格式的一些問題做檢查，同時也不會影響到其他的不想縮進的樣式內容。這裏我就採用手動縮進了。
目錄
在封面後面插入一個新頁，然後選擇“引用”–“目錄”–“自定義目錄”。
在彈出的面板裏面可以看到，目錄的預覽也是每一級標題有一個縮進的，這個可以從“修改”裏面設置。目錄顯示的大綱級別也是可以根據需要設置的。這裏我們只是提一下，常規的文檔好像也是要求縮進的，所以我們這裏不做設置。如果你要修改，可以按照下圖的方式定義顯示級別的樣式。
最後，單擊“確定”按鈕，我們的目錄就生成好了。但是你會發現，這裏顯示的頁碼不正確，這個問題，我們會在頁碼設置好以後再來解決，也方便大家理解頁碼和目錄背後的關聯關係。
頁腳（頁碼）
頁腳大多數時候也就是設置個頁碼，所以我們這裏也就只將頁碼的設置。
選擇“插入”–“頁碼”，選擇合適的頁碼格式，這裏我們選擇居中顯示的頁碼。
這裏很關鍵了，當點擊插入頁碼之後，會出現到“設計”視圖裏面，這裏，我們對頁腳做一些相應的格式設置。
首先，選擇“首頁不同”，這樣首頁就沒有頁碼了。
然後切換到“目錄”所在的頁面的“後一頁”，注意是“後一頁”，選擇這一頁的頁碼（如果你跟着我設置，這裏的頁碼顯示的是“3”），然後在“設計”視圖上，把“鏈接到前一條頁眉”關掉。
OK，這樣，正文的頁碼就和前面斷開了，然後右鍵這個頁碼，選擇“設置頁碼格式”
設置“起始頁碼”爲“1”
然後，我們再回到“目錄”所在頁面，這個時候它的頁碼沒有與任何頁面的頁碼有關聯，所以直接刪掉就行了。插一句，有些文檔要求目錄的頁碼單獨設置成羅馬數字或者是什麼的，現在直接設置就可以了，因爲目錄頁碼已經和後面的鏈接斷開了，設置不會影響後面的正文。
設置好了以後，我們選擇目錄項，右鍵，點擊“更新域”，在彈出的對話框選擇“只更新頁碼”。
這個時候，我們的頁碼就正常了。
頁眉
頁眉和頁腳（頁碼）的設置是類似的，只需要注意斷開“鏈接到前一條頁眉”就好了。也可以根據需要設置“奇偶頁不同”。這裏每一節的關鍵就在於先前插入的那個“分節符”，就將封面、目錄、正文分成了不同的節。
圖、表
圖、表的編號一定要用題注，切勿手動編號！
題注的編號作用非常重要，尤其是在大文檔的寫作當中。如果手動編號，一旦中間的圖、表有增減，那麼後面的編號就全都不對了。
選擇一張圖片，插入到正文中。再插入一個新表格到正文中。然後光標定位到圖的下一行、表的上一行位置選擇“引用”菜單下的“插入題注”功能。
這裏可以設置圖、表的編號包含章節號的功能，也就是如“圖1-1”或者“表1-1”這種樣式，第一個編號一般引用一級標題的編號。如果沒有相應名稱的標籤，就需要新建一個。操作見下面兩幅圖。
這裏最好新建 4 個新樣式，分別命名爲“圖”、“圖名”、“表”、“表名”。“圖”樣式是爲了控制插入的圖所在的段落格式，“表”樣式則是方便單獨控制表中的文字字體、行距、表格間距等格式。“圖名”和“表名”則是爲了單獨控制圖題注和表題注的字體、段落格式。
首先選擇“圖”樣式，在“修改樣式”面板裏面，先將“樣式基準”和“居中對齊”設置好，然後選擇“格式”–“段落”–“換行和分頁”，勾選“與下段同頁”。這個功能是爲了避免出現，圖和圖名出現斷頁的情況，當然你也可以根據情況設置圖段落的其他段落格式等。
對“圖名”樣式，設置字體樣式、段落格式。
對“表”樣式，就單獨設置單元格間距、字體大小等樣式就可以了。
就不截圖了，根據要求設置就行了。
對“表名”樣式，則要在在“修改樣式”面板裏面，選擇“格式”–“段落”–“換行和分頁”，勾選“與下段同頁”。同樣，這個是爲了避免表名和表出現斷頁的情況。
設置好了之後，下次插入圖或者表，就只需要再次選擇“插入題注”就好了。不要忘了對新插入的圖和表以及他們的名稱分別應用“圖”、“圖名”、“表”、“表名”4 種樣式。
公式
公式也可以直接插入題注，但是往往我們要求公式和公式的名稱在同一行當中，這就比較麻煩了。如果按照圖和表一樣的操作，那麼公式本身的字體樣式就沒有辦法獨立於公式名稱樣式，因爲這兩者是在同一個段落裏面的。於是這裏就要引入 3 個新的功能–“樣式分隔符”、“製表位”和“自動圖文集”。這裏對公式的段落設置就稍顯複雜，但是理解了工作機制之後，也就很容易了。
樣式分隔符
“樣式分隔符”，顧名思義，就是在同一個段落裏面將不同的部分，分隔成不同的樣式。插入樣式分隔符需要用到“ctrl+alt+回車”快捷鍵。“樣式分隔符”只分隔樣式，而不重新分段，我們需要在公式和公式名稱中間插入一個樣式分隔符，顯示符號如下圖。
製表位
