有容乃大：微軟2007 Office System全解

Office 2007已經於去年年底正式發佈了，相信很多朋友已經體驗了新一代的Office產品在樣式和功能上的重大革新和提升。大家會發現，新一代的Office產品在整體命名上有了變化，它的大名是2007 Microsoft Office System(我還是習慣叫它Office 2007)。一方面微軟把2007提到了產品名稱的前面，更加突出版本的更新，這還是第一次；另一方面，微軟依然強調了Office 是一個System。

　　Office System這個概念是微軟在2003年正式推出的，它脫離了早期個人電腦的範疇，將觸角伸向了更爲廣闊的企業應用。以前一提起Office，大家可能只會想到Word、Excel、PPT，而如今的Office System不僅包含了諸多的客戶端產品，還有強大的服務器端產品，和一些相關的服務、技術和工具。基於Office System，不同規模的企業可以構建出核心的信息工作平臺，實現協同工作、企業內容管理和商務智能，這正是龐大的Office System產品家族的強大優勢所在。

　　如今，全新的2007 Microsoft Office System不僅對用戶界面重新進行了設計，更在功能上有了很大的增強，還有像Groove、Project Portfolio等新組件的加盟，不僅可以有效地提高個人用戶的工作效率(雖然很多初次使用者並不這樣認爲)，還可以幫助企業用戶實現統一的通訊與協作，實現企業內容的高效管理，實現業務數據的深入透析和展現。

　　總體來看，2007 Microsoft Office System主要包含了以下組件：

客戶端產品

Word	Excel	PowerPoint	Outlook	Access
Publisher	InfoPath	OneNote	Visio	Project
SharePoint Designer	Groove	Communicator

服務器端產品

SharePoint Server	Form Server	Project Server
Project Portfolio Server	Groove Server

配套服務

Office Online

Office Live

Office Live Meeting

　　另外，VS2005中還包含了一款專門針對於Office System進行二次開發的組件：Visual Studio Tools for Office (VSTO)，我們也可以把它看作是Office System的一部分。

一、Office 2007的客戶端組件

　　接下來說說2007 Office System的組成。最早的基於Windows平臺的Office產品是1989年的Word 1.0，17年來，Office不斷髮展壯大，到最新的Office 12(即2007)，整個體系裏面已經至少包含了13個桌面端應用組件和5個服務器端組件。這麼多組件，相信很少有人都用過，但我們至少有必要簡要了解一下這些組件的功能，看看它們都能用來做什麼。

　　Office Word 2007：

　　這個不用多說了，你可能從使用Windows的第一天起，就在和Word打交道。在最新的Word2007中，文檔的審批、批註和對比等功能有了很大增強，此外，你還可以輕鬆創建出具有專業水準的文檔，快速生成精美的圖示，快速美化圖片和表格，甚至還能直接發表blog、創建書法字帖。

　　編輯推薦：《Word 2007教程：處理文檔的修訂與批註》《Word2007新功能：一勞永逸地除去修訂》《新鮮的：Word 2007的幾則最新實用技巧》

 

　　Office Excel 2007：

　　很多人認爲Excel就是做表格的，做花花綠綠的表格，真是委屈了Excel。實際上，Excel是一套功能強大的信息分析、管理和共享工具，各種來源的數據，包括SQL、ODBC、Web頁面中的數據，都可以導入到Excel中實現整理、篩選、分析、彙總，並以專業的圖形和圖表形式展現出來。個人認爲，Excel是Office所有組件裏面功能最多、技術含量最高的一個。

　　新的Excel2007主要增強了數據的分析和呈現方式，改進了數據透視圖表的創建方法，並增強了公式的編輯功能。另外，Office 2007中新增的Excel Services可以將數據表格共享和呈現在Web頁面上，這也正迎合了Office未來的發展方向——在線應用。

　　編輯推薦：《舉手之勞 實現Excel 2007文檔逆序打印》《Excel 2007教程集 手把手教用Excel2007》《Excel2007以人爲本的15個新功能挨個看》

 

　　Office PowerPoint 2007：

　　幻燈片製作工具。前不久，PPT剛剛度過了20週歲生日，有人驚歎PPT在不知不覺間已經悄然改變了我們闡述思想的方式，改變了我們學習新知識的途徑，我舉雙手雙腳贊成。尤其是在校園裏，越來越多的老師們一旦離開幻燈片就不會講課了，怎麼感覺這麼悲哀啊~~

