企業信息管理系統
用戶需求報告編寫指南
文檔屬性：
文檔編號 | |
文檔版本 | V1.0 |
保密級別 | |
擬製 | |
審覈 | |
批准 | |
修改記錄：
日期 | 修改章節 | 修改類型* | 修改描述 | 修改人 | 版本 |
03.8.10 | All | A | 創建 | 張昱 | 1.0 |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
*修改類型分爲 A - ADDED M - MODIFIED D – DELETED
指南
目的：
《用戶需求報告》是需求獲取階段的輸出。《用戶需求報告》的目的是對用戶需求進行忠實的描述。它是需求規格定義和項目策劃的基礎，也是用戶進行驗收的依據。
本文檔是《用戶需求報告》的編寫指南。
內容：
文檔回答三個問題：
用戶的應用背景是什麼？
用戶的應用現狀是什麼？
用戶需要什麼樣的應用？
方法和要點：
1. 需求獲取階段的重要活動是需求調研，本文檔的內容來源於需求調研的結果。
2. 針對產品類項目，本文檔來源於對產品適應的用戶羣調研的結果。
3. 文檔採用用戶領域的語言描寫，確保用戶和分析人員都能看懂。
文檔的組織
文檔第一部分是概述，着重描述用戶的應用背景。用戶使用系統的“目的與目標”是這部分的重點，它應該體現用戶對系統的整體期望和願景。“用戶簡介”部分則應該從多個維度刻畫用戶的應用背景。項目和用戶之間應該建立一套統一的術語，以方便雙方的溝通，業務術語表也可以是數據字典的雛形。文檔中應該列出參考資料和相關文檔，以及它們的來源，便於用戶查閱。
文檔的第二部分是業務描述，重點是用戶的業務流程描述。在介紹業務流程之前，先向讀者介紹用戶的組織結構和崗位定義，組織結構和崗位定義是業務流程執行者，同時體現了企業的經營理念和管理思想，對理解業務起到很好的幫助作用。單據、賬簿和報表是業務流程的載體，是分析階段設計數據實體的重要依據。現有的業務流程和業務處理模式往往存在各種問題，這些問題有些能夠在新系統中解決，有些則並不屬於新系統解決的範圍。文檔還應該記錄業務中可能發生的各種變化，以便做出富有彈性的設計。
文檔的第三部分是業務需求，或者說功能需求，記錄用戶期望新系統能夠解決哪些具體問題。它們既可能是對現有流程的優化，也有可能伴隨新系統的使用而建立一些新的業務處理流程。無論怎樣，應該忠實地記載用戶對新系統的最直接的業務需求和最初始的動機。
文檔的第四部分是非功能需求，從系統的外觀、易用性、性能、安全、外部接口等多個維度給出用戶對業務需求以外的其他需求。
文檔的第五部分是假設與約束條件。
1、概述
指南
目的：
介紹系統的應用背景。
內容：
l 用戶的基本情況。
l 用戶對項目的總體要求和期望。
l 業務術語。
l 參考資料。
l 相關文檔。
方法：
參考各節內容。
1.1 用戶簡介
目的
介紹用戶的基本情況。
內容
1. 用戶單位的性質，如國營、私營、外資、合資、股份制企業等。
2. 用戶單位的行業，如製造、紡織、能源、交通、製藥、金融、文教、衛生、政府等。
3. 用戶單位的規模，包括員工數量、營業額等。
4. 用戶單位的位置和佈局，包括母公司和分子公司的地理分佈。
5. 產品和服務種類，簡要介紹用戶產品和服務的種類、客戶羣及特點。
6. 用戶單位的管理模式和管理思想。
7. 用戶單位的核算方式。
8. 用戶單位的計算機應用基礎，如電腦檯數、現有軟件系統、計算機維護人員數量等。
……
方法和要點
1. 通過用戶的宣傳資料、媒體資料和中高層訪談，可以獲得用戶的基本情況。
2. 對用戶基本情況的描述儘可能簡練、準確，多用數字說明問題。
3. 避免公開用戶保密信息，因此在成文前應該徵求用戶意見。
4. 針對不同類型的項目，對用戶信息的描述應有側重。比如對於財務覈算系統，用戶的行業和核算方式可能很重要，而對於一個製造系統，用戶的產品特點和生產方式可能更重要。
5. 對於產品開發類項目，需要在此描述產品用戶羣的特點。
1.2 目的與目標
指南
目的：
揭示用戶投資開發本系統的真實意圖，體現本系統對用戶的真正價值所在。
內容：
項目目的概括了用戶投資本系統的基本意圖；項目目標則是對項目目的細化之後的具體的描述。
工程類項目的目標舉例如下：
1. 通過…，從而提高生產能力XX%。
2. 通過…，從而提高服務客戶的能力。
3. 通過…，完成人工難以解決的問題。
4. 通過…，控制XX業務中的薄弱環節，降低費用XX%。
5. 通過…，減少人工和設備的投入，降低成本XX%。
6. 通過…，提高XX業務的處理速度XX%。
7. 通過…，提高業務處理的透明度。
8. …...
