使用 Groove 和 SharePoint 創建強大的連接
Alan Maddison
概覽：
- 創建 SharePoint 文檔庫
- 創建 Groove 工作區
- 同步 Groove 和 SharePoint
- 允許訪問工作區
目錄
Groove 和 SharePoint 一起
入門
設置審批控制
創建 Groove 工作區
同步 Groove 和 SharePoint
允許訪問工作區
總結Microsoft Office Groove 2007 (Groove) 和 Microsoft Office SharePoint Server 2007 (SharePoint) 表現出的相似性經常令 IT 專業人員感到疑惑不解，他們對具體的使用環境
不甚明瞭。乍一看，兩個產品似乎確實非常類似，因爲它們均提供協作功能。但是，一旦深入瞭解體系結構，兩者的區別便會浮出水面。
SharePoint? 提供了一個可靠且縮放自如的內容管理框架和協作工具集，並且支持結構化工作流。相比之下，Groove? 是一個協作工具集，可快速部署在工作區內，IT 開銷極少甚至無需開銷。由於支持文檔協作、線程化討論和日曆功能，Groove 爲實現安全可靠的動態臨時協作提供了一個理想框架。簡而言之，大多數用戶最終都會以不同方式使用這些產品。
Groove 2007 版本還通過 SharePoint Files 工具增加了對 SharePoint 集成的內置支持。該工具允許 Groove 工作區與 SharePoint 文檔庫同步，並且正如我們將看到的，內置集成意味着可輕鬆地充分利用這兩個產品。事實上，Groove 的靈活性和動態特性與 SharePoint 完善強大的功能一旦聯手，會產生極大的益處。
Groove 牽手 SharePoint
如今的 IT 領域對組織與其合作伙伴和供應商之間的協作要求日益增長。然而，對於那些使用各種產品（如 SharePoint）實現的強大協作解決方案，它們的側重點是內部團隊和滿足在整個組織內共享信息的需求。在這種情形下，從管理和安全角度來看，很難向組織外部的用戶提供訪問權限。這就需要讓用戶能臨時訪問外部合作伙伴。
Groove 和 SharePoint 組合提供的就是這種解決方案。SharePoint 提供組織之內的協作、內容搜索和工作流框架；添加 Groove 後，公司可擴大這些功能，讓其包含組織之間的輕鬆協作。通過 Groove，用戶可快速在公司之間建立協作工作區。並且，由於支持 192 位高級加密標準 (AES) 對稱密鑰，協作的安全性得以確保。實際上，Groove 安全功能是內置的，並且始終處於啓用狀態，因此用戶不必擔心它的配置。
Groove 的安全體系結構爲這些工作區及其內容提供了高級別的保護（無論是本地存儲時還是在網絡傳輸過程中都是如此）。SharePoint Files 工具允許此信息與 SharePoint 文檔庫進行雙向同步，從而可確保從內部訪問彙集的信息。讓我們通過具體的示例來了解此過程的工作原理。
入門
在日常業務活動過程中，組織通常會與多個公司相互協作。其中不僅涉及外部組織，還包括不經常一起工作的部門（如財務、公司聯絡和法律部門）中的個人。因此，這些組織不僅需要創建一個將相互協作的臨時內部團隊，而且需要使協作的成果可供並未參與此協作過程但必須能訪問最終可交付項的人員使用。通過使用 SharePoint 和 Groove，即可輕鬆地實現這些目標。
如果還沒有要與 Groove 工作區同步的 SharePoint 文檔庫，首先應創建一個這樣的文檔庫。爲此，連接 SharePoint，然後選擇“查看所有內容”鏈接。加載完此頁面後，選擇“Create”（創建），然後如圖 1 所示，從“Libraries”（庫）列中選擇“Document Library”（文檔庫）。
圖 1 創建 SharePoint 文檔庫（單擊此圖像查看大圖）
在新文檔庫頁面上，有許多要配置的設置 — 庫的名稱和說明，是否將庫納入“快速鏈接”，是否啓用版本管理，以及在庫中直接創建的新文檔的默認格式。默認禁用“文檔版本歷史記錄”選項，但是，如果版本管理適用於您的環境，應啓用此功能。還應考慮 SharePoint 提供且可用作 Groove 和 SharePoint 實現內容的一些高級功能。這些增強功能包括：
- 版本歷史記錄
- 審批控制
- 簽出程序
- 工作流控制
- 文檔保留政策
- 審覈
- 真正簡易聚合 (RSS)
與 Groove 一起使用時，通過 SharePoint 提供的這些附加功能可提供極大價值。在我的示例中，這些附加功能（尤其是審批控制）將非常有用。例如，假設團隊成員在 Groove 中協作草擬一個文檔。當最終稿做好審覈準備時，可將它與 SharePoint 同步，然後成爲審批流程的對象。
設置審批控制