　　據我的觀察，很多用戶幻燈片的製作水平仍處於初級階段，頁面上經常是密密麻麻的文字和單調的圖案，貌似和Word文檔沒什麼兩樣。別忘了，幻燈片中是可以設計動畫效果的，還可以添加背景音樂和視頻，使用新的PPT2007，製作聲光絢麗的視覺效果將是易如反掌。

　　編輯推薦：《聽聽微軟的：PowerPoint 2007能做什麼》《共享與重複使用PowerPoint2007文檔內容》《PowerPoint2003命令在PPT2007中的位置》

 

　　Office Outlook 2007：

　　很久以來，Outlook被很多人僅僅當作是一個收發郵件的軟件，這種局面在最近幾年間終於有了一些改觀。對於很多的企業員工和管理人員，Outlook是一個很貼心的祕書，能夠幫助我們管理日常的信息、工作任務和時間安排，是一個電子化的“工作日記”。

　　新的Outlook2007將日曆、約會事件和工作任務整合在了一起，你可以把你的日程信息更好的共享給你的老闆和同事。另外值得一提的是增強的搜索功能，能夠幫助我們從成千上萬封郵件中快速找到你想要的，甚至你只記住了某封郵件的附件中的一個詞，也沒問題!

　　編輯推薦：《教你用Outlook 2007收發、保存短信》《Outlook 2007+手機 收穫全新通訊體驗》《電腦+Outlook2007 手機短信彩信輕鬆發》

 

Office Access 2007：

　　一個輕量級的數據庫軟件。注意到，Access是一套基於客戶端的數據庫，不用後臺服務器的支持，因此也爲我們大大地節省了銀子。當然了，Access的功能不可能像SQL那麼強大，不是一個層面的東東，Access比較適合於小型企業和部門級的Client端的應用。Access2007改進了用戶界面和交互式功能，它的優勢是即便你不懂深層的數據庫知識，也能用簡便的方式創建、跟蹤、報告和共享數據信息，所以，沒用過的不要怕。

 

　　Office Publisher 2007：

　　用的人真的很少，因爲它的受衆面很窄。Publisher從字面上就能理解，主要用於製作出版物、印刷品、小冊子，以及帶有精美樣式的Web頁和Email。老實講，在真正的出版行業，用的都是更強大更專業的軟件工具，Publisher真是顯得有些初級，但這也正是Publisher的特色——簡單易用。

　　你不必擔心Publisher的難度，通過使用它內置的嚮導，一切都是那麼簡單，沒有什麼技術含量，非常適合普通用戶。新的Publisher2007在功能上稍作擴展，對於企業的市場銷售人員，可以用它來實現一些構思和運作市場活動的流程，當然這不是Publisher的長處。

 

　　Office InfoPath 2007：

　　電子表單設計工具。InfoPath對於企業用戶來講是很有應用價值的，利用它創建和發佈電子表單，我們能高效、安全的收集信息和數據，彙總到的所有信息還可以導出到Excel裏繼續進行深入的數據分析和挖掘。InfoPath之所以沒有實現大範圍的推廣應用，一個很重要的因素就是它要求所有填寫表單的客戶端也要安裝InfoPath，否則無法打開表單，這在無形之中提高了InfoPath的應用成本。好在全新的InfoPath2007表單已經完全基於XML格式，客戶端只要有IE或其他瀏覽器，就可以直接填寫和提交表單了。

　　另外，基於WWF的SharePoint站點上還可以設定以表單爲驅動的業務流程，也就是能觸發工作流，因此，InfoPath的應用前景異常的好。我的預測：InfoPath將在最近幾年內得到廣泛的應用!

 

　　Office OneNote 2007：

　　一個非常靈活的電子記事本工具。OneNote的靈感來自於以前Outlook中的“便箋”功能，但OneNote的功能已經大大超越了只能記錄文字信息的便箋，你可以用它隨手畫一些圖畫，插一些圖片，寫一些筆跡，記一些數字，甚至能直接錄下現場的聲音和圖像。

　　最重要的是，OneNote能夠將這麼多各種各樣的信息都收集、整合在同一個頁面上，節省了搜索相關信息的時間，提高了工作效率。因此，OneNote非常適用於會議現場和授課現場，如果你的筆記本電腦支持手寫筆，那就更是絕配了!