方法：
項目目的和目標通常通過對高層——尤其是決策者的訪談獲得。
項目目的概括了用戶投資開發本系統的基本意圖；項目目標則是把目的細化後的具體的描述。項目目的應該是明確和概括的；項目目標應該是明確、可度量和可以達到的。
項目的目標可以逐步細化，最終與系統的需求建立對應關係。建議對細化的目標進行編號，以便加以區分。建議建立需求和細化目標的對照關係表，以便檢查系統功能是否覆蓋了系統的目標。如果細化後的目標比較多，建議分類管理。
避免使用“開發一套讓用戶滿意的系統”等字句，類似難以度量的目標往往是項目風險的主要來源。
1.3 業務術語
指南
目的：
保證讀者能夠準確而一致地理解本文檔中出現的概念、術語和縮寫。
內容：
包括業務術語，比如安全庫存、採購提前期、JIT、BOM等。
包括計算機術語，比如分佈式、併發等。
方法和要點：
關注重要的、頻繁出現的、不常見的、容易出現歧義的名詞、術語和縮寫。
如果術語較多，建議將術語分類。
對於名詞、術語和縮寫的解釋儘量採用權威解釋，儘量標明出處。
必要時添加圖表輔助說明。
1.4 參考資料
指南
目的：
說明本文檔引用的參考資料，方便讀者進一步查閱。
內容：
1. 商務合同。
2. 標書。
3. 用戶需求調查表。
4. 用戶領域的業務資料。
5. 國家標準和行業標準。
6. …...
方法和要點：
每一個文件、文獻要有標題、索引號或文件號、發佈或發表日期以及出版單位。
1.5 相關文檔
指南
目的：
記載本文檔的輔助材料。
內容：
1. 用戶帳簿表樣。
2. 用戶單據表樣。
3. 用戶報表表樣。
4. …...
方法和要點：
說明用戶需求報告的輔助材料，如果沒有可以不填。
2. 用戶業務描述
指南
目的：
本章內容重點描述用戶正在使用的業務處理方式和流程。
內容：
1. 用戶的組織結構和職責。
2. 用戶的崗位定義。
3. 用戶的業務流程。
4. 用戶的單據、帳簿和報表。
5. 用戶業務過程中存在的問題。
6. 用戶業務過程中可能發生的變化。
方法和要點：
描述用戶現有的業務處理方式和流程，是爲了幫助分析人員更好地把握需求，更好地瞭解用戶的特點。這些業務流程和業務處理方法並不是未來系統的處理流程和方法，也代表未來系統的範圍。未來業務系統將以實現用戶總體目的和目標爲前提，在現有業務處理方式的基礎上，結合用戶提出的業務需求，定義出一套結合了計算機應用技術的業務管理系統。
2．1 組織結構與職責
指南
目的：
描述用戶的組織結構和職責。
內容：
1. 組織結構圖。
2. 部門職責列表。
方法和要點：
組織結構和職責可以通過對人力資源部門的訪談得到。針對小規模企業，可以通過對主要經營者的訪談得到。
用戶單位中的“組織”，作爲業務流程中信息流動的節點，體現了用戶的經營理念和管理思想。組織結構對分析人員理解業務流程、確定系統邊界起到很好的幫助作用。弄清用戶的組織結構和職責，是需求獲取步驟中的基礎工作之一。
建議以組織結構圖和部門職責列表爲主，描述用戶的組織結構。建議用樹形結構圖描述組織結構，建議用列表描述部門職責。
2．2 崗位定義
指南
目的：
描述系統涉及到的用戶的崗位名稱和職責。
內容：
1. 崗位定義列表。
2. 其他說明文字。
方法和要點：
和組織機構一樣，崗位定義也是分析人員理解企業業務流程、劃定需求邊界的基礎。崗位定義同樣是需求獲取的基礎工作之一。
崗位定義可以從人力資源部門和業務部門的訪談中獲得。
如果崗位定義內容比較少，建議直接採用表格的形式描述。如果崗位定義內容比較多，建議首先用列表作總體的、概要的描述，再用文字作具體說明。
用戶的崗位定義中也包括計算機系統的系統管理人員。
用戶的崗位定義應該和部門聯繫起來，崗位定義可以按照部門分類說明。
