常見工作方法總結(SWOT分析、PDCA循環、SMART原則、6W2H、時間管理、WBS分解、碎石法)

一、7S規則

1.1 推行7S的目的

  • 提升人的品質,優化人文環境
  • 追求低成本、高效率和高品質
  • 消除浪費,實現企業利潤最大化

1.2 5S的概念

  • 整理(SEIRI):區分要與不要的東西,清除掉不需用的東西;
  • 整頓(SEITON):對需要的東西定量、定位,對物品進行科學的、合理的佈置和擱放,並有效的標識;
  • 清掃(SEISO):把工作場所打掃乾淨,設備異常時馬上修理,使之恢復正常;
  • 清潔(SETKETSU):是對前面3S的堅持和深入,將前面3項活動規範化、制度化,慣竊執行並維持成功;
  • 素養(SHITSUKE):堅持並養成良好的習慣;
  • 安全(SAFETY):人身不受到傷害,環境沒有危險,預防事故的發生;
  • 節約(SAVE):對時間、空間、資源等方面合理利用,以發揮它們的最大效能,從而創造一個高效的,物盡其用的工作場所。

二、二八定律

總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的!

  • 80%的人做事情;20%的人做事業;
  • 80%的人是窮人;20%的人是富人;
  • 80%的人賣時間;20%的人買時間;
  • 80%的人愛購物;20%的人愛投資;
  • 80%的人愛瞎想;20%的人有目標;
  • 80%的人改變別人;20%的人改變自己;
  • 80%的人在乎眼前;20%的人放眼長遠;
  • 80%的人受人支配;20%的人支配別人;
  • 80%的人錯失機會;20%的人把握機會;
  • 80%的人批評和謾罵;20%的人鼓勵和讚揚;
  • 80%的人找一份好工作;20%的人找一個好員工;
  • 80%的人是負面思考者;20%的人是正面思考的人;
  • 80%的人按自己意願行事;20%的人按成功經驗行事;
  • 80%的人在答案中找問題;20%的人在問題中找答案;
  • 80%的人用脖子以下賺錢;20%的人用脖子以上賺錢;
  • 80%的人今天的事明天做;20%的人明天的事今天做;
  • 80%的人受失敗人的影響;20%的人受成功人的影響;
  • 80%的人受以前失敗的影響;20%的人相信以後會成功;
  • 80%的人不願意做簡單的事;20%的人重複做簡單的事;
  • 80%的人認爲知識就是力量;20%的人認爲行動纔有結果;
  • 80%的人掌握世上20%的財富;20%的人掌握世上80%的財富;
  • 80%的人想我要是有錢我就怎麼樣怎麼樣做;20%的人想我要是怎麼樣怎麼樣做我就有錢;

三、SWOT分析法

  • Strengths:優勢
  • Weaknesses:劣勢
  • Opportunities:機會
  • Threats:威脅

【意義】:幫您清晰地把握全局,分析自己在資源方面的優勢與劣勢,把握環境提供的機會,防範可能存在的風險與威脅,對我們的成功有非常重要的意義。

四、PDCA循環

  • Plan:制定目標與計劃(可遵循SMART原則)
  • Do:任務展開,組織實施(可採用WBS方法)
  • Check:對過程中的關鍵點和最終結果進行檢查
  • Action:糾正偏差,對成功進行標準化,並確定新的目標,制定下一輪計劃

【意義】:每一項工作,都是一個PDCA循環,都需要計劃、實施、檢查結果,並進一步進行改進,同時進入下一個循環。只有在日積月累的漸進改善中,纔可能會有質的飛躍,纔可能完善每一項工作,完善自己的人生。

五、SMART原則

  • Specific:具體的
  • Measurable:可測量的/可度量的
  • Attainable:可達到的/可實現的
  • Relevant:相關的(Realistic:現實的)
  • Time based:時間的(Time bound:有時限的)

【意義】:人們在制定工作目標或者任務目標時,考慮一下目標與計劃是不是SMART化的。只有具備SMART化的計劃纔是具有良好可實施性的,也才能指導保證計劃得以實現。

六、6W2H工作方法

  • What:工作的內容和要達成的目標
  • Why:做這項工作的原因
  • Who:誰負責做這項工作
  • When:在什麼時間、什麼時間段進行工作
  • Where:這項工作發生在什麼地點
  • Which:採用什麼方法、途徑或工具
  • How:如何進行這項工作
  • How much:這項工作需要多少成本,做到什麼程度

【意義】:做任何工作都應該從6W2H來思考,這有助於我們思路的條理化,杜絕盲目性。我們的彙報也應該用6W2H,能節約寫報告及看報告的時間。

七、時間管理

A:重要且緊急

緊急狀況,迫在眉睫的問題;限期完成的工作;你不做其他人也不能做的工作。

B:重要不緊急

準備工作;預防措施;價值觀澄清;計劃;人際關係的建立;真正的再創造;增進自己的能力;鍛鍊自己的身體。

C:緊急不重要

造成干擾的事、電話、信件、報告、會議等;許多迫在眉睫的急事;符合別人期望的事情。

D:不重要不緊急

忙碌的瑣事;廣告函件;等待時間;遊戲;看熱鬧;刷抖音;看電視、連續劇等。

做好規劃,做好預防(B),從而減少自己做消防隊員的概率(A);將瞎忙的事情規劃在固定的時間做(C),不要做浪費生命的事情(D)。

【意義】:在進行時間安排時,應權衡各種事情的優先順序,要學會“彈鋼琴”。對工作要有前瞻能力,防患於未然,如果總是在忙於救火,那將使我們的工作永遠處理被動之中。

八、WBS工作分解

WBS英文全稱爲Work Breaddown Structure,也即工作任務分解方法。WBS分解遵循規則:目標->任務->工作->活動

  • WBS分解的原則:將主體目標逐步細化分解,最底層的任務活動可直接分派到個人去完成;每個任務原則上要求分解到不能再細分爲止。
  • WBS分解的方法:自上而下與自下而上的充分溝通;一對一個別交流;小組討論。
  • WBS分解的標準:分解後的活動結構清晰;邏輯上形成一個大的活動;集成了所有的關鍵因素,包含臨時的里程碑和監控點;所有活動全部定義清楚。

【意義】:學會分解任務,只有將任務分解得足夠細,您才能心裏有數,您纔能有條不紊地工作,您才能統籌安排您的時間表。

九、碎石問題分析法

  • 問題界定:明確問題本身及其解決的目的,並遵循6W2H原則將問題描述具體化;
  • 問題分解:將複雜而龐大的問題逐一分解成衆多子問題的過程;遵循“完全窮盡,相互獨立”的原則;
  • 原因分析:通過結構化、系統化的歸納方法,逐步找到問題的根本原因;對每一個可能的假設進行深入剖析,落實到具體的人、設備、物料、時間、資金等因素;
  • 方案篩選:儘可能羣策羣力找到多種備選方案,並評估各類備選方案,以利用有限資源尋求最佳的解決方案;
  • 方案推進:選定合適的方案後,制定合適的推進策略,做好實施前的準備,建立過程監控與反饋機制,防範風險;
  • 效果評估:對方案的落實,目標達成的過程和結果進行客觀評價;
  • 成果鞏固:總結經驗教訓,通過標準化總結和沉澱經驗的方法,持續提升,實現PDCA循環。
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