　　編輯推薦：《電子便箋紙OneNote 您的辦公新夥伴》

 

Office Visio 2007：

　　非常專業的圖表製作工具。這個組件是微軟單獨銷售的。使用Visio，你可以把一些複雜的信息、系統和流程轉換爲具有專業外觀的圖表，並可以實現信息的集成。這個工具蠻專業的，但一點也不難，因爲你可以直接套用現成的模板，就能輕鬆繪製出各種流程圖、組織結構圖、工程圖、電路圖、網絡拓撲圖、房屋佈局圖等等，圖表中的各種形狀能夠隨意添加、移動和關聯，還能導出並應用到其他Office組件中，很適合一些製造行業的用戶，以及從事商務和IT方面的專業人士。當然，我覺得普通用戶可以拿Visio設計一些有趣的東東，挺好玩的，我就曾經用它繪製了一張中國地圖，累眼神兒啊~~~

 

　　Office Project 2007：

　　企業項目管理軟件。同樣也是微軟單獨銷售的一款Office產品。Project主要是用於企業中的項目經理，PM可以用它創建項目，定義任務和資源，並能在項目運作過程中隨時跟蹤和調整項目進度、報告和總結項目狀態。Project分爲Standard標準版和Professional專業版共兩種版本，請注意，標準版是純客戶端軟件，而專業版可以連接到後臺的Project Server，實現PM與各個項目組成員的溝通與協作，也就是所謂的微軟EPM解決方案，具體介紹請看我後面將要提到的Project Server這個服務器產品。

　　與其他主流的項目管理軟件相比，微軟的Project比較適合中小型工程和項目，而很難滿足大型工程的項目組的需求。我瞭解到的情況是，一些國內企業用Project時簡直是流於形式，並沒有充分發揮它的管理功能，這一點外企就做的很好，畢竟項目管理這套理論來自於老美，它的核心理念在國內還是有些水土不服的，甚至與我們的一些制度模式是格格不入的，怎樣把先進的理論與當前的實際相結合，還是我們面對的一個難題。唉…. 扯遠了…. 一提Project就有一肚子話要噴，此處略去一萬字吧，乾脆以後專門開個專題好好說說這個事兒。

　　編輯推薦：《使用Office 2007前需要做的準備工作》《將Office 2007菜單恢復成2003的風格》

 

　　Office SharePoint Designer 2007：

　　這個就是FrontPage的升級版，可以用來設計SharePoint網站。提起以前的FrontPage，感覺有點像扶不起的阿斗，在前有埋伏後有追兵的網頁設計軟件的競爭戰場上，基本上喘不過氣來。

　　如今，FrontPage脫胎換骨，微軟把它包裝成全新的SharePoint Designer，並支持了工作流的設計，你可以直接套用流程審批等常見類型的工作流模板，也能利用設計器自定義一個簡單的工作流，而不用寫一行代碼。當然，如果想要做比較專業的工作流開發，SharePoint Designer就不夠用了，如果要想寫代碼，就要請出VSTO啦。

 

　　Office Groove 2007：

　　Groove是Office家族的新成員，它是微軟在兩年前剛剛收購來的一款產品。Groove本身是一個功能更爲完善、安全性更高的協作環境，主要用於團隊內部開展項目活動，實現團隊成員之間的信息和資源的共享。說到這裏你可能想到了SharePoint。 Groove和SharePoint在功能上有些相似，但Groove具有更多的優勢，比如Groove不依賴於網絡，在斷網的情況下也可以查看和修改信息；比如你不必再經常查看共享的信息是否有變化，因爲Groove會主動向你提示信息的更新情況；比如Groove工作區將整個團隊所能用到的各種工具、文檔和信息都整合在了一起，我們在Groove工作區中可以一起開會，相互聊天。

　　需要提示大家的是，Groove作爲新組件還有一些不夠完善的地方，另外，Groove目前還沒有中文的版本，說白了ms就沒打算在中國賣它，感覺不爽啊~~~ @#$%&!

