如何制定項目計劃？

項目計劃是項目成功的關鍵要素之一，它也是項目的首要任務。很多項目傾向於馬上展開工作，項目計劃卻被忽視，沒有被認識到它在節省時間、節約資金和以及解決其他問題上所能起到的作用。 這篇文章就是通過簡明的步驟說明如何做項目計劃，看完本文，希望您在以後的項目中可以有一套不錯的方法來借鑑。

第一步 項目的目標

項目干係人是直接或者間接影響項目的人。只有項目干係人的需求被滿足，項目才能算成功。

第一，是要找出項目干係人。這很重要而且不那麼容易，特別是難找到間接項目干係人。

一般項目干係人是：

·項目發起者，一般是老闆

·客戶

·項目產出的使用者

·項目經理和項目組成員

一旦你明白誰是項目干係人，下一步是要了解他們的需求。 最好的方式，當然是去訪談。在面對面交流中，瞭解真正能給他們帶來收益的需求。但是多數項目干係人提到的需求，和項目不一定相關，或者不能帶來收益。我們要記錄下來所有的需求，並按照優先級排序。

第二，一旦你完成了訪談，構建了需求列表，並且實現優先級排序。你需要根據該列表，建立一套可以被度量的項目目標。當然，推薦你通過SMART方法來分析，該方法可以清楚分析哪些目標是可以實現的。一旦你完成了清晰的項目目標，你要記錄在項目計劃中。如果在項目目標下，還能細分出項目干係人的需求和目標期望值，那就更好了。

這一過程是項目計劃過程中最難的部分。
第二步 項目交付物

基於你在第一步中已經定義了的項目目標，創建實現這些目標所要完成的交付物清單。要說清楚每一個交付物何時提交，如何提交。將交付物清單添加到項目計劃中，每一個都要有粗略預估的交付時間。不用擔心，更準確的預估將在下一步完成。

第三步 項目時間表

根據第二步完成的交付物清單，創建一個任務清單。每一項任務包括以下內容：

工時，可以以小時或者天爲單位。

資源，即完成任務所需要的人力物力。

一旦你爲每個任務預估了工時，你可以根據該公式計算完成每個交付物所需要的工時和工期。這樣你可以對上一步驟交付時間的預估進行更新。這一部分工作，可以使用現成的軟件來輔助完成，例如用Microsoft Project來完成項目時間表。你可以使用現成的Project模板，錄入任務列表，工時和資源即可。

這個過程中常遇到的問題是：項目的預估日期難以滿足項目發起人最後期限期望值，怎麼辦？當然是馬上找他們協商咯。

你們有如下選擇：

·協商項目的最後期限（項目推遲）

·添加額外資源（成本增加）

·減少項目範圍（產出減少）

在協商的過程中，你需要基於項目時間表，在多種選擇中作出決斷。

第四步 支持計劃

本節討論的內容你在做項目計劃過程中需要考慮其他問題。這些問題都可以直接列入項目計劃中。

人力資源計劃

第一步，明確領導該項目的部門或者個人，明確他們的角色和責任。

第二步，描述項目參與者的數量和職能。每一個參與者清晰的開始時間，參與週期和人員的來源。

第三步，將上面的內容做一張資源表格來動態管理。

溝通計劃

創建一個溝通計劃文檔，說明不同的項目干係人需要了解項目哪些信息，以及如何將獲得。 最常用的機制是建立周例會（月例會）的機制。大家在例會上彙報項目狀態，明確階段性成果和下一步工作。

風險管理計劃

風險管理是項目管理的一個重要組成部分。 常常被忽視，但是找出項目可能的風險，並準備好對策非常重要。


以下是一些常見項目風險的例子：

·時間和費用預估過於樂觀

·客戶審查和反饋週期太慢

·出現意想不到的預算削減

·角色和職責不清楚

·項目干係人的投入不夠或他們的需求不被正確理解

·項目開始後項目干係人需求發生變化

·項目開始後項目干係人添加新的需求

·缺乏溝通造成的誤解，質量問題和返工

·資源的承諾沒有兌現

使用簡單的風險日誌可以跟蹤項目風險。發現新的風險即添加到風險日誌中，並且標明如何防範以及出現後如何處理。在項目全過程中，你都要時時審視項目風險，定期更新。記住，你忽視他，不代表他不存在。

恭喜你，如果完成的所有上述步驟，你應該有一個好的項目計劃。 請注意時常更新你的項目計劃，根據計劃評估項目進展狀態。