MOSS 2007應用日記（15）——如何對文檔存取進行個性化設置

在《MOSS 2007應用日記（4）——如何創建和使用文檔庫》中，大致的說了一些對文檔進行編輯的方法。點擊文檔庫中的文檔，可以直接打開相應的軟件進行編輯。而另外還有一種比較正規的方法是先將要編輯的文檔“簽出”，編輯完成後再“簽入”。使用這種方法可能會避免一些問題的產生。
下面我們以“行政部”子網站中的“行政部文檔”文檔庫的“文件存取設置”文件做爲例子來做測試。

1.1簽出文件

要將文件簽出，可以在文檔庫中，點擊文件右邊的小箭頭，在下拉菜單中選擇“簽出”。



或者使用office軟件打開文檔後，點擊“office按鈕”，在“服務器”菜單中選擇“簽出”。



1.2強制簽出

除了上面的方法由用戶自行使用簽出文件的功能外，還可以由系統來強制用戶使用簽出功能。
在文檔庫的“設置”菜單中，選擇“文檔庫設置”



選擇“常規設置”下面的“版本控制設置”



在“是否要求先簽出文檔然後再對其進行編輯？”選項中，選擇“是”，單擊“確定”完成設置。



1.3簽出文檔的保存路徑

經過設置後，當打開文檔的時候，會彈出下面的對話框，可以選擇“簽出並編輯“直接對文檔進行編輯。



如果選擇的是隻讀，可以看到打開文檔後，原來的“脫機編輯”按鈕變成了“簽出”按鈕。



文檔簽出後，會在前面的圖標中看到一個小箭頭，顯示該文檔已經被簽出。



而簽出的文檔會脫機存放在指定的文件夾中，等待用戶編輯。默認情況是存放在“我的文檔”中的“SharePoint 草稿”文件夾中。



如果要改變默認的文檔存放位置，可以在office軟件選項中，點擊“保存”，在其中的“文檔管理服務器文件的脫機編輯選項”中進行相應的修改。



1.4簽入文檔

對簽出的文檔進行編輯後，保存時會彈出一個對話框，詢問是否簽入文檔。如果文檔已經編輯完成的，可以點擊“是”。



如果在非編輯狀態，要對文檔進行“簽入”操作，可以按以下步驟：
在office軟件中，點擊“office按鈕”，選擇“服務器”菜單中的“簽入”



在彈出的註釋中填入相應的文字。



或者直接在文檔庫中，點擊文檔右邊的小箭頭，在下拉菜單中選擇“簽入”



同樣輸入相應的註釋文字即可。



1.5強制簽入

如果有某個人簽出文檔後，遲遲沒有使用簽入功能，則其他用戶就無法對該文檔進行編輯。這個時候，除了讓該用戶簽入文檔外，還可以由對文檔庫有“完全控制”權限的用戶強制簽入文檔。

注：強制簽入文檔不會保存簽出用戶在簽出文檔後編輯的內容

在文檔庫右邊的“所有文檔”下拉菜單中，選擇“修改此視圖”。



在“欄”項目中勾選“簽出對象”。



確認後可以看到在文檔庫中多了一欄“簽出對象”，顯示簽出的文檔是由哪個用戶簽出的。



使用有權限的用戶進入，點擊文檔右邊小箭頭，在下拉菜單中選擇“簽入”。



填入相關注釋文字。



彈出提示窗口，點擊確定後會強制簽入該文檔。



1.6使用內容審覈

在我們爲文檔庫設置好權限後，相關的人員就可以新建或者上傳文件了。但是我們會發現，如果沒有一個控制管理，可能會出現大家隨意的上傳發布文件，有一些不可以發佈的文件也會給散佈出去，
這時候就可以啓用文檔庫的“內容審覈”機制，使上傳的文件經過審覈後其他人纔可以瀏覽。
在文檔庫中點擊“設置”，選擇下拉菜單中的“文檔庫設置”



點擊“常規設置”下的“版本控制設置”



在“提交的項目是否需要內容審批？”項中選擇“是”
根據需要選擇“草稿項目安全性”，一般保存默認選擇“僅限可批准項目的用戶（已經該項目的作者）”，也就是隻有具備審批權限的用戶和作者可以看到未批准的文檔。



用一個普通用戶登錄後上傳一個文檔，這裏使用“行政部文員”用戶上傳了一個“版本控制”的文檔。上傳後可以看到審覈狀態顯示的是“待定”。



用另一個普通用戶“行政部主管”登錄，發現文檔庫中並沒有出現剛剛上傳的文檔。



使用有審批權限的用戶登錄，點擊該文件右邊的小箭頭，在下拉菜單中選擇“批准/拒絕”



在審覈狀態中根據需要選擇一個，這裏選擇“已批准”，並在“註釋”中填入相關注釋。點擊“確定”完成審批。



再使用剛纔的“行政部主管”用戶登錄，發現已經可以看到新上傳的文檔了，文檔的“審覈狀態”也變成了“已批准”。