 

　　Office Communicator 2007：

　　統一的通信工具，主要用於企業內部和外部的溝通環境。Communicator的界面貌似以前的Windows Message，它支持多種的通信方法，包括即時消息IM、語音對話VoIP和視頻通信，用戶可以在Communicator上隨時查找和連接到他的同事。目前，Communicator在國內的應用還是比較少，主要多是在像Intel、ibm、HP等這樣的跨國外企的內網中應用。

 

二、Office 2007的服務器端組件

　　接下來介紹一下Office 2007的服務器產品。很多朋友對Office的Server組件還是很陌生的，因爲它們主要面向的都是企業用戶，擁有完善的內部網絡和賬戶管理系統，依靠後臺的服務器實現相關的功能，普通的PC用戶可能很少有機會接觸到這些東東。

　　既然微軟已經把Office定義爲一個system，主要就是指代的就是Client端和Server兩個部分的協作和整合。所以，還沒有太多瞭解的朋友們，千萬別小瞧這些服務器產品，小心落伍哦。好了，閒話少說，我們趕快來看看到底有哪些值得我們關注的Office 2007服務器端的組件產品。

　　Office SharePoint Server 2007：

　　你可以用它來構建一個企業級的門戶站點。就像它的名字一樣，SharePoint可以爲我們創建一個信息共享的接入點。簡單來說，SharePoint就是基於Web網頁的各種工具、系統和業務模式的集合，它使得人與人之間、團隊成員之間的協同工作變得更加簡便。我們可以在SharePoint站點上存儲信息、共享信息、進行協作。

　　編輯推薦：《低版本Office也順利編輯Office2007文檔》《教你用好Office 2007的浮動工具欄》

 

　　相信細心的朋友已經注意到了，新版的SharePoint產品在命名上有了變化，它的上一個版本的大名叫做Office SharePoint Portal Server 2003，簡稱SPS，而現在的版本變成了Microsoft Office SharePoint Server 2007，簡稱MOSS，發現了麼?最大的變化就是去掉了一個詞——Portal，門戶。爲啥呢?原因很簡單，SharePoint2007已經不僅僅是隻是一個門戶網站，“門戶”只是功能之一罷了，如今你可以利用SharePoint2007快速高效的實現企業內容管理、記錄管理、版本控制、權限和策略的制定和商業智能。

　　另外，SharePoint2007還擁有強大的搜索功能，能夠快速的搜索網站上的人員、文檔和數據，甚至通過相關的配置，還能搜索到每一個員工的電腦硬盤上的東西，夠可怕的吧，呵呵~~~ 別忘了，SharePoint2007已經支持工作流的定義和應用了!你可以將各種業務流程應用在SharePoint站點上，比如企業中的一個報銷系統、請假系統、審批模式等等，還可以發佈InfoPath表單，輕鬆實現信息的收集。

　　隨着技術的不斷髮展，SharePoint的功能已經有了很大的提升，相信會有越來越多的企業需要搭建這樣一個信息平臺，實現信息化管理，而且個人認爲這是一個“錢”途光明的應用產品，因爲在SharePoint架構上進行企業業務系統的二次開發，那真是相當賣錢啊…

　　還要補充一點，微軟還有一個叫做Windows SharePoint Service的服務產品，你可以在微軟網站上下載它。隨着Office 2007的發佈，WSS的版本也有了更新，如今是WSS 3.0。WSS和MOSS有什麼區別呢?WSS僅是一種基礎服務，只提供了實現信息共享和協作的一些最基本的功能，而MOSS的功能要豐富得多。另外一個很大的區別是，WSS是免費使用的，而MOSS是微軟要賣錢的，你可以從這一點深刻體驗到兩者在功能上的巨大差異，吼吼…

 

　　Office Forms Server 2007：

　　這個產品你以前可能沒聽說過，相當正常，因爲它是一個新產品。我們之前在介紹InfoPath2007時曾經提到過，如今創建好的InfoPath表單發給別人填寫，你不必再擔心對方的電腦上有沒有安裝InfoPath程序，因爲他可以直接通過Web瀏覽器打開InfoPath表單，填寫完畢後點擊“提交”按鈕，照樣能實現信息的提交。要想實現這樣美好的效果，前提是你的後臺服務器需要事先安裝好Forms Server 2007。