“製表位”是一個非常有用的高級排版功能，符號顯示在標尺上。其實質就是通過“Tab”鍵來指定縮進的位置。添加製表位需要在標尺上單擊添加，或者選擇所在定位到所在行，右鍵，選擇“段落”，然後選擇左下角的“製表位”按鈕。其實直接單擊標尺添加是最方便的，不過要理解“製表位”的符號含義。如下圖所示的例子，分別插入了 3 個製表位，通過在段落內容中間插入 2 個“Tab”鍵來把這 3 部分內容隔開並對齊到相應的位置。
對於公式，我們在段落中插入 2 個製表位。第一個製表位讓公式居於行正中，第二個製表位指定右對齊，然後在公式前面、公式後面（“樣式分隔符”之前）分別插入“Tab”鍵，如下圖，就達到了我們公式排版的目的。爲了顯示，我一般還會在公式名之前（“樣式分隔符”之後）添加一個“空格”。
當然，爲了方便，把公式選中，然後選擇“創建新樣式”，命名爲“公式”。把公式名稱選中，選擇“創建新樣式”，命名爲“公式名”。這樣就可以單獨控制公式和公式名的字體樣式了。
如果創建樣式的時候格式出現縮進不正確的問題，請檢查段落裏面的“首行縮進”，以及將“公式”和“公式名”的樣式基準都改爲“無樣式”，與其他樣式斷開依賴。
自動圖文集
有了以上的設置之後，新插入公式還需要重複上面的步驟。當然有一個簡便的方法，那就是選中公式段落，然後選擇“插入”–“文檔部件”–“自動圖文集”–“將所選內容保存到自動圖文集庫”，取名爲“公式段落”，這樣，以後插入公式，只要在“文檔部件”裏面，選擇這個“公式段落”自動圖文集，然後把公式內容替換掉就可以了。
至此，一篇文檔模板就做好了，以後只需要基於這個模板做更改，寫入文字內容就好了。
但是有的文檔要求一級標題的編號，必須採用中文，例如“第一章”，這種格式要求，就會使得前面的圖、表以及公式的編號不起作用。因此，有必要針對這種要求單獨說明一下解決方案。
中文章節號
設置中文章節號，主要在於對“多級列表”的設置上。
首先，選擇“多級列表”下拉菜單的“定義新的多級列表”，這個我們在上文中講過了。
選擇一級列表，如下圖設置。
對於二級、三級、四級等列表，設置如下圖，注意勾選“正規形式編號”。
然後，再來設置一下“標題1”樣式的內容“居中對齊”就好了。
這個時候，如果你的文檔中有題注等“域”內容編號引用到了“標題1”樣式，右鍵選擇“更新域”之後，就會發現問題了。
這裏，編號自動引用了“標題1”中的中文編號。
目前來說，word 並沒有一個特別好的官方功能來解決這個問題（至少我確實不知道），但是網上流行一個間接的辦法，那就是更改“域代碼”。“域”這個功能在 word 裏面屬於高級功能，相信大家平時的工作中很少會用到，但是其實 word 裏面很多編輯功能背後都是基於“域”的。感興趣的同學可以自己去網上搜一下，瞭解一下“域”的工作機制，這裏就只講我們需要用到的。
中文編號問題主要出現在“圖”、“表”以及“公式”的編號上面，我們選擇這些編號，“右鍵”–“切換域代碼”。
會發現這些編號顯示成了下圖這樣。（突然，程序員感覺自己又有用武之地了~~開個玩笑）
我們的解決辦法就是，把“STYLEREF 1 \s”這行代碼更改爲 QUOTE “一九一一年一月{ STYLEREF 1 \s }日” \@”D”。注意這裏的左右花括號不是常規的花括號，而是“域代碼”的容器。
替換了這部分“域代碼”之後，我們再用同樣的方法，選擇“切換域代碼”將代碼轉換爲文本顯示。然後“右鍵”–“更新域”，看看是不是編碼就正確了。
到這裏我猜大家已經想到了，加入了中文章節號，那麼我們的“插入題注”功能是不能再用了，否則每次都要手動切換域代碼，更改這部分代碼，還是挺麻煩的。不過不要忘了，我們剛剛上文中“公式”的部分，講到了一個叫“自動圖文集”的功能。沒錯，這裏我們按照與“公式”同樣的處理方法，分別將“圖名”、“表名”保存爲“自動圖文集”，以後就直接插入“自動圖文集”就好了。不過還是不要忘記分別對它們應用各自的“圖名”、“表名”樣式。
模板文件保存
做好了模板文件，可以將文件保存爲 *.dotx 格式，然後放到 word 安裝目錄的模板文件夾（或者自定義的某個路徑）下，以後打開 word 就可以像其他官方模板那樣在首頁看到自己的模板文件了。在“文件”菜單下，點擊“選項”，自定義路徑設置如下圖。
把模板文件拷貝到相應路徑中，然後在新建文件的時候就可以看到如下圖所示的模板自定義模板了。
差不多了，應該比較詳細了，希望我沒有遺漏什麼重要的操作。給堅持讀完本文的同學說一聲感謝，也祝願我的這些文字能夠對你帶來幫助。
本文若有紕漏，請不吝指正，謝謝！