WPS表格填充技巧大全

前言

  在WPS表格中批量輸入重複數據,或者有一定規律的數據時,填充是很有效的操作方式。所以在批量處理填寫數據時,好好的利用填充能大大提高效率。
  不過在介紹填充之前,先要介紹一個跟填充息息相關的東東——填充柄。填充柄,英文名Fill Handle,還被翻譯爲填充句柄、填充手柄等。之所以要介紹它的衆多名字,主要是爲了讓大家Google的時候知道該查什麼。
  言歸正傳,在WPS表格中選中一個單元格或者一個矩形區域的時候,這個區域會有一個黑色的邊框,在邊框的右下角並不是連續的,而是有一個略大一些的小黑方塊,這就是填充柄。如果你還沒明白,那麼請看圖:
  當鼠標光標被準確的放在填充柄上的時候,會變成一個粗的黑色的“+”號。於是,一切都從這個填充柄開始……

最常用的填充方式——拖動

  在一個單元格里輸入1,然後用鼠標向下拖動填充柄,這時候你會發現鼠標光標旁邊會有一個提示框,隨着拖動跨越的行數變化,提示框內的數字會變成2、3、4、5……。現在放開鼠標,剛纔拖動跨越的單元格里就被按順序填上了遞增的數。

  如果在第一個單元格里輸入的是一個英文字母,或者漢字,同樣的操作,所有單元格里都會被填充上一樣的內容。但如果輸入的是數或者日期,則填充的是一個遞增的序列。也就是說,如果WPS表格認爲內容是可遞增的,會就以遞增序列的方式填充,否則以複製的方式填充。
  現在再選中第一個單元格,試試往右手動填充柄。向下填充就變成了向右填充了。
  不過拖動填充數字時會自動填充爲序列,想以複製的方式填充怎麼辦呢?試試在A1和A2都輸入1,然後選中A1到A2,再抓住拖動柄往下拖……怎麼樣,全都是填的1了吧?
  再做一個實驗,A1填上1,A2填上3,然後選中A1到A2,再抓住拖動柄往下拖。於是一個單數序列出現了;如果A1填1,A2填4呢,就會拖出一個以3爲步長的等差數列……是的,如果選中了兩個單元格再拖的時候,WPS表格會自動計算它們的差,按等差數列的方式填充數據。
  實驗做到底,現在把A1填上A,A2填上B,還是選中A1到A2往下拖拖動柄呢——下面的單元格都按AB交替的序列進行了填充;如果從A1到A3分別填上A、B、C,再選中A1到A3進行拖動式填充,下面所有單元格都是按ABC的順序,重複循環填充……恭喜你,你發現了填充自定義序列的方法!
  現在活動活動左手,按住Ctrl鍵再拖動那個可愛的填充柄,不管是否數值,都是複製填充啦,當然,如果拖動前選中的的是多個單元格,結果是交替填充。
  順便試下按住Shift鍵和按住Alt鍵的效果呢——按住Alt鍵沒效果,但按住Shift鍵會在拖動跨域的單元格插入空白單元格——一不小心發現一個快速插入空白單元格的技巧。如果想快速插入行或或者列,那就先選中一個整行或者整列再按住Shift拖動填充柄吧!
  活動完左手再活動活動右手中指——用鼠標右鍵拖動填充柄——你會發現,拖動結束時會彈出一個菜單,從菜單可以選擇你想要的填充方式哦,方便之極!

最快捷的填充方式——快捷鍵

  拖動雖然常用,但是在跨行或者跨列很多,超出一屏顯示的範圍時,拖動用起來就不那麼得心應手了。這時候可以用“Shift+點擊”的方式選中多個單元格,然後用快捷鍵來進行填充。
  比如,點擊A1,選中A1單元格,輸入1;向下滾動使A50出現在屏幕中,按住Shift鍵,點擊A50——於是A1到A50都被選中啦。現在試試第一個快捷鍵[Ctrl+D],從A1到A50,全都被填上了1。
  再做一個實驗,用同樣的方法選中A1到Z1,按另一個快捷鍵[Ctrl+R]。這時候從A1到Z1都被填上了1啦。
  快捷鍵[Ctrl+D]的作用是向下填充,這個D是Down的着字母。快捷鍵[Ctrl+R]的作用是向右填充,R代表Right。使用快捷鍵填充的時候,一定要先選中需要填充的單元格。按下快捷鍵後,所有單元格的內容都會被填充爲最上面,或者最左邊的單元格內容。
  不過用快捷鍵方式填充的缺點是不能填充序列。想要彌補這個缺點,請繼續往下看。