　　所以Forms Server的功能很簡單，就是用來支持用戶使用瀏覽器來查看和填寫InfoPath表單。另外，Forms Server還有一個功能，就是存儲和管理InfoPath表單的模板。

　　Forms Server 2007本身是一個ASP.NET 2.0的應用程序，它需要構建在Windows SharePoint Services 3.0的基礎上。另外組要注意的是，SharePoint Server 2007裏面已經包含了Forms Services，所以裝了SharePoint的就不必再單獨購買Forms Server了。

 

Office Project Server 2007：

　　它是微軟的企業項目管理解決方案(EPM = Enterprise Project Management)中的關鍵組件，你可以用它在服務器上搭建一個Server，專門存放與項目管理相關的數據和信息。

　　企業爲什麼有必要做一個Project Server呢?大家可以試想一下，一個成規模的企業，會有很多不同的項目分別在計劃或執行的過程中，項目經理可以使用Project客戶端程序創建一個項目，但項目經理很辛苦，因爲在項目的執行過程中，他需要主動聯繫項目組成員，詢問任務的完成狀態，隨時跟蹤和調整項目的運作情況，這已經嚴重影響了項目管理的效率和準確度。

　　編輯推薦：《Office 2007中快速輸入各種特殊符號》《Microsoft Office軟件界面的發展歷程》

　　如今，你可以在企業的後臺服務器上安裝Project Server 2007，把制定好的項目都發布到Server上，項目組的普通成員可以打開IE瀏覽器，輸入指定的網址，打開Project Web Access界面，他不僅在這個網頁上能夠看到項目管理者分配給他的所有任務的詳細信息，而且還能直接在頁面上更新任務的完成情況，再提交給項目經理。項目經理收到成員提交的項目更新信息後，他會進行審覈，要麼通過，要麼拒絕，這樣，項目經理就由被動變爲主動，可以隨時查看到項目組成員提交的狀態信息，一切盡在掌握。

　　Project Server的功能不僅只是這些，我們還可以通過它共享項目文檔和資源、提交項目報告、提出項目運作過程中所面對的問題和風險，因此它本身就是一個類似於SharePoint的專門用於項目管理的協作平臺，企業的老闆、項目組成員、人事部門的成員、IT運營的成員等等企業中的不同角色，都可以通過它瞭解項目的情況，當然你是可以設置權限的。

　　Project Server的安裝環境要求比較高，你需要爲Windows 2003打上SP1的補丁，做成一臺dc(域控制器)，安裝IIS，安裝SQL Server和.NET Framework 3.0，WSS3.0已經內嵌到Project Server 2007的安裝文件中了，不必再單獨安裝。安裝好Project Server後，還需要配置服務器場和Project Web Access的相關設置，一套過程下來，已經涉及了好多個微軟的產品，真夠熱鬧的。

 

　　Office Project Portfolio Server 2007：

　　這是微軟在2006年收購UMT Portfolio Manager 3.3後推出的一款產品，用來實現企業項目的組合管理。“項目組合管理”是蝦米?這裏首先需要給大家普及一些基本知識。

　　項目組合管理是一種管理方法，它能幫助企業通過評估項目的關鍵性指標和戰略目標，來獲得最大的項目組合價值。1952年，Markowitz發表了著名的論文“Portfolio Selection”，建立了現代資產組合理論，並獲得諾貝爾經濟學獎，項目組合管理理論正是源於這裏。

　　項目組合管理會根據企業的業務目標、資源與成本的限制，來評價企業內哪些項目是應該上馬的，哪些項目在當前存在風險不能上馬，並能監控當前所有項目進展是否順利。因此，你會發現，項目組合管理更關注企業的宏觀層面，他強調的是項目要適應企業現狀，並能爲企業帶來利益；而項目管理更關注項目的微觀層面，強調要將項目按時、保質保量完成。

　　Office Project Portfolio Server 2007 與 Office Project Server 2007 能夠緊密地結合在一起，這爲企業提供了一套完整的端到端的項目組合管理解決方案。Project Server Gateway是Office Project Portfolio Server與Project Server之間的雙向接口，項目數據可以在他們之間實現自動傳遞，創建多個項目的合併視圖，從而實現對項目組合的全面、深入地瞭解和控制。

　　Office Project Portfolio Server 2007是一個比較新鮮的工具，目前在國內熟悉它的人恐怕還不多，畢竟，要想好好利用這些項目管理工具，沒有豐富的項目管理經驗是不行地!

