建立完整的項目溝通管理體系

針對 IT 信息系統的管理項目建立溝通管理計劃，內部溝通注重文檔化和儘早溝通、主動溝通原則融入溝通管理的具體措施，探索一條對新型複雜信息系統項目進行有效溝通的路子，在溝通過程中設計有針對性的差異化績效報告有利溝通完善的認識。

一般而言，在一個比較完整的溝通管理體系中，包含以下內容：溝通計劃編制、信息分發、績效報告和項目干係人管理。 針對項目特點，結合公司的戰略，我是採用如下策略進行溝通。

 

一、內部溝通注重文檔化，實現團隊及組織經驗的有效積累
　　（問題：信息缺乏共享。原因：沒有建立起信息共享、傳遞和使用的規範。解決措施：溝通注重文檔化，建立規範的文檔管理規範）

在項目管理過程中，爲貫徹溝通注重文檔化思想，我建立了規範的文檔管理規範，主要強調三點：
1、信息格式規範化。要求製作的文檔格式符合項目團隊規定的文檔模板要求，以統一文檔風格。此舉主要目的是用相對固定的格式統一語境平臺，令溝通更爲便捷、準確，防止各人隨意發揮，文檔百花齊放。
2、保證數據的真實、準確。一是爲了提高技術溝通的準確性，減少衝突。二是方便項目新成員學習及日後的維護。
3、文檔的共享與學習。文檔存在的目的在於在團隊中快速共享技術經驗，避免成員間的重複溝通、反覆溝通，增加溝通成本。如英語好的成員與以色列技術支撐人員的技術交流後，要把交流的情況形成規範統一的溝通文檔，通過文檔的共享，所有成員都能很快掌握這個問題，避免了重複溝通和“知識專有”，加速知識和經驗在團隊中的傳播。

二、早溝通、主動溝通，把握溝通原則。（項目干係人管理）
（問題：問題失控，風險擴大。原因：未能把握溝通原則。 解決措施：儘早溝通、主動溝通）

項目實施中最怕溝通得晚，問題暴露得遲。我們通常會由於在最後時刻才得知壞消息而感到憤怒和沮喪，因爲這樣已經來不及適應變化了的情況。
儘早溝通、主動溝通說到底是對溝通的一種態度，對於異於尋常的問題，特別是責任不在於已或責任真空的問題，不能夠例行性提交反映就算了，由於角色不同，對同樣問題各人理解不同，特別是決策層，對技術性問題可能敏感度和理解度都不夠，如不進行主動和進一步的溝通，問題很可能就擺在一邊，如果等到事態嚴重了再翻出這個問題，也許解決問題最好時機就過去了。溝通中積極、主動的態度，實踐證明是非常重要的。