Javelin 非常實用的企業電子文檔管理系統

Javelin 企業電子文檔管理系統 EDM

簡述
    自全球化以來隨着企業競爭加劇，用戶的個性化需求越來越多，我們從原先的以產品爲中心的模式，逐漸轉變爲以客戶爲中心。也就是說企業需要去滿足用戶不斷變化的個性化、多元化的消費需求。這樣企業就必須具備快速、持續創新的研發能力。(我們需要電子文檔管理系統 EDM)
    而要做到快速，可以持續的研發能力必須先對企業內原有的產品數據進行整理與歸類管理。這樣我們才能對歷史數據進行最大的利用，才能做到快速設計與創新設計。（只有文檔管理系統 EDM 才能實現我們的需求）

目前企業存在的普遍現象如下：
   a) 電子文檔放散存在各個用戶的個人電腦中（查找困難）
   b) 計算機的普及軟件技術（CAD等）的運用，產生大量的電子文檔
   c) 各文檔容易形成數據“孤島”（數據相關性差）
   d) 電子文檔的修改方便性，使得文檔版本的隨意增加（更改混亂，版本混亂）
   e) 傳統管理模式不適合電子文檔的管理（安全性存在問題）

系統特點
 將分散在各部門、各工程師機器中零散存儲的文件集成到本系統，進行 統一管理
 系統中提供完善的權限及日誌管理，保證了文檔的完全性
 提供按部門、產品、項目、生成日期、文件名、編制者和版本號等途徑的快速查找
 系統提供流程管理、更改管理及版本管理保證數據的正確性
 項目論壇及項目權限設置，解決項目內的溝通與協同
 可以將歸檔文檔以產品或項目等方式備份到光盤並建立索引
 系統採用B/S結構，體現了先進性

電子文檔管理系統 EDM 說明
 實施週期
       企業文檔管理軟件簡單易用，經過一個詳細培訓，用戶都能熟練掌握。週期：爲一週

 適用用戶
       企事業單位對電子文檔管理系統有要求的企業

 功能模塊

 

運行環境
服務器：
    Winows 2000/2003 Server
    SQLServer 2000/2005
    .NET 環境（NetFrameWork）
客戶端：
    IE 6.0

功能介紹
組織機構及用戶的維護
   可以進行用戶及組織機構的創建及相關權限的設置

系統維護
1）視圖設置
    視圖是文檔的組織方式，恆創文檔管理系統javelin支持多種文檔組織方式。
        部門視圖 / 產品視圖 / 項目視圖等

    部門視圖：就是按照部門來組織文檔

    產品視圖：就是按產品的裝配層次關係來組織文檔

    項目視圖：就是按項目方式來組織文檔

    系統對文檔的組織是多樣性的
2）文件類型設置
    文檔有不同種類的劃分，我們可以定義好用戶的文檔類型，在文件上傳是可以快速來設置。
3）文件備份
    文件備份是一個非常重要的工作，文檔存儲到系統後，其實會在服務器存儲大量企業定版的數據文件，這些文件對用戶來說是非常重要的。系統提供了一個非常方便的備份功能，可以爲某個產品或某一個項目將已經存在的文件，導出到光盤上，併爲這些文件自動創建索引。
4）存儲空間設置
   我們允許用戶在設置存儲空間的時候，可以臨時來變化；
5）論壇權限設置文件編制者轉移
    文檔編制者系統默認爲文件的上傳者，而這個人對該文件具有 Owner 的修改權限。但這個人若離職後，我們就需要將該設置改變，將編制者轉到另外一個繼認者身上。
6）查看日誌
    可以通過查看日誌，了解系統中各個使用者的一些基本操作過程。可以提供系統的安全性

7)）管理員筆記
    爲系統管理員提供了一個可以記錄本系統維護的一些相關事務，便要以後查詢。

文檔上傳
 審批文件上傳

  
 

審批文件：審批文件上傳需要審批認證，審批流程爲由編制者設定，當審批流程通過後，文件纔會放入相關的視圖下。
審批文件的審批階段：審批、會籤、批准、發放四個階段。其中第四個階段是自選的，其它爲必選。
審批文件的視圖：產品視圖、部門視圖、國際標準

文件上傳後，相關的審批人員會收到相關的審核任務
該上傳的文件，只有經過全部的審批同意後，才能成爲企業級的文檔。這樣別的用戶才能查找到。有權力的用戶才能進行下載利用。

文檔定版的過程圖
     

文檔查找、下載與修改
 文件的查找修改

  

這個查找界面，非常類似windows的查找界面。應該比較容易讓使用者掌握。
找到的文件有權限的可以進行下載。
若是文件的編制者，可以進行版本的更換等操作

大概界面如下：

 
文件版本的修改

版本變更的處理過程
 

操作者：文件的編制者
文件的狀態：定版文件
功能：文件版本的修改與文件的種類有關係。
1）項目文件：項目文件可以直接由文件編制者上傳新版本的文件，上傳新版本文件時默認的屬性與老版本文件一樣，但也允許上傳者進行修改，並將新上傳的文件爲當前版本，將老文件設爲歷史版本。
2）審批文件：審批文件需要編制者設定文件修改審批流程，審批流程通過後通文件記上修改記號，文件處於修改中狀態。由修改文件的編制者上傳新版本的文件，新版本的文件上傳，並通過審覈後（與審批文件上傳審批流程一樣）將新上傳的文件爲當前版本，將舊文件爲歷史版本。

任務管理
1）任務簽收
    所有的審批申請清單都會列出，處理者可以對這些審批進行處理。一個文檔只有全部的審批都通過後，才能定版

 

2）簽收任務的消息提醒
    文件管理的任務與ActiveMessage集成，做到只要開着ActiveMessage就能即時的收到來自文檔管理系統的文件上傳通知或任務通知。用戶登錄文檔管理系統的首頁上中就有顯示當前任務數，點擊進入我的任務的任務簽收頁面或者點擊菜單我的任務到任務簽收頁。選擇要簽收的文件就可以寫處理意見並對文件進行同意或不同意的處理。

 

3）草稿箱
    項目文件和審批文件上傳時可以直接上傳或先放入草搞箱。以便以後修改上傳。
4）我的申請
    我的申請主要是爲了對自己的一些申請情況進行方便的查看。

5）可以修改的文件
    審批文件版本修改申請通過後，發送到編制者的我的任務->可以修改的文件中，通知編制者上傳新的版本。

6）正在處理中的修改文件
    列出修改版本文件申請流程未開始或正在處理中的文件。

7）未通過上傳的文件
    列出審批文件上傳申請未通過的文件。

8）未通過修改的文件
    列出修改版本申請未通過的文件。

9）任務授權
    在一段時間裏某人不能處理些系統的任務時，可以將這段時間內的任務轉交給其它人來處理

總體來說，Javelin 可以提供企業一個非常實用的文檔管理平臺，實現對已有知識的整理與利用