2．3 總體業務流程
指南
目的：
從高層視角描述用戶的業務處理過程。
內容：
1. 總體業務流程圖。
2. 總體業務流程描述。
方法和要點：
總體業務流程來源於對具體業務流程的歸納和總結，總體業務流程需要和用戶的反覆探討，不斷修改形成。
總體業務流程是對調研活動中收集的各種業務流程進行總結和歸納後，得到的總體、概括的流程。很可能用戶本身也沒有這張圖，只是頭腦中有這個概念，我們一旦在用戶的幫助下整理出這個流程，必然爲今後準確深入地理解業務打下堅實的基礎。
總體業務流程切忌太過具體、太過複雜，能夠用直觀、概括的圖，配以簡單、精確的文字說明最好。
2．4 具體業務流程
指南
目的：
描述用戶具體的業務處理過程。
內容：
1. 業務流程列表。
2. 業務流程圖。
3. 業務流程描述。
方法和要點：
具體業務流程來源於基層業務部門的訪談。
建議先用列表形式列出流程清單。
如果流程較多，建議對流程進行分類。
不能在流程圖中描述出的內容，使用文字進行描述。
建議使用直式流程圖描述業務流程。
2．5 單據、賬簿、報表
指南
目的：
列舉用戶使用的單據、賬簿和報表。
內容：
1. 單據、賬簿、報表列表。
2. 單據、賬簿、報表表樣（可選）。
方法和要點：
1. 單據、賬簿、報表是用戶系統中信息的載體，是進行系統需求分析的基礎。
2. 單據、賬簿、報表的來源是基層業務部門。
3. 可以對單據、賬簿和報表進行分類。
4. 建議將單據、賬簿和報表進行編號，以便與管理。
5. 如果單據、賬簿和報表比較多，建議將原始材料作爲附件。
6. 針對單據、賬簿和報表中的數據項，應該有詳細的說明。這些說明包括：
來源
類型
長度
小數精度
計算關係
取捨規則（如四捨五入、取整等）
……
2．6 現有系統存在的問題
指南
目的：
現有業務處理過程中存在的問題或瓶頸。
內容：
1. 業務量大，處理人員工作任務繁重。
2. 存在管理漏洞，給人以可乘之機。
3. 查找數據速度太慢。
4. 月底編制報告的工作量大。
5. 現有系統操作複雜。
6. ……
方法和要點：
現有業務系統的問題和瓶頸，來源於對用戶各個組織和角色的訪談。由於信息來源於多個口徑，因此可能很雜亂，並且可能有矛盾。需求人員應該廣泛調查和分析，找出對用戶商業目標真正有影響的問題，去除部門和角色從自身角度出發帶來的誤解和偏差。
需要注意的是，並不是這些問題都能夠從未來系統中解決，有些可以藉助引入計算機應用來解決，有些則必須從管理規範的角度解決。從調研的角度講，應該如實記錄上述所有的問題和瓶頸。
2．7 未來可能的變化
指南
目的：
記錄未來可能發生變化的業務。
內容：
容易發生撤併、新增的部門。
容易發生變化的流程。
容易發生變化的核算方式。
容易發生變化的單據和報表。
……
方法和要點：
企業的變化是永恆的，尤其是成長型的中小企業。調研人員在調研過程中一定要關注那些可能引起系統變化的問題，包括變化的可能性，變化的頻度等。
3. 用戶業務需求
指南
目的：
用文字描述用戶希望解決的具體問題。是定義Use Case和需求建模的重要依據。
內容：
用於直接記錄來源於用戶的需求。
方法和要點：
在這裏應該忠實地記載用戶對新系統的最直接的業務需求和最初始的動機。這些需求可能在未來的新系統中解決，也有可能不在新系統的功能範圍內。新系統的功能範圍將在需求規格中劃定。這裏只是如實地記錄用戶的需求。
用戶的業務需求可以直接採用文字描述。（Program Statement）
業務需求的內容來源於對用戶各個部門、崗位和角色的訪談。
對於複雜的系統，建議首先給出高層的業務需求，然後逐步細化，分解形成更爲具體的業務需求。
爲了便於管理，應該儘量縮小粒度。
建議對需求編號。
