使用Office System構建基於項目的文檔管理系統的設想
集團的各個分公司（自控行業）每年都要完成幾時上百的大大小小的工程項目，在項目中產生文檔就更加不用說了，管理起來非常的麻煩。
首先，文檔編制過程就存在很多需要解決的問題。
很多的文檔都是在工程進行的過程中產生的，而這些工程分佈在全國各地的各個角落裏，並且，很多的文檔並非一個人可以完成，需要大量的協作，由於協作者由於網絡的原因，很多時候並不是在線工作，版本控制就成爲編制過程的另一個問題；編制文檔的存放和分類也是另項目經理頭疼的問題。
其次，文檔提交到技術管理部門歸檔的流程，現在很複雜。每個項目結束後，要專門抽出時間、專門的人來整理、校驗這些文檔，以應付技術管理部門的評審。
第三，技術管理部門對文檔的存放和借閱也很傷腦筋。公司要求各個項目組提供這些文檔資料，就是爲了可以追溯這些項目，另一方面也向讓其他的項目組可以互相借鑑經驗。然後，無節制地節約必定會出現泄露等問題……
我知道使用微軟的Office system可以很好的解決以上這一系列的問題，但是，由於各種原因，雖然一直在逐步的構築各種平臺，提供各種基礎，但是，一直沒有正式地提出可行的解決方案，這裏我將自己的設想提出來，希望得到大家的幫助。
首先，我想可以利用Project Server 2003 + WSS 來解決項目管理，不但可以很好的提供項目管理的有效工具，最關鍵的它提供了一個完整的解決方案。這樣，項目組的成員，無論分佈於世界的各個角落，他們都可以通過ProjectServer進行協作。藉助WSS出色的文檔庫，我們可以提供文檔協作、版本控制等問題。由於各個項目都會有自己的站點，項目經理也不再用爲文檔的文類和存放操心。
第二步，我們需要在WSS上做一個小的流程功能。就是項目經理可以定期的通過系統向技術管理部門提交需要提交的文檔（而不是到了最後再一次提交）。這樣項目組和技術管理部門可以將文檔的評審工作化整爲零，定期進行評審。對於提交的文檔，我們需要剪切到一個只有技術管理部門纔可以訪問的文檔庫中，並且，使用RMS對這些文檔加密。這樣做是因爲，我們並不希望已經通過評審的文檔被別人非法篡改。
第三步，我們需要開發一個文檔借閱系統。這個系統需要分析技術管理部門歸檔的文檔，建立一個目錄和文檔的摘要，並且將這些信息存入數據庫中。借閱者可以通過這些目錄和摘要了解這些文檔的內容，如果他決定要借閱的話，他可以通過這個系統提交借閱申請。技術管理部門的管理員可以審批這些借閱單，並且通過RMS系統提供一個經過授權的文檔副本給借閱者。這個經過RMS授權的副本可以指定到期日期，可以指定允不允許借閱者打印，拷貝、修改等權限（這是RMS的拿手好戲）。
原來看上去真的好簡單。不過我知道公司那幫刁鑽的使用者會提出很多可操作性、易用性等方面的需求，所以，如果真的要這麼做的話，恐怕還是需要花費一些功夫的。