最靈活的填充方式——工具菜單

  最靈活的填充方式當然還是使用工具菜單,想往哪個方向填充就往哪個方向填充,上下左右都行。想填充重複內容就填充重複內容,想填充序列就填充序列,想填充自定義序列就——不好意思,這種方式不支持填充自定義序列。
  我現在已經在用WPS 2012搶鮮版,所以以這個版本爲例,在“開始”面板的右側,可以找到一個小小的“填充”按鈕,如下圖所示:
  向上下左右四個方向填充的功能一看就能明白,不多說了。只有這個“序列”功能要好好說說。點擊序列之後會出現一個對話框,選擇填充的方向和產生序列的方式,如圖
  從這個對話框可以看到,左上角選擇序列產生的方向,只有“行”和“列”兩個選項,分別表示向右填充和向下填充。
  右邊可以選擇類型,等差數列和等比數列和日期都需要填寫步長值,而自動填充則是和拖動填充類似,由WPS表格自己去發現填充數據的規律。當類型選擇日期的時候,可按日期單位來進行計算,比如日期單位是月,步長值是1時,填充的序列是日期按1月遞增的。至於工作日,填充的時候它會跳過所有的星期六和星期天。
  預測趨勢——沒研究過,也不知道怎麼用,哪位童鞋研究了告訴我吧^_^。
  哦,記住,點擊“填充”菜單前,一定先記得先選擇要填充的區域。

最神奇的填充方式——雙擊

  有沒有試過雙擊拖動柄?看到這裏你一定迫不及待的在去嘗試了,不過恐怕多半沒反應。是的,雙擊拖動柄需要在一定條件下才有反應,它的作用是根據拖動柄所在列旁邊列的已有數據長度來進行填充。比如A列從A1到A10有內容,再往下沒內容了,那在B1填寫內容後雙擊拖動柄,會自動填充B1到B10。如果當前列左邊那一列沒有數據,那就根據右邊那一列來選擇要填充的到的位置;如果右邊那一列也沒有數據,那雙擊就沒反應啦。
  這裏有幾種特殊情況。
  ①如果A列從A1到A20,除A10是無數據外,其餘單元格都有數據,那在從B1開始雙擊拖動柄進行填充的時候,會停在B9處。②如果A1到A10全都有數據,B1到B20也都有數據時,從B1雙擊拖動柄進行填充會一直填充到B20,覆蓋掉B2:B20原有的數據。③在A列數據填充足夠長的情況下,如果B2到B10是空白,B11有數據,雙擊填充會填充到B10處;類似的,如果B2到B10有數據,B11空白,也會只填充到B10處。這三種特殊情況如下圖所示
  順便說一句,雙擊填充只能向下填充,不能向右。

其它填充相關的技巧

同時輸入到多個單元格

  嚴格的說,同時輸入到多個單元格是輸入技巧,不是填充技巧,不過他們達到的效果是一樣的。
  選中多個單元格(這次可以不用連續,通過Ctrl鍵選擇的多個分散單元格一樣有效),按F2鍵進入編譯狀態,這時候會在其中一個單元格中編輯內容。內容編輯完成(比如輸入一個1)之後,按下[Ctrl+回車]……怎麼樣,所有選中的單元格都輸入了相同的內容了吧?

多列多行填充

  拖動填充、快捷鍵填充、菜單填充和雙擊填充統統都支持多列或多行同時填充。比如,選中A1:C1,然後向下拖動填充,則A:C三列會分別按照A1:C1的數據進行填充;又如,選中A1:D10,按下[Ctrl+R],那麼A1:A10的內容會分別向右填充至D1:D10。

同時填充多個工作表

  如果需要同時填充到多個工作表,只需要先按住Ctrl鍵,點擊多個工作表標籤使它們同時被選中,然後再在當前工作表中進行輸入或填充操作,那麼所有被選中的工作表的相同位置,都會被輸入或填充同樣的數據。

尾聲

  填充的諸多技巧就介紹到這裏了。告訴你們一個小祕密……其實除了第一張插圖借用了Photoshop做透明效果之外,其它所有插圖上的標記都是用WPS演示來做的哦!
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