若要配置此功能，從文檔庫選擇“設置”菜單，然後選擇設置選項。這樣可以查看所有配置和自定義選項。要配置審批，選擇“權限和管理”中的“工作流設置”鏈接以顯示“添加工作流”頁面。選擇工作流模板（在我們的示例中爲審批模板），然後輸入工作流的名稱。接下來必須決定是使用現有任務列表還是創建一個新的任務列表。新的任務列表提供更好的機密性，但由於在我們的示例中不存在此問題，因此選擇默認項即可。
選擇任務列表之後，必須決定審批流程的啓動方式。讓我們將其設成一個手動流程，即允許具有正確權限的所有授權用戶啓動此流程。如使用其他選項，可根據版本管理、在文檔庫上啓動後，或者添加新文檔或更改現有文檔時來自動化此流程。
按“下一步”接受這些配置選項後，需輸入一些最終配置信息。第一個配置選項是分配任務的方式。由於審批流程中可能有多個人，因此可連續（即一個人批准項目後，移向下一個人）或並行（即任何人可在任何時間執行審批）分配審批者。然後，必須決定是否允許審批者向他人分配任務以及在任務完成之前他們能否請求執行更改。
下一步是選擇實際審批者，然後決定其完成此任務的時間。最後，決定完成工作流的時間。默認選項是完成所有任務後工作流即完成。在最後的配置選項中，指定是否一旦工作流完成就更新審批狀態。按“確定”按鈕後，即創建了審批流程，可以開始審批文檔。
創建 Groove 工作區
創建 SharePoint 文檔庫後，下一步是創建 Groove 工作區。爲此，首先確保您擁有一個 Groove 帳戶和至少一個身份。身份是在 Groove 中顯示狀態和進行溝通的基礎。每個 Groove 帳戶均可與多個身份相關聯，每個身份只能與一個唯一的聯繫人文件相關聯，這樣您可以針對使用的每個身份自定義聯繫人信息。還可導出 Groove 帳戶和相關身份以便在多臺計算機上使用它們。
創建帳戶和身份後，通過雙擊系統任務欄中的 Groove 圖標打開 Groove 啓動欄。單擊“新建工作區”選項，輸入適當的工作區名稱，並選擇“標準”類型的工作區。Groove 標準工作區適合工作區成員執行狀態顯示、警告和角色分配。單擊“確定”後，Groove 將創建工作區並將其打開。圖 2 顯示了一個新的工作區，並且有些文件已添加到“文件”工具。此時，工作區可正常使用，可通過配置警告或通過添加需要的任何工具來完成設置。
圖 2 新的 Groove 工作區（單擊此圖像查看大圖）
可在工具、工作區或單個文件上配置警告。警告分爲四個級別：無、中、高和自動。中等設置會突出顯示新內容，而高級別或自動設置會播放音頻文件。還可配置警告，在用戶進入某個特定工作區時通知您。若要配置警告，選擇“選項”菜單中的“設置警告”。在文件自身的屬性中設置針對單個文件的警告；右鍵單擊工作區中的某個文件並選擇“屬性”。
除默認標準工作區中的“文件”工具（用於文檔協作）和“討論”工具（用於線程化討論）外，還有許多其他工具，包括“日曆”、“表單”、“問題跟蹤”、“會議”、“畫板”，當然還有 SharePoint Files 工具。每個工具都提供了非常有價值的附加協作功能。若要添加工具，選擇工作區右下方的“Add a tool to this workspace”（向此工作區中添加工具）按鈕，然後選擇要添加的工具（如圖 3 所示）。還可隨時輕鬆刪除某個工具。
圖 3 向 Groove 工作區添加一個工具（單擊此圖像查看大圖）
同步 Groove 和 SharePoint
添加 SharePoint Files 工具後，需設置 SharePoint 站點的 URL，該站點包含要與其同步的文檔庫。爲此，選擇工作區屏幕下方的 SharePoint Files 選項卡後，只需按 Groove 工作區中的“Setup”（設置）按鈕即可（如圖 4 所示）。
圖 4 設置 SharePoint Files 工具（單擊此圖像查看大圖）
輸入 URL 後，您會看到該 SharePoint 站點上可用的所有庫。如圖 5 所示，然後選擇要使用的庫。Groove 會連接並開始自動同步。它意味着 SharePoint 庫中目前的所有文檔都會下載到 Groove 工作區以供使用。圖 6 顯示了一個示例。
圖 5 設置 URL 後，SharePoint 庫將出現在 Groove 中（單擊此圖像查看大圖）
圖 6 同步 Groove 和 SharePoint（單擊此圖像查看大圖）
文檔在 Groove 工作區中顯示爲未讀，因此它們是剛下載下來的。請注意，與 SharePoint 同步的所有文件均可利用 SharePoint 的簽入/簽出功能。並且，簽出某個文件時，您將確保在您編輯文檔時，其他用戶均不能執行更改。
還必須注意，SharePoint Files 工具提供雙向同步，因此如果通過 Groove 向 SharePoint Files 工具添加文件，它們會同步到 SharePoint 文檔庫。儘管默認同步設爲自動執行，可通過按“立即同步”按鈕來手動啓動同步。如果這樣操作，您會看到需同步的所有文件的更改摘要以及相關操作：get（從 SharePoint）或 send（到 SharePoint）（如圖 7 所示）。
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