爲了便於追溯，建議記錄需求來源，包括需求提出的部門，涉及的崗位等。
樣例：溫布爾登網球賽賽事管理
下面是來自Java架構設計師認證培訓課程中的一個案例：
本系統的目的是進行溫布爾登網球公開賽的賽事管理。
比賽分爲男單、女單、男雙、女雙和混雙比賽。
計算機系統必須在賽前保存賽程，包括每場比賽的日期、時間、場地。在每場比賽之前加入選手和裁判的名單。在賽後加入比分和比賽時間。要確認雙打選手來自同一只隊伍。
計算機系統需要保存每位參賽選手的姓名、國籍和排名。
比賽官員向計算機系統錄入基本信息和賽事情況。
記者能夠通過計算機系統查詢賽程和比分。記者被安排在專用的房間。
4. 非功能需求
4．1 外觀需求
指南
目的：
描述用戶所期望的產品外觀。
內容：
1. 顯示方式，如1024*768或640*480等。
2. 顯示風格，如圖形界面、控制檯界面、Web界面等。
3. 外觀傾向，如：外觀上平易近人，外觀上具有權威性，外觀上與XX產品兼容，色彩豐富，對兒童有吸引力，產品將顯得很昂貴，等等。
4. 外觀意圖，如：要求互動性強，要求令人興奮，要求突出XX等。
5. ……
方法和要點：
用戶對產品外觀的要求往往是模糊的，因此往往需要分析人員拿出具體的樣例徵求用戶的意見，從用戶的反饋中弄清用戶對外觀的真實需求。
4．2 易用性需求
指南
目的：
描述用戶對易用性的具體要求和期待。
內容：
1. 是否支持多語種。
2. 是否支持殘障人士。
3. 是否要求無計算機操作經驗的人使用。
4. 產品對培訓的依賴程度。
5. 理解產品是否需要一定的背景知識。
6. ……
方法和要點：
易用性，可以理解爲三個具體內容：易理解、易操作、易學習。
用戶的易用性需求可以通過對用戶應用背景的分析得到。
4．3 性能需求
指南
目的：
描述用戶對性能的具體要求和期待。
內容：
1. 業務處理時間，比如：使用計算機管理後，要求在50秒內完成用戶的一次交款業務。
2. 報表查詢時間，比如：使用計算機管理後，要求交易報表查詢時間不超過XX秒。
3. 處理的精度，比如：要求將數據處理精度提高到小數點後XX位。
4. 支持的併發訪問數量。
5. ……
方法和要點：
儘量用具體、量化的指標說明問題。
4．4 安全需求
指南
目的：
描述用戶對系統安全的具體要求和期待。
內容：
1. 系統權限。
2. 數據傳輸的安全保證。
3. 數據庫的訪問控制。
4. ……
方法和要點：
4．5 外部接口
指南
目的：
描述與其他系統的接口。
內容：
1. 可能的外部系統比如：監控系統、控制系統、銀行結算系統、防僞稅控系統、政府網絡系統等。
2. 與特殊外設的接口，如CT機、磁共振、櫃員機（ATM）、IC卡、盤點機等。
方法和要點：
應在此列舉出所有的外部接口、接口標準、規範。
4．6 其他
指南
目的：
描述用戶除上述非功能需求外的其他非功能需求。
內容：
1. 交易的規模。
2. 正常情況和峯值情況下，要求處理的業務總數。
3. 輸入、處理、傳輸、輸出過程中的特殊精度要求。
4. 可移植性要求。
5. 可維護性要求。
6. 文化政策和法律方面的要求。
7. ……
方法和要點：
5. 假設與約束條件
指南
目的：
假設與約定條件是預計的對系統風險的描述。
內容：
1. 進度限制，包括對系統的階段進度要求；
2. 資金限制，是否有投資額度限制；
3. 運行環境方面的限制，包括平臺、體系結構、設備要求；
4. 培訓需求，包括培訓的規模、內容要求等；
5. 推廣需求，包括推廣的範圍，推廣過程中的特殊要求等；
6. 法律、法規和政策方面的限制；
7. 硬件、軟件、運行環境和開發環境方面的條件和限制
8. 可利用的信息和資源；
9. ……
方法和要點：
