易寶典——體驗O365中的Teams 實驗手冊之十一 和外部來賓通信

本次實驗將體驗如何獲取一個免費版的Teams賬戶,以及通過Office 365企業版的Teams邀請外部來賓使用Teams與企業團隊內成員進行通信。

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一、啓用來賓訪問功能

打開Edge,訪問http://www.office.com,使用Office 365管理員賬戶進行登錄。點擊頁面“應用”中的“管理”圖標,或點擊頁面左上角的“九宮格”應用導航圖標,在導航欄的“應用”中點擊“管理員”按鈕,進入管理控制檯。

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在控制檯左側導航欄中,點擊底部的“全部顯示”。在展開的導航欄中點擊“管理中心”內的“Teams”,進入“Microsoft Team管理中心”。

在左側導航欄中定位到“組織範圍的設置”中的“來賓訪問”,將在右側窗口默認關閉的“在Teams中允許訪客訪問”設置爲開啓。然後下拉到底部點擊“保存”按鈕。

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在開啓允許來賓訪問之後,可以設置關於來賓賬戶使用Teams的權限。目前版本的Teams默認情況下將授予來賓所能進行操作項目的權限爲所有都允許。

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目前的權限範圍包括:通話、會議、消息傳遞等三個方面的權限。

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完成配置後,註銷賬戶並關閉Edge瀏覽器。

需要注意,啓用“來賓訪問”由於是全局影響組織範圍內的設置,所以生效將會有延遲,最長時達到24小時。

二、通過Web或Teams桌面應用註冊一個免費的Teams

申請免費的Teams作爲來賓,體驗和Office 365中的Teams用戶進行團隊交互。在瀏覽器Edge中訪問https://products.office.com/zh-cn/microsoft-teams/group-chat-software點擊“免費註冊”。

或者打開一個尚未有賬戶登錄或是登錄賬戶已註銷退出的Teams桌面應用,在登錄界面點擊“免費註冊”按鈕。

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都將會跳到Teams免費註冊頁面。該頁面可能根據訪問點所在的國家不同,而以不同的語言呈現。填寫已申請的微軟Outlook郵箱地址,點擊“Set up account”。

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按照提示輸入MSID的登錄密碼,點擊“Sign in”。如果頁面提示是否保存密碼,點擊“從不”即可。

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“Tell us about yourself”中,由於是直接使用的Outlook郵箱,所以相關的姓名、國家和地區等內容均會從Outlook郵箱用戶信息中獲取。因此,填寫“Company name”後,直接點擊“Next”,提交申請完成設置。

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此時Teams將進行一段時間的賬戶設置,頁面提示不要進行刷新操作。待賬戶設置完成之後,頁面會提示打開Teams。如果已經安裝了Teams桌面客戶端,會收到切換到桌面客戶端的提示,此時可以點擊“是”通過桌面客戶端訪問Teams。如果此處點擊“否”,或之前尚未安裝Teams桌面客戶端,則可以點擊頁面中的“改用Web應用”進入Teams。

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本次體驗使用“改用Web應用”來完成,點擊“改用Web應用”後,將會收到一個已經登錄的提示。點擊“保持此賬戶的登錄狀態。”後,等待Teams加載完成。

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根據嚮導填寫當前賬戶在Teams中的顯示名或保持默認顯示名;並且設置一個頭像(可選)。點擊“下一步”按鈕。

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根據嚮導發出邀請,邀請企業或團隊中的其他人加入Teams(可選)。完成後,根據是否需要發出邀請點擊“關閉”或“發送邀請”按鈕。如果此時沒有發出邀請也可在後續進入Teams中再發出邀請。

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三、移動客戶端註冊一個免費的Teams

在IOS或Android移動設備上,打開一個尚未有賬戶登錄或是登錄賬戶已註銷退出的Teams移動應用,點擊“免費註冊”按鈕。

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在填寫郵件地址的位置提交註冊郵件地址,此處仍然建議使用MSID的Outlook郵箱地址。然後,點擊“開始使用”。

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此時,Teams應用將調用移動設備上的瀏覽器打開免費Teams註冊頁面。目前版本的Teams該頁面地址和通過Web,以及Teams桌面應用打開的地址完全相同。後續操作可以參考前一節的註冊方法完成體驗。

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四、邀請來賓加入團隊

1、團隊所有者登錄Office 365

打開Edge瀏覽器,在地址欄中輸入http://www.office.com。點擊“登錄”按鈕。

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在登錄界面中,輸入用戶“唐三藏”的身份登錄信息:

[email protected]

點擊“下一步”。

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注:如果瀏覽器記錄了之前用戶登錄信息,則點擊“使用另一個賬戶登錄”,然後輸入“唐三藏”的登錄賬戶信息,然後點擊“登錄”。

按照提示“輸入密碼”Pa$$w0rd,點擊“登錄”按鈕。

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2、創建來賓賬戶組

點擊頁面“應用”中的“Outlook”圖標,或點擊頁面左上角的“九宮格”應用導航圖標,

在導航欄的“應用”中點擊“Outlook”按鈕,進入Outlook Web App。

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點擊右上角確認啓用“新的Outlook”。在左側導航欄中,點擊“組”下方的“新建組”。

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在彈出窗口中填寫將要創建的組信息:“組名”爲“取經團隊訪客”;“組電子郵件地址”爲“jwguests”;其它設置保持默認,點擊“創建”按鈕。

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在“添加成員”頁面中,將已經開通了免費的Microsoft Teams功能的MSID郵箱地址填入文本框中,可以依次添加多個,最後點擊底部的“添加”按鈕。

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3、發起Microsoft Team連接邀請

切換回使用“唐三藏”賬戶登錄的Microsoft Teams Windows桌面應用客戶端。

在左側邊導航欄中點擊“團隊”按鈕,點擊“取經團隊”右側的“…”,在下拉菜單中點擊“添加成員”。

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在“向取經團隊添加成員”對話框中輸入“jwguests”,然後點擊右側的“添加”按鈕。

然後,點擊“關閉”按鈕。

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注意:由於Office 365中爲Microsoft Teams啓用來賓訪問功能的生效時間約爲2-24小時。如果點擊添加出現以下界面,則表示已經生效,能夠正常邀請來賓訪問,直接點擊“關閉”按鈕即可。

clip_image047如果此處添加如果失敗,允許來賓訪問的全局配置尚未生效,則會收到如下提示,請跳過此步驟,以及本練習後續步驟。待允許來賓訪問的全局配置生效後再進行操作。

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五、訪客加入Microsoft Team

關閉並重新打開IE瀏覽器。

在地址欄中輸入http://teams.microsoft.com,使用您之前申請過免費Microsoft Teams的MSID登錄進入Microsoft Teams。

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在輸入密碼之後,會轉入提示使用Teams桌面應用界面,在此點擊“改用Web應用”以便繼續使用Edge訪問Teams。

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在提示“選擇Teams組織”的下拉菜單中選擇Office 365組織,如:yourtenantname(訪客),然後點擊“繼續”。

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在Microsoft賬戶的審查許可中點擊“接受”按鈕,允許邀請組織能夠讀取當前被邀請Microsoft賬戶的部分用戶認證信息。

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在完成加載後,將以“訪客”身份進入組織Teams,並在“取經團隊”中和團隊中其他成員進行交流和溝通。

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至此,本系列所有Microsoft Teams的體驗任務已經全部完成,其後可能會有與Office 365中怎樣管理Teams服務的系列內容會撰寫。

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