 

　　Office Groove Server 2007：

　　之前在介紹Office客戶端組件時曾經說過Groove 2007，還記得它是做什麼的麼?Groove Server 2007實際上就是支持Groove相關功能的後臺服務，它需要和Groove聯合部署，這樣，企業中的各個業務團隊就可以在任何時間、任何地點與任何人進行動態的合作，而且這樣的連接是非常安全的。換句話說，企業如果想在各位員工的電腦上部署Groove，就必須要在後臺服務器上搭建Groove Server，否則是很難充分發揮Groove的相關功能的。

　　好了，差不多就這些了。Server端產品的功能可不是幾句話就能說清楚的，如果你有興趣，有耐心，不妨下載他們的試用版，做成虛擬機玩一玩，相信你會有很大的收穫!

 

三、Office 2007的服務產品

　　之前，我已經爲大家全面介紹了全新的2007 Microsoft Office system中的各種Client端組件和Server端組件，其實說了這麼多還不夠完整，有一塊經常被大家忽視的產品，也是Office system的組成部分，這就是Office Service——服務!

　　Office Online：

　　Office Online是微軟的一個站點，相信很多朋友都上去看過。Office Online會爲所有的Office用戶提供豐富的資源和信息，主要包括：Office幫助文檔、產品介紹、Office在線培訓課程、模板下載、剪貼畫下載、軟件更新、加載項工具下載等，以及一些基於Web的服務。

　　其實Office Online站點微軟已經推出很久了，但坦白講，很少有用戶經常去上面找資源，包括我自己，也想不起來。我覺得主要原因就是資源比較匱乏，尤其是中文版的Office Online，同步得比較慢，本地化做的也不太好。如今，隨着Office 2007的正式發佈，Office Online也作了改版，你會發現，資源更加豐富了，分類也更加清楚了，你可以快速準確的搜索到你需要的信息和模板，你甚至還可以把自己創作的文檔和模板也發到Office Online上，與更多的人共同分享。

　　編輯推薦：《Office 2007新用戶界面常見問題解答》《Excel 2003命令在Excel 2007中的位置》《Office 2007中兩個極具個性的小功能》《Office 2007簡體中文版售價搶先看》

　　另外你會發現，當你在Word、Excel、PPT等Office產品中新建文檔時，在“新建”對話框中就會羅列出當前Office Online上你能下載到的各類模板，還有一些鏈接可以點擊，有很多模板還是很專業很精美的，還有好多都是針對中國本地的用戶而設計的，相當不錯。因此可以說，Office 2007與Office Online已經實現了很緊密的整合，相信也將會有越來越多的用戶喜歡上Office Online。

　　Office Online的網址是什麼?大家應該能猜到的：[url]http://office.microsoft.com/china[/url]

 

　　Office Live Meeting 2005：

　　Live Meeting用過的人很少。大家可能經常通過微軟TechNet或MSDN上的WebCast網絡廣播課程學習微軟的最新技術，其實WebCast上的講師在授課過程就是通過使用Live Meeting來實現的，它是一個很好的解決方案，只要有Internet，你就能夠充分利用Web聯機會議技術，讓分散在各個地區、不同地點的人共同參與到網絡會議中來，實現音頻、視頻、PPT課件和白板的共享，最多能夠支持數千個參與者。

　　另外，利用錄像功能還可以把課程內容、會議內容錄製下來，以便日後隨時進行查看。因此，Live Meeting的本質是一種服務，它是需要有微軟的Live Meeting服務器來在後臺做支持的，主要適合實現遠程在線培訓和在線會議。感興趣的朋友可以到微軟的網站上申請免費試用，體驗一把!

　　這裏有一個有關Live Meeting的演示，不妨看看：[url]http://main.livemeeting.com/images/flash/quick_demo.cfm?promocode=3619[/url]

　　OK，通過以上的介紹，相信大家應該已經對2007 Microsoft Office system有了一個全面的、全新的認識。我們可以回顧一下，微軟的Office system組件就分成了Program程序、Server服務器、Service服務這三個大類，如下圖所示。